System WMS – Co to jest? Jakie spełnia zadania? Ile kosztuje?

 

Co to jest system WMS?

To kompleksowe oprogramowanie, pomagające w zarządzaniu magazynem oraz w koordynacji wszystkich, zachodzących w nim działań. Przyspiesza on proces realizacji zamówienia, począwszy od przyjęcia dostawy, poprzez przechowywanie aż do wydawania konkretnych towarów. Wraz ze zmianą nawyków konsumentów, którzy coraz częściej decydują się na zakupy w internecie, system WMS staje się koniecznością, aby móc spełnić we właściwy sposób oczekiwania klientów.

System WMS – jakie spełnia role i zadania?

Do dziś wiele  firm dba o ruch produktów w magazynie w sposób „analogowy” z wykorzystaniem zwykłych, papierowych wydruków zamówień. Należy jednak pamiętać, że takie rozwiązanie sprawdzi się jedynie w małych przedsiębiorstwach, w których pracownicy znają lokalizację każdego produktu na pamięć. W momencie, gdy sklep internetowy zaczyna się rozrastać, konieczne staje się wdrożenie systemu WMS – tylko w ten sposób można kontrolować wszystkie zachodzące na magazynie procesy, zapobiegać pomyłkom w kompletowaniu paczek oraz przestojom w realizacji zamówień.

Poniżej podajemy podstawowe zadania, które powinien spełniać każdy system WMS.

• Przyjmowanie towaru – chodzi tu nie tylko o przyjmowanie produktu od dostawcy, ale również z innego magazynu oraz od klienta, w ramach zwrotu przesyłki.
• Zarządzanie lokalizacją towaru – dzięki systemowi WMS można określić, która lokalizacja dla danego towaru będzie najlepsza, biorąc pod uwagę m.in. różne jego parametry.
• Kompletowanie towaru – system WMS pokazuje pracownikom magazynu zoptymalizowaną ścieżkę kompletacji, dzięki czemu proces realizacji zamówienia przebiega znacznie szybciej.
• Wysyłanie towaru z magazynu – system obejmuje m.in. grupowanie produktów, generowanie odpowiednich etykiet oraz zarządzanie załadunkiem towarów.
• Inwentaryzacja towaru – WMS pozwala określić aktualne stany magazynowe pod względem ilości i aktualizuje wszystkie dane na bieżąco.
• Kontrola ilościowa i asortymentowa – podczas niej można zweryfikować zgodność dostarczonego towaru z zamówieniem.

Warto zaznaczyć, że system WMS pozwala na zarządzanie wieloma magazynami jednocześnie.

System WMS dla e-commerce – jakie funkcje musi posiadać?

Odpowiedni system WMS dla sklepu internetowego powinien być dodatkowo wyposażony w poniższe funkcje.

• Możliwość integracji z systemami ERP – WMS powinien łączyć się płynnie z ERP, który wykorzystuje się do zarządzania całą firmą. Integracja umożliwia m.in. spójną pracę nad zamówieniami, połączenie stanów magazynowych z księgowością czy też pracę na wspólnej bazie kontrahentów.
• Funkcje związane z dokumentami magazynowymi – dotyczy to ich tworzenia i zatwierdzania, a także przyjmowania i wydawania towarów, jak również ich przesuwania pomiędzy różnymi lokalizacjami i magazynami.
• Funkcje związane z działaniami na towarach – system WMS powinien umożliwiać sczytywanie kodów kreskowych (zarówno jednostkowych, jak i zbiorczych), weryfikację stanów magazynów znajdujących się w różnych lokalizacjach oraz pozwalać na wgląd w historię dokumentów dotyczących konkretnego towaru i lokalizacji.
• Funkcje zwiększające wydajność firmy – pozwalają na to wykorzystywane m.in. przenośne kolektory, a także opcje związane z grupowaniem dokumentów magazynowych, filtrowaniem dokumentów, optymalizacją ścieżki pracownika magazynu oraz obsługą bardziej skomplikowanych (wieloetapowych) scenariuszy magazynowych.
• Możliwość konfiguracji systemu – obejmuje edycję jego wyglądu, zarządzanie użytkownikami, lokalizacjami i powiadomieniami oraz zmiany struktury magazynu.

