Metoda 5S w magazynie. Na czym polega? Jak ją wdrożyć?

Czym jest metoda 5S? 

Metoda 5S to sposób zarządzania, którego głównym celem jest utrzymywanie najwyższego poziomu organizacji na wszystkich stanowiskach pracy w danym przedsiębiorstwie. Nacisk stawia on również na nieustanne doskonalenie kultury organizacyjnej w firmie. Metodę tę opracowano z myślą o usprawnieniu pracy w zakładach produkcyjnych, z powodzeniem może być ono stosowane jednak i w standardowych biurach, i oczywiście w magazynie. 

Metoda 5S jest niesamowicie uniwersalna – pomaga lepiej zorganizować stanowisko pracy, zwiększyć wydajność pracowników, a w konsekwencji zmniejszyć również awaryjność urządzeń, poprawić jakość produktów oraz obniżyć koszty (np. produkcji). W magazynie pozwala zmniejszyć liczbę wypadków oraz przyspieszyć realizację zleceń, a co za tym idzie – zwiększyć zadowolenie klientów. 

Omawiana technika koncentruje się na: 

• nieustannym porządku i systematyce, 
• wysokiej kulturze organizacyjnej, 
• dostosowaniu stanowisk pracy do operacji (które się w ich obrębie odbywają), 

• stabilności i powtarzalności procesów, 
• bezpieczeństwie na stanowiskach pracy, 
• ergonomii stanowisk pracy, 
• przyjaznej atmosferze w pracy.

Ważne jest, że metoda 5S to jedno z fundamentalnych narzędzi, stosowanych w ramach tzw. Lead Managment – warto zatem pokrótce wyjaśnić również ten termin. Lean Management to pewna filozofia zarządzania, którą interesuje się coraz więcej właścicieli firm. Jej celem jest osiąganie coraz większych zysków, co jest możliwie dzięki nieustannemu doskonaleniu oraz koncentrowaniu się na potrzebach klientów. Lead Management zakłada, że należy oferować klientom maksymalną wartość przy wykorzystaniu minimalnych zasobów. Ów sposób zarządzania został opracowany przez japońską markę Toyota, która osiągnęła dzięki niemu wielki sukces na całym świecie. 

Mówi się, że metoda 5S powinna być pierwszym etapem, od którego przedsiębiorstwo powinno zacząć proces doskonalenia w ramach wspomnianego Lead Management. Dzięki niej można stworzyć zorganizowane stanowiska pracy, w których łatwo można dostrzec z kolei marnotrawstwa oraz wszelkie anomalie.

Historia metody 5S 

Metoda 5S została opracowana w Japonii i z pewnością przyczyniła się do osiągnięcia przez ten kraj statusu potęgi gospodarczej. Wykorzystywane w jej ramach narzędzia chętnie są dziś stosowane również na Zachodzie. Sama nazwa metody jest akronimem pięciu japońskich słów: seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke, które tłumaczymy w języku polskim jako selekcję (sortowanie), systematykę, sprzątanie, standaryzację oraz samodyscyplinę. Oznaczają one zatem pewne działania, które należy wykonywać w określonej kolejności. 

Metoda 5S związana jest w dużym stopniu ze stylem życia Japończyków. Od dawna ważnymi dla nich wartościami są czystość i dyscyplina. Pewną ciekawostką jest to, że nawet w szkołach nie  ma w tym kraju sprzątaczek, ponieważ dzieci sprzątają same. Co więcej, na ulicach nie ma koszów na śmieci, ponieważ Japończycy zabierają je zawsze ze sobą do domu. Warto też wspomnieć o tym, że po zakończeniu meczów Japończycy wspólnie sprzątają stadiony – nacisk stawiają nie tylko na czystość, ale również na pracę zespołową. Dlaczego o tym wspominamy? Ponieważ wszystkie te aspekty znalazły odzwierciedlenie w metodzie 5S. 

