Six Sigma to metoda, a zarazem filozofia zarządzania bazująca na koncepcjach statystycznych. Koncentruje się ona przede wszystkim na zarządzaniu jakością – zarówno w firmach dużych, jak i tych małych. Tymczasem jej podstawy ukształtowały się już w połowie lat 80. Jak wykorzystać SIx Sigma w swoim przedsiębiorstwie? I jakie zastosowanie może mieć ona w magazynie? Odpowiadamy.
Czym jest Six Sigma?
Six Sigma to metoda zarządzania jakością. Jej celem jest nieustanna poprawa jakości, bazująca na statycznej analizie procesów. Zadaniem pracowników jest dążenie do takiego uzyskania procesów, w których pojawia się najwyżej kilka błędów na kilka milionów wyprodukowanych sztuk.
Dzięki tej metodzie można doprowadzić do zwiększenia produktywności oraz zminimalizowania kosztów. Głównym celem jest jednak dostarczenie klientom produktu, który będzie w pełni wpisywał się w ich oczekiwania oraz potrzeby. Tak naprawdę to właśnie głos klienta jest punktem startowym do skorzystania z całej opisywanej przez nas metodologii.
Skąd wzięła się nazwa tej metody? Sigma (σ) to litera greckiego alfabetu, którą stosuje się, aby określić odchylenie od oczekiwanego wyniku lub od wartości średniej. Jednym z celów omawianej metody jest to, aby uzyskać proces wolny od wad, a poziom sigma wskazuje na zakres osiągnięć firmy w dążeniu do uzyskania takiego procesu. Kiedy osiągnie się poziom sigma 6, będzie to oznaczało, że popełnia się błędy tylko 3,4 razy na 100 000. Innymi słowy: im większa sigma, tym lepiej (tym mniej błędów się pojawia).
Historia metody Six Sigma
Metoda Six Sigma została wdrożona w połowie lata 80. przez firmę Motorola. Związana jest ona bezpośrednio z takimi osobami, jak Bob Galvin (syn jej założyciela) oraz Bill Smith. Przedsiębiorstwo to zaczęło wówczas działać zgodnie z zasadą, że jakość powinna osiągać najwyższy poziom, jednocześnie przy tym nic nie kosztując. Za opracowanie tej metody firma otrzymała Amerykańską Nagrodę Jakości im. Malcolma Balridga.
Dlaczego warto wprowadzić metodologię Six Sigma?
Metodologię Six Sigma warto wdrożyć przede wszystkim z jednego powodu: błędy, wady i wszelkiego rodzaju defekty po prostu generują koszty. I chodzi tu nie tylko o aspekt finansowy. W razie ich pojawienia się klienci mogą:
- poprosić o zniżkę,
- żądać zwrotu pieniędzy,
- zwrócić produkty do reklamacji,
- publicznie obrazić firmę w sieci.
Wszystkie te kroki doprowadzają do zmniejszenia przychodów przedsiębiorstwa. To z kolei oznacza, że wdrożenie Six Sigma może przynieść niemal natychmiastowe korzyści finansowe – oczywiście wtedy, gdy zdobędą one najwyższą ocenę sigma.
Główne założenia metody Six Sigma
Można wyodrębnić kilka głównych założeń koncepcji Six Sigma.
1. Podejście oparte na danych
Podstawą Six Sigma jest analiza danych na temat różnych procesów odbywających się w firmie (np. tych produkcyjnych) oraz wykorzystywanie zdobytej wiedzy do lepszego rozumienia tego, gdzie i jakie problemy mogą się pojawiać.
2. Zorientowanie na klienta
Według Six Sigmy klient powinien być zawsze na pierwszym miejscu. Należy więc starać się wykrywać jego prawdziwe potrzeby, aby wprowadzane zmiany były dla niego możliwie jak najbardziej użyteczne.
3. Praca nad projektami
Metodologia Six Sigma została opracowana do tego, aby wprowadzać zmiany. Warto to robić w postaci projektów, w których zostaną określone ich cele oraz czas trwania.