Wszystkie te opcje posiada WMS Futuriti, który można zintegrować z systemami Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XL.

Kiedy warto zainwestować w system WMS?

System WMS w sklepach internetowych sprawdzi się wtedy, kiedy liczba przesyłek jest już dosyć duża, a do tego pochodzą one od wielu nadawców i kierowane są do wielu odbiorców. Warto go zakupić również wtedy, gdy na magazynie pojawiają się poniższe problemy.

• Twoi pracownicy nie mogą znaleźć towaru – do takich sytuacji dochodzi zwłaszcza wtedy, gdy pojawiają się nowi magazynierzy, a firma nie korzysta z WMS. W systemie tym śledzony jest każdy ruch produktu na magazynie, dzięki czemu nie ma problemu z określeniem jego właściwej lokalizacji.
• Kompletowanie zamówień trwa zbyt długo – to standardowy problem w magazynach niekorzystających z WMS. Rozwiązaniem problemu mogą być zintegrowane z tym systemem kolektory, czyli specjalne czytniki, które pomagają znacznie skrócić czas kompletacji.
• W sklepie dochodzi do sprzedaży towarów, których nie ma na stanie – jeśli nie istnieje ewidencja stanów magazynowych, bardzo łatwo jest sprzedać produkty, których już nie ma. System WMS na bieżąco aktualizuje dane o asortymencie, minimalizując ryzyko pojawienia się tego problemu, podnosi również skuteczność w odnajdywaniu towaru w magazynie.
• Nowi pracownicy wdrażają się zbyt wolno – system WMS sam prowadzi nowego pracownika, w wyniku czego jego wdrażanie trwa zaledwie kilka godzin. W praktyce produktywność magazynu zwiększa się dzięki temu o 20-30%, a w wielu przypadkach osiągnięte rezultaty wynoszą nawet ponad 300%!
• Nie wiadomo, jaka jest prawdziwa wydajność pracowników – system WMS pozwala prześledzić efektywność magazynierów oraz ich postępy. Dzięki temu wiadomo, gdzie jest tzw. „wąskie gardło”, a tym samym można przemodelować we właściwy sposób poszczególne procesy.
• Nie wiadomo, kto popełnia błąd – pomyłki mogą się zdarzyć nawet przy korzystaniu z WMS, jednak system ten pozwala szybko wychwycić, kto jest za nie odpowiedzialny. Dzięki temu łatwiej jest uniknąć danego błędu w przyszłości.

Dla kogo przeznaczone są systemy WMS?

Systemy WMS bazują na technologii kodów kreskowych oraz RFID wykorzystującej do przesyłania danych fale radiowe. Co jest kluczowe, systemy WMS sprawdzą się dziś w każdej firmie, która dysponuje magazynem. Dlatego będą one odpowiednie dla magazynów firm produkcyjnych, handlowych, serwisowych czy samych centrów logistycznych niezależnie od branży (m.in. motoryzacyjna, chemiczna, spożywcza, odzieżowa, elektroniczna, elektryczno-techniczna, budowlano-metalowa, meblowa, papiernicza, spedycyjno-transportowa, farmaceutyczna).

W każdym przypadku system WMS pozwala w najlepszy możliwy sposób zarządzać ruchem produktów w przestrzeni magazynowej i optymalnym jej wykorzystaniem. Znacznie skraca to czas kompletacji zamówienia i przygotowania towaru do wysyłki. Jednocześnie znacząco spada liczba pomyłek podczas pakowania towaru. Oczywiście informatyczne systemy zarządzania magazynem są bezcenne w dużych firmach, które dysponują magazynami o powierzchni przynajmniej 1000 mkw., zwłaszcza realizujących w ciągu dnia po kilkaset wysyłek, ale nie jest to reguła. Bez względu na wielkość magazynu WMS na pewno zawsze usprawni procesy magazynowe.