Metoda 5S jako strategia zarządzania wykształciła się po II wojnie światowej, w latach pięćdziesiątych XX w. Na całym świecie rozpopularyzowali ją kilka dekad później Takashi Osada oraz Hiryouki Hirano. Tak jak już wspomnieliśmy, na początku stosowano ją jedynie w firmach produkcyjnych, obecnie stosuje się również w innych przedsiębiorstwach. W każdym z nich może w końcu panować nieporządek, powodujący chaos, który z kolei przyczynia się do powstawania marnotrawstw. Chaos oznacza też stratę czasu, który trzeba przeznaczyć na szukanie różnych przedmiotów, a to wiąże się z kolei z większym zmęczeniem pracownika. Wszystkie te problemy ma z założenia wyeliminować właśnie metoda 5S.

Metoda 5S – na czym polega? 

Metoda 5S bazuje na kilku podstawowych filarach (które w istocie oznaczają poszczególne jej etapy). 

1) Selekcja / Sortowanie 

Selekcja związana jest z porządkowaniem narzędzi, materiałów oraz instrukcji na stanowisku pracy – należy oddzielić te, które są niezbędne, od tych, które utrudniają wykonywanie obowiązków. Jeżeli pewne przedmioty są niepotrzebne, należy się ich pozbyć. 

Jak zatem powinno wyglądać idealne miejsce pracy? W przypadku stanowiska produkcyjnego powinny znaleźć się na jego obszarze materiały, narzędzia, półprodukty, dokumentacja techniczna, ale również komputer i klawiatury. Jeśli chodzi natomiast o stanowisko biurowe, przydadzą się z pewnością materiały biurowe (spinacze, zszywacze, ołówki, długopisy) i oczywiście sprzęt komputerowy. W podobny sposób należy podejść również do selekcji w magazynie. 

Ważne jest, aby najpotrzebniejsze rzeczy trzymać blisko, natomiast te, z których korzystasz rzadko, umieścić dalej. Przedmioty, których nie używasz, należy – tak jak powiedzieliśmy – usunąć. Przykładowo, w firmie produkcyjnej warto pozbywać się regularnie resztek surowców, stępionych przyrządów obróbkowych, złamanych narzędzi, zepsutych uchwytów czy też przedawnionych dokumentów, o których nikt już nie pamięta. Miejsce na stanowisku pracy zabierają również stare rozpiski godzinowe i niepotrzebne instrukcje, a także narzędzia pochodzące z innych działów. 

Zanim pracownicy usuną poszczególne przedmioty, powinni odpowiedzieć sobie na następujące pytania. 

• Czy dany przedmiot jest potrzebny? 
• Czy jeśli jest on potrzebny, to czy w takiej ilości jak teraz? 
• Jeśli przedmiot nie jest potrzebny, to czy trzeba składować go w tym konkretnym miejscu?

Są to kryteria przydatności. Jeśli nie wiesz, czy dany przedmiot należy usunąć, skorzystaj z systemu „czerwonych kartek” (zwanych też „czerwonymi etykietami”). Pomaga on zidentyfikować rzeczy, które faktycznie są potrzebne od tych, które nie są. Czerwonymi kartkami należy oznaczyć te, nad którymi trzeba się zastanowić. W tym przypadku czerwony kolor ma duże znaczenie, ponieważ przyciąga on uwagę i wzrok magazynierów. 

Na każdej czerwonej kartce należy umieścić następujące informacje: nazwisko osoby (która tę konkretną kartkę przykleiła), datę, pierwotną lokalizację danego przedmiotu oraz powód jej naklejenia. Przedmioty z czerwonymi kartkami warto przenieść do jednej, tymczasowej strefy. Tam z kolei inni pracownicy mogą określić przydatność tych rzeczy i określić, czy należy je usunąć, czy też pozostawić. Warto oznaczone przedmioty w tym miejscu przynajmniej na dwie lub trzy zmiany, aby inni magazynierzy mieli czas, aby dokonać ich oceny. Jeśli nadal do końca nie wiadomo, czy dana rzecz jest potrzebna, warto pozostawić ją w tymczasowej strefie na jakiś czas i dopiero wówczas ponownie zweryfikować jej przydatność. Utarło się, że ostateczną decyzję należy podjąć w ciągu dwóch tygodni. 