4. Kontrola procesów
Aby uzyskać pożądane wyniki, należy opracować system kontroli (monitoringu) danego procesu. Aby on działał, należy w firmie wykształcić odpowiednie podejście, związane z gromadzeniem oraz analizą danych na temat danego procesu.
5. Odpowiednie poznawanie procesów
Poznawanie konkretnych procesów powinno bazować na matematycznych danych.
7. Strategia biznesowa
Można powiedzieć, że Six Sigma to strategia zarządzania przedsiębiorstwami, która skłania do nieustannego obserwowania procesów, identyfikowania problemów oraz samodoskonalenia.
Należy dodać, że w ramach tej metodologii istotne jest zarządzanie proaktywne, w ramach którego kadra stawia sobie ambitne cele, ocenia swoje postępy i postępuje według jasnych zasad. Ważne są tutaj: inicjatywa, kreatywność oraz efektywność.
5 faz, czyli DMAIC w metodzie Six Sigma
Określone cele można w metodzie Six Sigma osiągnąć poprzez pozbywanie się tzw. „kosztów złej jakości” (ang. Cost of Poor Quality, COPQ). Pojęcie to obejmuje czas i materiały, które zostały wykorzystane do wytworzenia produktów z wadami. Dobre rezultaty na tej płaszczyźnie można osiągnąć, korzystając z kilku zdefiniowanych kroków (DMAIC), które pozwalają się upewnić w tym, że wprowadzane zmiany będą trwałe i słuszne.
DMAIC to cykl doskonalenia, który składa się z podstawowych 6 etapów: Define, Measure, Analyse, Improve, jak również Control. Ze względu na to, że metoda Six Sigma jest zorientowana na klienta, należy przemyśleć, co jest dla niego wyznacznikiem jakości. Zwykle w projektach magazynowych jest to poziom obsługi klienta, do którego wykorzystuje się tzw. wskaźnik OTIF. W większości przypadków celem projektów jest poprawa obsługi klienta bez potrzeby zwiększania kosztów bądź zmniejszenie kosztów bez wpływu na obsługę klienta.
1. Define (zdefiniuj)
Na początku kierownicy projektu powinni z zespołem określić problem, opisać jego cechy i nazwać osoby, z którymi jest on związany. Następnie należy wyjaśnić wszystkim usprawnienia, jakie się chce w związku z tym wprowadzić. Cele, do których będziecie dążyć, powinny być jednak realne – zarówno, jeśli chodzi o czas, jak i koszty. Na tym etapie można skorzystać z następujących narzędzi.
- Mapowanie strumienia wartości – narzędzie, które pokazuje nieefektywne obszary w danym procesie. Należy w tym przypadku rozpisać wszystkie kroki danego procesu oraz zależności, które między nimi zachodzą. Następnie na takiej mapie można zaznaczyć czynności, które dodają wartość dla klienta (kolor zielony), nie dodają, ale są konieczne (kolor żółty) oraz straty (kolor czerwony). Następnie na tej podstawie można stworzyć mapę stanu docelowego, a w konsekwencji – wyeliminować nieefektywność.
- Diagram Pareto – pozwala zidentyfikować obszary, które mają największy potencjał do usprawnień. Metoda ta wychodzi bowiem z założenia, że 20% przyczyn powoduje 80% problemów. Polega ona również na porządkowaniu zjawisk w formie wykresu słupkowego, w sposób malejący. Dzięki temu można łatwiej podjąć decyzję na temat priorytetów.
- Analiza interesariuszy – pozwala zidentyfikować osoby związane z danym procesem, w tym nie tylko te, które biorą w nim czynny udział, ale również i te, które są odbiorcami produktów tego procesu. Następnie należy ustalić ich obecny i docelowy stosunek do projektu. W sytuacji, gdy wartość stanu obecnego jest niższa niż docelowa, trzeba przemyśleć działania, które pozwolą owo podejście zmodyfikować.