Korzyści ze wdrożenia systemu WMS

Co jest istotne, korzyści wdrożenia informatycznego systemu zarządzania magazynem odnosi nie tylko firma, która zdecydowała się na takie rozwiązanie. Oprócz tego nie sposób nie zauważyć, że to duża wartość dodana dla klientów, choć tylko w pewnych sytuacjach. Bez wątpienia jest to zauważalne między innymi w sklepach funkcjonujących na rynku e-commerce. Poniżej w tabeli wymieniamy korzyści, jakie po wdrożeniu systemu WMS odnoszą firmy w podziale na zarząd, logistyków, magazynierów i dział IT, ale również klienci takiego przedsiębiorstwa.

 

Korzyści dla zarządu	szybki zwrot kosztów inwestycji; podniesienie konkurencyjności; redukcja zapasów stanów magazynowych; optymalne wykorzystanie przestrzeni magazynowej; mniejsze straty wynikające z reklamacji, zniszczenia towaru, upłynięcia terminu ważności itp.; analiza wydajności pracowników.
Korzyści dla kierowników logistyki	możliwość kontroli pracy magazynierów i wzrost ich wydajności; ograniczenie liczby reklamacji; łatwiejsze zarządzanie towarami o krótkim terminie przydatności; szybsza i dokładniejsza inwentaryzacja; prostsze planowanie w krótkim i długim terminie; optymalizacja czasu pracy magazynierów; optymalna organizacja przestrzeni magazynowej; szybszy i automatyczny obieg dokumentów; prostsze zarządzanie procesami logistycznymi.
Korzyści dla magazynierów	szybsze przyjęcie i wydawanie towarów; wzrost wydajności; minimalizowanie pomyłek przy kompletacji zamówień; systemowy obieg dokumentów; łatwiejsze zarządzanie towarami o dużej rotowalności; prostsza inwentaryzacja.
Korzyści dla działu IT	integracja z systemami e-commerce; integracja z platformami kurierskimi; integracja z systemami ERP; pełna informatyzacja; integracja ze skanerami kodów, tabletami, drukarkami etykiet i innymi urządzeniami; możliwość rozbudowy systemu.
Korzyści dla klienta (opcjonalnie)	informacje o aktualnych stanach magazynowych, cenach i czasie dostawy; szybszy czas realizacji zamówienia; towar zgodny z zamówieniem; intuicyjna procedura zwrotu towaru.

Jak przebiega wdrożenie systemu WMS?

Jak wygląda wdrożenie systemu WMS od podstaw? Cały proces składa się z 6 kroków. 

Prezentowanie oferty 

Zanim rozpoczniemy implementację systemu WMS, rozmawiamy z Tobą o Twoich potrzebach i oczekiwaniach. Omawiamy procesy logistyczne, które odbywają się w Twoim magazynie, a także procesy biznesowe, które wpływają na działanie całego obiektu. Przedstawiamy Ci główne funkcje naszego systemu, a także możliwości jego rozwoju w sytuacji, gdyby Twoja firma dynamicznie zaczęła się rozrastać.

Warto zaznaczyć, że dużo zależy od poziomu złożoności procesów logistycznych, które odbywają się w Twoim magazynie. Jeśli nie są one zbyt skomplikowane, zapoznamy Cię z z procesami przepływu i składowania. Jeżeli jednak są one dość zawiłe, na wstępie przedstawimy CI szczegółową analizę przedwdrożeniową. W rezultacie otrzymasz od nas precyzyjną ofertę, w której uwzględnione będą takie aspekty, jak:

• dokładny zakres prac,
• sposób wdrożenia sytemu WMS,
• proponowany termin realizacji zlecenia,
• koszty całej implementacji.

 

Tworzenie koncepcji systemu

Kiedy zapoznasz się z naszą z propozycją, podpisujemy umowę. Następnie opracowujemy koncepcję całego systemu WMS oraz jego szczegółową specyfikację. W dokumencie opisujemy wszystkie funkcjonalności, które będą uwzględnione w oprogramowaniu. Na tym etapie opracowujemy również dokumentację interfejsów wymiany danych z innymi systemami (np. ERP). Bierzemy tutaj pod uwagę wszystkie dokumenty, etykiety oraz raporty, które będą wykorzystywane w operacjach na terenie magazynu.