Jeśli pracownik zamierza usunąć jakiś przedmiot, powinien omówić to wszystkimi zainteresowanymi pracownikami, w tym również z kierownikami. Powinien też odnotować informację, że dany przedmiot został usunięty oraz dane na temat tego, ile miejsca udało się dzięki temu uzyskać. Jeszcze lepiej, jeśli upewni się on, czy w firmie istnieją procedury dotyczące likwidacji środków trwałych, zwłaszcza gdy ich wartość jest wysoka. Powinien on także sprawdzić, czy dane przedmioty lub materiały nadają się do recyklingu. Później osoba na wyższym stanowisku powinna wyznaczyć ramy czasowe dla kolejnej akcji sortowania bądź od razu stworzyć cały ich kalendarz. 

2) Systematyka 

Po wstępnej selekcji przedmiotów pora na systematykę. Najlepiej podsumowuje ten etap stwierdzenie: „Miejsce dla wszystkiego i wszystko na swoim miejscu”. Należy więc uporządkować rzeczy i zacząć przechowywać je w odpowiednich miejscach, do których pracownicy będą mieli – w razie potrzeby – bezproblemowy, szybki oraz bezpieczny dostęp. jednym z celów metody 5S jest bowiem ograniczenie strat związanych z szukaniem narzędzi (oraz innych przedmiotów). 

Systematyka powinna objąć nie tylko narzędzia, ale też urządzenia, materiały, raporty. Ważne także, aby określić, w jaki sposób mają być te rzeczy przechowywane. Przykładowo, warto skorzystać szuflad, stojaków, wieszaków, szafek z etykietami. Dobrym pomysłem będzie również zastosowanie tablic cieni, czyli wizualnej metody umożliwiającej przechowywanie narzędzi i innych przedmiotów w jednym, ściśle określonym miejscu. Na tablicach cieni narysowane są kontury konkretnych narzędzi, dzięki czemu wiadomo, gdzie dokładnie należy je odkładać. Co więcej, tego rodzaju pomoce wizualne pozwalają szybko identyfikować przedmioty, których brakuje. Tablice cieni powinny znajdować się przy stanowisku, w którym korzysta się z konkretnych narzędzi. Same dokumenty warto z kolei odpowiednio opisać, np. alfabetycznie lub według innego, jasnego dla wszystkich klucza. 

Ważne, aby poszukiwanie określonej rzeczy zajmowało maksymalnie 30 sekund, a przedmioty wykorzystywane do konkretnych operacji byłt odkładane zawsze na to samo miejsce. Warto też odpowiednio oznakować podłogi (dzięki temu, że są pomalowane na różne kolory, można łatwiej zauważyć na nich odpady i zanieczyszczenia). Dobrze jest również wyznaczyć ścieżki, którymi podążają konkretni pracownicy w magazynie, a także zadbać o odpowiednie ustawienie poszczególnych urządzeń. 

Jeśli chodzi o hale magazynowe, warto też w ramach systematyki opracować własny kod kolorów. Odmienne barwy mogą posłużyć do wydzielenia na podłodze stanowisk, a także rozróżnienia poszczególnych przedmiotów. Po co to wszystko potrzebne? Głównie po to, aby – w razie potrzeby – móc maksymalnie szybko zidentyfikować oraz rozpoznawać konkretny problem (patrz: powyższy przykład z podłogą i zabrudzeniami). Przykładowo, w firmie produkcyjnej możesz wprowadzić następujące standardy kolorystyczne: 

• kolor biały – może posłużyć do oznaczenia urządzeń oraz wyposażenia (np. wózków, stojaków, stacji roboczych), 
• kolor żółty – przyda się do oznaczenia przejść, pasów ruchu oraz komórek roboczych, 