- Diagram SIPOC – dzięki niemu można rozpoznać te czynniki, które najbardziej wpływają na dany proces. Trzeba w tym przypadku jednak rozpisać składowe danego procesu w takich kategoriach, jak: dostawcy, wejście, proces, wyjście oraz klienci. Dzięki temu można zauważyć np. problemy związane z dywersyfikacją produktów.
W przypadku magazynu najczęściej pod lupę brane są procesy, takie jak np. przyjęcie, kompletacja, wydanie, VAS. Six Sigma to jednak na tyle elastyczna metoda, że można przy jej pomocy np. porównywać liczbę reklamacji w poszczególnych oddziałach czy liczbę awarii określonych urządzeń.
2. Measure (zmierz)
Jest to tzw. faza pomiarowa. Na celu ma ona pozyskanie jak największej liczby informacji na temat konkretnego procesu, jeszcze przed implementacją jakichkolwiek ulepszeń. Ważne, aby zrozumieć cały proces oraz zasady jego działania. Warto więc utworzyć szczegółową mapę procesu, zebrać dane, a następnie wyciągnąć wnioski.
Jeśli chodzi o procesy magazynowe, faza pomiarowa może obejmować np. pomiary czasu wykonywania różnych czynności, aby zwiększyć wydajność na skutek eliminowania różnego rodzaju marnotrawstw. Pomiarom można też poddać np. liczbę niekompletnie wysłanych zamówień – w takim przypadku informacje należy zbierać codziennie.
Może się zdarzyć, że w przypadku danego problemu dysponujesz już danymi historycznymi, np. z systemu WMS. Wówczas wystarczy jedynie odpowiednio przygotować dane, np. poprzez selekcję, formatowanie czy kompresję.
Jakie narzędzia można wykorzystać na tym etapie? Z pewnością takie, jak:
- statystyki opisowe,
- badania wyrywkowe,
- analiza mocy,
- wykresy ramka-wąsy,
- wykresy szeregów czasowych,
- wykres podsumowujący.
3. Analyse (przeanalizuj)
Na tym etapie należy sprawdzić, czy przyczyny, które wcześniej uznawano za potencjalne powody danego problemu, są prawdziwe i czy jest na to potwierdzenie wynikające z analizy danych. Powinien się już wówczas wyklarować także jasny obraz problemu, należy jednak sprawdzić, w jakich okolicznościach dany problem się pojawia, dlaczego tak się dzieje i co go wyzwala. To również moment, kiedy wszystkie istotne dla analizy problemu informacje powinny być już zgromadzone.
Przy małych projektach w magazynie może wystarczyć diagram Ishikawy, natomiast przy dużych – konieczna będzie bardziej zaawansowana analityka. Nierzadko potrzebna może okazać się pomoc odpowiednich firm konsultingowych. Czym jest natomiast wspomniany diagram Ishikawy? To diagram wykorzystywany do ilustrowania ciągów przyczynowo-skutkowych.
4. Improve (usprawnij)
Na podstawie wszystkich zebranych dowodów można dany proces usprawnić. Zmiany dobrze jest wprowadzać np. metodą prób i błędów, wykonując przy okazji pomocne testy. Najlepiej jest implementować tylko jedno usprawnienie naraz.
Aby wypracować odpowiednie rozwiązania, warto zorganizować burzę mózgów, podczas której członkowie zespołu mogą zgłaszać pomysły – każdy z nich jest na tym etapie na wagę złota. I to nawet ten, który początkowo może wydawać się trudny do wdrożenia. Wszystkie pomysły należy zapisać oraz ocenić.
5. Control (kontroluj)
W następnej kolejności warto całość kontrolować, aby nie doszło do sytuacji, która zapoczątkowała całą metodę doskonalenia procesów DMAIC. Dobrze jest wdrożyć mechanizm monitorowania, dzięki któremu można sprawdzać wpływ wdrożonych zmian oraz zwrot z inwestycji.