Dopasowywanie systemu do Twoich potrzeb

W następnym kroku dopasowujemy system WMS do potrzeb Twojej firmy. W oprogramowaniu uwzględniamy niezbędne parametry, zajmujemy się też implementacją potrzebnych rozszerzeń programowych. Pracujemy nad konfiguracją logistyczną, a jednocześnie prowadzimy pierwsze szkolenia z obsługi systemu oraz zasad jego działania. Opracowujemy też interfejsy wymiany danych z systemami zewnętrznymi. Później przeprowadzamy testy laboratoryjne, a przekonać się, czy system jest gotowy do implementacji.

Uruchamianie systemu w Twoim magazynie

Jeśli uznamy, że system jest gotowy, uruchamiamy go w magazynie. Tam sprawdzamy jego działanie na przykładowych przesyłkach oraz dostawach (ale bez zaopatrywania w nie klientów). Pracujemy na towarach, które znajdują się w Twoim obiekcie, uwzględniamy też terminale. Na tym etapie szkolimy również kadrę oraz magazynierów.

Wdrażanie produkcyjne

Następnie sprawdzamy działanie naszego systemu na rzeczywistych wysyłkach oraz dostawach. Stabilizujemy też obsługę dla wszystkich czynności przeprowadzanych poprzez oprogramowanie WMS. Na tym etapie potrafią korzystać z niego już wszyscy pracownicy, choć – w razie potrzeby – nasz zespół zapewnia niezbędne wsparcie. W sytuacji, gdy dojdzie do ewentualnych usterek, również je usuwamy. Cała implementacja systemu WMS kończy się jego odbiorem końcowym.

Wsparcie powdrożeniowe

Doskonale znamy potrzeby naszych klientów, dlatego oferujemy wsparcie powdrożeniowe. Dzięki temu możemy Ci zapewnić profesjonalny serwis oraz opiekę techniczną. Jeżeli będziesz potrzebował rozbudowy oprogramowania, również chętnie się tym zajmiemy.

 

Jaki system WMS wybrać?

Sam fakt, że system zarządzania magazynem jest niezwykle funkcjonalnym narzędziem, nie podlega dyskusji. Jednak kluczowe jest, aby wybrać system WMS optymalny do swojej firmy, za którym stoi sprawdzony, renomowany i zweryfikowany dostawca. Szukając optymalnego narzędzia, pod uwagę należy wziąć wielkość powierzchni magazynowej, rodzaj asortymentu oraz liczbę przeprowadzanych operacji. Dlatego do całego procesu należy się odpowiednio przygotować.

W pierwszej kolejności trzeba przyjrzeć się aktualnemu oprogramowaniu i jego ograniczeniom. Co ważniejsze, należy określić potrzeby swojego magazynu, aby system WMS spełnił wszystkie założone cele. Sam program powinien mieć wersję demonstracyjną, dzięki czemu można poznać jego możliwości, intuicyjność interfejsu oraz sprawdzić go w zakresie realizacji potrzeb. Jest to o tyle istotne, że niekiedy oferenci dostarczają wyłącznie prezentacje czy filmy instruktażowe. Jednym z najwyżej ocenianych systemów zarządzania magazynem jest WMS Futuriti.

Trzy pakiety Systemu WMS Futuriti

 

Startup	darmowy; integracja z Comarch ERP Optima/XL lub Baselinker; dla 1 stanowiska; do samodzielnego wdrożenia; z dokumentacją; do standardowych procesów logistycznych.
Business	jednorazowa opłata 9000 PLN; dla 2 stanowisk, w tym managera (+3900 PLN za dodatkowe stanowisko); integracja z Comarch ERP Optima/XL lub Baselinker; bezpłatna integracja; z dokumentacją i filmami instruktażowymi; do standardowych procesów logistycznych; pakiet gwarancyjny za dodatkową opłatą 190 zł miesięcznie.
Enterprise	wycena indywidualna; integracja z Comarch ERP Optima/XL lub Baselinker; dla 10 stanowisk z możliwością rozbudowy o kolejne; bezpłatna integracja; pakiet szkoleń dla pracowników; do indywidualnych procesów logistycznych na bazie analizy wdrożeniowej; gwarancja + opieka kierownika projektu; sztuczna inteligencja dla optymalizacji pracy.