• kolor pomarańczowy – świetnie się nada do oznakowania materiałów lub produktów, które zostaną poddane kontroli, 
• kolor czerwony – warto go zastosować na obszarach, na których znajdują się elementy wadliwe, przeznaczone na złom bądź do przeróbki, 
• kolor niebieski, zielony i czarny – doskonale posłużą Ci do oznakowania materiałów i komponentów, produktów w toku (które wymagają dalszej obróbki) oraz gotowych wyrobów, 
• kolor biało-czarny – można nim oznaczyć miejsca przeznaczone do celów produkcyjnych (ale niezwiązane z kwestiami bezpieczeństwa czy zgodności), 
• kolor czerwono-biały – może wskazywać na puste obszary, które zostały stworzone w celu zachowania zasad bezpieczeństwa (np. obszary przed panelami bezpieczeństwa, szafki pierwszej pomocy, prysznice bezpieczeństwa czy stanowiska do przemywania oczu), 

• kolor czarno-żółty – z powodzeniem możesz oznaczyć nimi miejsce lub przedmioty, które mogą narażać pracowników na niebezpieczeństwo (np. pojemniki z materiałami łatwopalnymi); dzięki nim wiadomo, że należy na danym obszarze zachować szczególną ostrożność.

Oczywiście, nie musisz używać wszystkich kolorów, wskazane jest wręcz stosowanie ograniczonej ich liczby. 

3) Sprzątanie 

Metoda 5S mówi, że na stanowisku pracy należy utrzymywać porządek – należy więc z niego usuwać z niego na bieżąco wszelkie zabrudzenia. To szczególnie istotny etap w firmach produkcyjnych, ponieważ zmniejsza ryzyko zanieczyszczenia produktu. Niezależnie jednak od formy działalności, według zasady 5S czyste powinny pozostawać również narzędzia oraz maszyny – przyczyni się to do zmniejszenia liczby ewentualnych awarii, a z czasem zwiększy również sprawność urządzeń. Wszystko to możliwe jest dzięki temu, iż w trakcie sprzątania można zidentyfikować przyczyny uszkodzeń. Przykładowo, w firmie produkcyjnej mogą to być: 

• wycieki smarów i olejów, 

• wibracje, 
• nieodpowiednie nastawy parametrów.

Na tym etapie metody 5S warto przygotować pewuen schemat działania, związany z odpowiedziami na następujące pytania. 

• Co sprzątać? Należy określić przestrzeń, która będzie objęta sprzątaniem. 
• Kto ma sprzątać? Warto stworzyć listy osób, które będą odpowiedzialne za porządek w poszczególne dni (a następnie ich na tej podstawie oceniać). 

• Jak sprzątać? Należy podzielić zadania między pracowników oraz ustalić harmonogram. 
• Czym sprzątać? Bez wątpienia przyda się również przygotować odpowiedni sprzęt i środki do czyszczenia.

Po opracowaniu schematu działania pozostaje wziąć się za sprzątanie. Wszystkie potrzebne do czyszczenia produkty powinny być dostępne dla magazynierów oraz być odpowiednio przez nich opisane (chyba że posiadają jasno wskazującą na zastosowanie etykietę). Środki czyszczące powinny zawsze znajdować się w jednej lokalizacji. Co więcej, należy zadbać o to, aby było ich zawsze wystarczająco dużo. Jeśli w magazynie znajdują się obszary trudne do wyczyszczenia, należy tak przestawić poszczególne narzędzia czy urządzenia, aby mieć do tych miejsc łatwiejszy dostęp. 

Na tym etapie warto tez wykorzystać mapę odpowiedzialności 5S, wraz z wyznaczonym obszarem (za który jest odpowiedzialny dany pracownik) oraz dokładnym zakresem jego obowiązków, a także częstotliwością ich wykonywania. 