 

To mocno rozbudowany system WMS, który jest elastyczny oraz skalowalny, dzięki czemu może „rosnąć” wraz z firmą. Co więcej, system od Futuriti to również serwis gwarancyjny już po jego wdrożeniu, a także pakiet szkoleń dla pracowników.

Szukasz intuicyjnego systemu WMS dla swojej firmy? Chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat WMS Futuriti? Zadzwoń lub napisz do nas, podpowiemy Ci najlepsze rozwiązanie!

System WMS wdrożony u jednego z naszych klientów

 

 

 

Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ) dotyczące Systemów WMS

1. Jakie są kluczowe wyzwania przy wdrażaniu systemu WMS?

Największymi wyzwaniami są integracja z istniejącymi systemami ERP, szkolenie personelu oraz optymalizacja procesów magazynowych. Ważne jest, aby dokładnie zaplanować każdy etap wdrożenia i zapewnić odpowiednie wsparcie techniczne.

2. Czy system WMS można dostosować do specyficznych potrzeb firmy?

Tak, większość systemów WMS jest elastyczna i może być dostosowana do indywidualnych wymagań firmy, takich jak specyficzne procesy magazynowe, typy produktów czy integracja z innymi systemami IT.

3. Jakie technologie są używane w nowoczesnych systemach WMS?

Nowoczesne systemy WMS wykorzystują technologie takie jak RFID, kody kreskowe, IoT oraz zaawansowane algorytmy analityczne do optymalizacji zarządzania zapasami i procesami magazynowymi.

4. Czy system WMS może wspierać zarządzanie wieloma magazynami jednocześnie?

Tak, systemy WMS mogą zarządzać operacjami w wielu magazynach, zapewniając spójność danych, synchronizację procesów oraz centralne zarządzanie stanami magazynowymi.

5. Jakie są najnowsze trendy w rozwoju systemów WMS?

Obecnie rosnącą popularnością cieszą się rozwiązania chmurowe, mobilne aplikacje dla pracowników magazynowych, integracja z technologiami automatyzacji (robotyka, drony) oraz zaawansowana analityka danych wspierająca prognozowanie zapotrzebowania i optymalizację zasobów.

6. Jakie korzyści przynosi integracja WMS z systemami ERP?

Integracja WMS z ERP pozwala na automatyzację przepływu danych, lepszą kontrolę nad procesami biznesowymi, eliminację ręcznego wprowadzania danych oraz zwiększenie przejrzystości i dokładności informacji o stanach magazynowych.

7. Jakie są zalety wykorzystania chmury w systemach WMS?

Chmurowe WMS oferują większą elastyczność, skalowalność i łatwiejszą aktualizację systemów. Pozwalają również na zdalny dostęp do danych magazynowych i szybsze wdrożenie nowych funkcji.

8. Czy system WMS jest kompatybilny z technologią RFID?

Tak, większość nowoczesnych systemów WMS jest kompatybilna z technologią RFID, co umożliwia szybsze i bardziej precyzyjne śledzenie towarów w magazynie.

9. Jakie są koszty utrzymania systemu WMS?

Koszty utrzymania systemu WMS zależą od wielu czynników, w tym od modelu licencjonowania, wielkości magazynu, liczby użytkowników oraz zakresu wsparcia technicznego. Mogą obejmować opłaty za licencje, koszty serwerów, aktualizacje i szkolenia.

10. Jak system WMS wspiera zgodność z przepisami i regulacjami?

Systemy WMS mogą pomóc w zapewnieniu zgodności z przepisami poprzez śledzenie partii towarów, zarządzanie datami przydatności do spożycia, prowadzenie dokumentacji audytowej oraz generowanie raportów wymaganych przez organy regulacyjne.