4) Standaryzacja 

W przypadku standaryzacji chodzi o implementację procedur i instrukcji, które będą intuicyjne i łatwe do zrozumienia dla każdego pracownika. Jeśli w życie zostały wdrożone poprzednie etapy metody 5S, doszło już do pewnej standaryzacji. Warto jednak zadbać o to, aby każda zatrudniona osoba wiedziała, jakie ma obowiązki i jak powinna wykonywać każdą czynność, aby utrzymane zostały standardy związane z wdrożeniem metody 5S. Dzięki standaryzacji można nie tylko ulepszyć stanowisko pracy, ale również zwiększyć bezpieczeństwo i higienę oraz wyeliminować przyczyny wypadków. Co więcej, standaryzacja związana jest z kontrolą wszystkich poprzednich etapów. 

Warto w tym momencie zaznaczyć, że metodę 5S należy wprowadzać stopniowo: na początku należy zadbać o pierwsze trzy etapy, tak aby były one przeprowadzone możliwie jak na najwyższym poziomie. Dopiero potem warto zająć się dwoma kolejnymi krokami (w tym również standaryzacją). Ważne jest to, że nie można zajmować się operacjami na etapie standaryzacji, pomijając czynności opisane w krokach poprzednich.  

3) Samodyscyplina 

Samodyscyplina to etap stanowiący swoistą kropkę nad „i”, zamykającą cały opisywany system. Polega on na uświadamianiu pracowników, że są odpowiedzialni za swoje miejsce pracy. Powinni oni stosować się do wszystkich obowiązujących regulaminów – tak aby wypracowane standardy utrzymywane były nieustannie na tym samym, wysokim poziomie. Istotne jest także to, aby dbanie o porządek stało się przyzwyczajeniem wszystkich pracowników. Aby tak się mogło stać, należy organizować dla nich cykliczne szkolenia. 

Należy również pamiętać, że ustalenia, które powstały w ramach wdrażania metody 5S, powinny być potraktowane przez pracowników jako obowiązki, a nie dodatkowe, zbędne czynności do wykonania. Ważne, aby stały się one także przedmiotem oceny okresowej. Co więcej, na samym początku samodyscyplina powinna być wdrożona także przez kadrę kierowniczą, która powinna dawać swoim podwładnym możliwie jak najlepszy przykład. 

Jeśli chodzi o samodyscyplinę, ważne jest również odpowiednie nastawienie magazynierów. Jeśli więc utrzymują oni wyznaczone standardy, warto ich premiować, np. poprzez wyróżnienia, bonusy, nagrody czy też pochwały. Dzięki temu będą oni bardziej zaangażowani oraz chętni do pracy. Co więcej, dzięki temu będą wykazywali się większą inicjatywą oraz dzielić pomysłami na udoskonalanie obecnego systemu. 

Warto jednak zaznaczyć, że samodyscyplina to nie tylko utrzymywanie standardów, ale również dalsze ich doskonalenie. Wiąże się ona także z utrzymywaniem bezpieczeństwa na stanowiskach pracy, a w niektórych przypadkach – z dbałością o środowisko. Dlatego też na tym etapie, co jakiś czas, należy wykonywać również audyt oraz przeprowadzać kontrole. Możesz w tym celu powołać specjalne zespoły, które będą monitorować poszczególne stanowiska pracy, wypełniać arkusze ocen, ale też odnotowywać dokonania i osiągnięcia konkretnych pracowników. 

6) Bezpieczeństwo (ang. Safety) 

Niektóre przedsiębiorstwa dodają do omawianej metody kolejny, szósty etap. Związany jest on z bezpieczeństwem pracy i wprowadzony zostaje z reguły po to, aby ukierunkować doskonalenie firmy na poprawę warunków pracy, przy jednoczesnym wzroście wydajności przedsiębiorstwa. Ten etap dodawany jest do metody 5S tylko czasami, ponieważ już w poprzednich krokach nacisk położony jest m.in. na bezpieczeństwo.

Kiedy warto wdrożyć zasadę 5S? 

Warto wdrożyć zasadę 5S, jeśli zmagasz się z następującymi trudnościami: 

• stanowiska pracy nie są zbyt czyste i uporządkowane, 
• na stanowiskach pracy znajdują się zbędne przedmioty, które utrudniają wykonywanie obowiązków (rzeczy niepotrzebne pomieszane są z potrzebnymi), 
• w Twoim magazynie znajduje się zbyt dużo zapasów, co wiąże się z dodatkowymi kosztami składowania, 
• Twoi pracownicy nie przestrzegają obowiązujących standardów dotyczących bezpieczeństwa oraz higieny pracy, 

• pojawiają się opóźnienia w realizacji zamówień, 
• zmagasz się z niską wydajnością pracowników oraz urządzeń, 
• trasy transportowe i pola odkładcze często są zastawione.

Jakie problemy mogą się pojawić przy wdrażaniu metody 5S? 

Zdarza się, że wdrażanie metody 5S wiąże się z pewnymi trudnościami. Bardzo często spowodowane są one oporem pracowników, których nie poinformowano, dlaczego to wszystko jest takie istotne bądź nie nauczono ich, w jaki sposób należy ustalonych zasad przestrzegać. Nie należy ich narzucać odgórnie, bez żadnych konsultacji z zatrudnionymi, i nie powinny robić tego zwłaszcza te osoby, które nie znają wszystkich aspektów dotyczących wykonywania obowiązków na poszczególnych stanowiskach pracy. W przeciwnym razie zalecenia te mogą zostać uznane za nieżyciowe, a co za tym idzie – być ignorowane. 

Problemy z implementacją zasady 5S zdarzają się również w firmach, w których praca przebiega w systemie zmianowym. Bywa, że pracownicy jednej zmiany zostawiają po sobie bałagan, a narzędzi lub materiałów nie odkładają na przeznaczone do tego miejsce. Jednak jeśli odpowiednio się wdroży tę metodę, można będzie lepiej kontrolować wszystkie zatrudnione osoby oraz sposób, w jaki przestrzegają one określonych standardów. W takim przypadku warto zorganizować szkolenie oraz skorzystać np. z tablic prezentujących, w jaki sposób powinny przebiegać określone czynności związane z selekcją, systematyką czy też sprzątaniem. 

Ale, ale… W metodzie 5S ważne są nie tylko szkolenia. Istotne jest również to, aby wykorzystywać potencjał pracowników. Jak już wspomnieliśmy, podczas wspólnych konsultacji powinni oni mieć szansę na to, aby opowiadać o pomysłach, które mogą usprawnić ich pracę. Ważne też, aby motywować swoich podwładnych, współpracować z nimi, a w razie potrzeby – zapewniać im pomoc.  Jeśli pojawiają się jakieś problemy, należy wspólnie poszukać ich źródła. Należy też pamiętać, aby nie rzucać bezmyślnie oskarżeń i działać razem dla dobra ogółu. 

Zdaniem niektórych osób standardy wypracowane w ramach metody 5S nie są możliwe do utrzymania przez dłuższy czas w magazynach logistycznych, zwłaszcza tych obsługujących sklepy internetowe. Nie jest to jednak prawda: da się to zrobić, choć cały proces może być długotrwały. Ważne jest, aby pracownicy byli naprawdę zaangażowani – pomaga w tym m.in. wspomniany już, odpowiednio przygotowany system szkoleń. Dobrym pomysłem będzie też wprowadzenie na początku zmian jedynie na niewielkich obszarach, a następnie sukcesywna ich implementacja w kolejnych strefach magazynu. Jeśli przetestujesz pewne rozwiązania najpierw na mniejszym obszarze, zdobędziesz pewne doświadczenie i przekonasz się, czy Twoje założenia są skuteczne. 

Zdarza się, że zasady określone w procedurach stworzonych w ramach metody 5S nieco rozmijają się z rzeczywistością i nie są w pełni możliwe do wdrożenia. W takim przypadku trzeba je po prostu zmodyfikować. Należy zaznaczyć, że ustalone zasady powinny z czasem ewoluować i być udoskonalane. Raz na jakiś czas należy dokonywać zatem ich przeglądu, a jeśli jest taka konieczność – wprowadzać kolejne usprawnienia.

Jak przygotować się do wdrożenia metody 5S? 

Zanim zabierzesz się za wdrażanie metody 5S w magazynie, warto się odpowiednio przygotować. W jaki sposób? 

1. Opracuj politykę implementacji systemu 5S. 

1. Określ szczegółowo konkretne zadania związane z organizacją. 
2. Stwórz zespół, który będzie kontrolować działania i postępy wdrażania 5S. 
3. Zorganizuj szkolenia dotyczące głównych założeń tej metody oraz jej istoty. 
4. Przygotuj mapy organizacyjne obszarów objętych omawianą metodą. 
5. Określ kierowników odpowiedzialnych za poszczególne obszary.
6. Wybierz miejsca, od których rozpoczniesz implementację metody 5S. 
7. Opracuj system wymiany i przepływu informacji, dzięki któremu Twoi podwładni będą mogli opowiadać o swoich pomysłach i spostrzeżeniach. 
8. Opracuj pierwszą wersję planu wdrożenia 5S i zaprezentuj ją kadrze kierowniczej oraz pracownikom. 
9. Opracuj pierwszą wersję planu wdrożenia 5S i zaprezentuj ją kadrze kierowniczej oraz pracownikom.
10. Przygotuj budżet, który będzie potrzebny do wdrożenia planu. 
11. Zorganizuj szkolenie dla osób, które będą odpowiedzialne za obszary objęte metodą 5S. 
12. Przygotuj i zatwierdź zakres prac, które będą potrzebne.
13. Zorganizuj zespoły projektowe.  

Na wstępie należy poznać od podszewki stanowiska pracy, które mają obyć objęte metodą 5S. Warto sprawdzić, w jaki sposób one funkcjonują, jakie błędy popełniane są na jego obszarze oraz zastanowić się, jak można się ich pozbyć – najlepiej razem z pracownikami. Warto przy okazji stworzyć dokumentację fotograficzną – z perspektywy Lean Management jest to niezwykle istotne. Pozwoli Ci to porównać stan przed zastosowaniem tej metody ze stanem po jej wdrożeniu. Jeżeli pracownicy zauważą zmiany, będą bardziej zmotywowani i zaangażowani do dalszej pracy.

Wdrażanie metody 5S 

Aby wdrażanie metody 5S miało sens, warto przeprowadzać każde S (każdy etap) w następującej kolejności: 

• szkolenie, 
• lekcja tematyczna, 
• przeprowadzanie działań charakterystyczny dla danego S, 

• audyt przeprowadzonych działań. 

Następnie dobrze jest zacząć wdrażać kolejny etap. Nie należy zapominać jednak o poprzednim – aby przedyskutować, czy przebiega on prawidłowo, warto zorganizować konsultacje z pracownikami i kadrą kierowniczą, a jeśli można, to również wprowadzić działania doskonalące. 

Należy pamiętać, że na początku wdrażanie metody 5S to – tak naprawdę – praca u podstaw. Można ją porównać do układania towarów w supermarkecie czy też wstępnych prac na placu budowy. Dopiero po uporządkowaniu pewnych przedmiotów i operacji można opracować kolejne, bardziej zaawansowane standardy.

Audyt 5S 

Bardzo ważne, aby podczas wdrażania metody 5S raz na jakiś czas przeprowadzać audyt. Pozwala on wykryć te procedury, które się sprawdzają oraz te, które nie zdają egzaminu. Warto, aby przed rozpoczęciem audytu przygotować specjalny formularz, który pomoże określić na jakim etapie wdrażania metody jest konkretny obszar. Należy wiec uwzględnić w dokumencie proste, a zarazem trafne pytania, które pomogą Ci przeprowadzić całą operację w ciągu 5-10 minut. Najlepiej, jeśli będą one ułożone w formie listy kontrolnej. Co więcej, warto tez uwzględnić w formularzu punktację wraz z legendą, które będzie je objaśniała.

Jak sprzątać w magazynie? 

Zastanawiasz się, jak zadbać o porządek w magazynie? Oto nasze wskazówki. 

1. Sprzątanie podłogi – posadzka w magazynie niemal ciągle narażona jest na zabrudzenia. Ma to związek z nieustannym ruchem magazynierów oraz urządzeń, które pomagają w przeładunku. Ze względu na to, że magazyn ma zazwyczaj stosunkowo duży metraż, za sprzątanie mogą być odpowiedzialne specjalne maszyny, a więc np. zamiatarki czy myjki ciśnieniowe. 

1. Gospodarowanie opakowaniami i odpadami – ze względu na to, że ekologia jest już nie tylko trendem, ale stylem życia wielu osób, warto zadbać o zasady zrównoważonego rozwoju oraz samo środowisko. W związku z tym dobrze jest kontrolować generowane odpady, a także przemyśleć, w jaki sposób zmniejszyć ich ilość. Stosowane materiały polecamy kolei poddawać recyklingowi – oczywiście, o ile jest to możliwe. 

1. Czyszczenie ścian, dachu, maszyn, lamp oraz instalacji regałowych – te elementy również warto utrzymywać w porządku. Często zdarza się, że zabrudzenia w tym przypadku są niewidoczne, jednak nie znaczy to, że należy je ignorować – wręcz przeciwnie: trzeba poświęcić czas na ich czyszczenie.

Korzyści, które pomaga uzyskać metoda 5S 

Największe korzyści związane z metodą 5S to: 

• ergonomiczne i bezpieczne stanowiska pracy, 
• lepsze postrzeganie firmy przez klientów, 
• bardziej przyjazna atmosfera w firmie, 

• zmniejszenie liczby wypadków przy pracy, 
• lepsze wykorzystanie powierzchni magazynu, 
• szybsza realizacja zamówień, 
• szybsze wykonywanie różnych zadań, 
• wzrost satysfakcji pracowników, 

• zyskanie oszczędności (dzięki ograniczeniu zapasów), 
• zwiększenie bezpieczeństwa pracowników, 
• poprawa dostępności urządzeń oraz ich stanu technicznego, 
• ograniczenie marnotrawstw oraz zredukowanie kosztów prowadzenia firmy. 

Wszystkie te czynniki pomogą Ci z kolei osiągnąć przewagę konkurencyjną. Warto wspomnieć, że zwiększenie ergonomii pozwala ograniczyć ryzyko wypadków i kontuzji, pracownicy są dzięki temu również i mniej zmęczeni. 

W internecie można znaleźć mnóstwo opinii, zgodnie z którymi metoda 5S pomaga w ogromnym w stopniu skrócić czas przezbrojenia w firmach produkcyjnych (np. ze 128 do 29 minut). Doskonale sprawdza się również w tych działach firmy, w których pracownicy mają skłonności do wykonywania swoich obowiązków w bałaganie.

Podsumowanie 

Metoda 5S to uniwersalny i praktyczny sposób na zorganizowanie magazynu. Stanowi on świetną bazę do wdrażania kolejnych, integralnych systemów, narzędzi i strategii zarządzania, m.in. takich jak szeroko pojęty Lean Management (którego jest on częścią), Just In Time (JIT), Kaizen, TPM czy SMED. Dobry manager powinien potraktować ją jako ważne i rozwojowe narzędzie, które – jeśli będzie odpowiednio wdrożone i zastosowane – pomoże Ci osiągnąć sukces. Oczywiście, należy pamiętać, że na efekty trzeba trochę poczekać. Nie jest to jedyna droga do osiągnięcia przewagi konkurencyjnej, jednak zdecydowanie warto ją wypróbować.