W niektórych przypadkach sprawdzą się tutaj miary, które były wykorzystywane jeszcze przed rozpoczęciem danego projektu, ale związane bezpośrednio z usprawnianym procesami, a więc np. liczba skompletowanych linii w projekcie usprawnień procesu kompletacji.
Six Sigma jako metodologia
Zwykle w przedsiębiorstwach akceptowany jest poziom sigma 2-3. W praktyce oznacza to, że dopuszczalna liczba błędów wynosi od 67 tys. do 308 tys. na milion. Konsumenci oczekują jednak coraz wyższej jakości i chcą współpracować jedynie z tymi organizacjami, którym naprawdę ufają. Dlatego firmy powinny dążyć do wyższego poziomu sigma. Dlatego też owa metodologia związana jest z całą paletą wskazówek, które można wykorzystywać w doskonaleniu procesów biznesowych, bez ponoszenia dużych nakładów inwestycyjnych czy też decydowania się na głęboką restrukturyzację.
Warto zaznaczyć, że obecnie można wykorzystać metodę Six Sigma nie tylko w sektorze przemysłowym, ale również usługowym.
Six Sigma jako metodologia dla całej firmy
Six Sigma jako metodologia powinna obejmować nie tylko wszystkie kluczowe procesy, ale i obowiązywać wszystkich pracowników. Aby odpowiednio ją wdrożyć i utrzymywać, potrzebna jest praca odpowiednich podmiotów:
- Executives – kierownicy na najwyższych stanowiskach, tworzą oni cele i strategię całej firmy.
- Champions – osoby, które wspierają implementację metodologii, zapewniają też odpowiednie zasoby project managerom, ich zadaniem jest także poszukiwanie dodatkowych metod i udoskonaleń.
- Master Black Belt – liderzy zespołów, którzy odpowiedzialni są za realizację strategicznych projektów Six Sigma, couchują i nadzorują Black Belts, wprowadzają zaawansowane techniki statystyczne Six Sigma, pomagają w rozwiązywaniu problemów związanych z tą metodologią. Zapewniają również wsparcie przy wyborze i definiowaniu projektów.
- Black Belt – liderzy zespołów projektowych, którzy gwarantują sprawne funkcjonowanie projektów Six Sigma, starają się podnosić świadomość pracowników, szkoląc ich w zakresie usprawniania procesów oraz wykorzystywania statystycznych metod, aby móc odpowiednio i na bieżąco owe procesy analizować. Uczą oni więc m.in. wychwytywania odchyleń, pomyłek oraz różnych problemów. Zarządzają oni również dokumentacją przebiegu procesu.
- Green Belt – są to wykwalifikowani pracownicy będący asystentami Master Black Belt oraz Black Belt, a także liderzy mniejszych projektów. Do ich zadań należy zbieranie danych oraz wykonywanie statystycznych analiz.
- Yellow Belt – to pracownicy operacyjni, bez których nie da się wdrożyć żadnych zmian w ramach metodologii Six Sigma.
Czym różni się Six Sigma od Lean Management?
Metodologia Six Sigma może Ci przypominać Lean Management. I nic dziwnego, ponieważ w pewnym stopniu obie metodologie się ze sobą pokrywają. Z pewnością obie stawiają nacisk na nieustanne podnoszenie jakości oraz stopniowe eliminowanie błędów. Six Sigma dużo bardziej opiera się jednak na danych statystycznych. Ciekawostką jest to, że niektórzy właściciele firm decydują się na łączenie obu tych metodologii.
Miary w Six Sigma
W metodologii Six Sigma stosuje się 3 podstawowe rodzaje miar.
1.DPMO (ang. Defects Per Million Opportunities) – to miara, o której już na początku wspomnieliśmy, wskazuje ona liczbę defektów na milion możliwości ich powstania. Jej wzór to:
DPMO = liczba defektów / liczba okazji x liczba jednostek x 1 000 000
2. DPU (ang. Defects Per Unit) – ta miara oznacza liczbę defektów na jednostkę. Jej wzór to:
DPU = liczba defektów / liczba jednostek
3. DPO (ang. Defects Per Opportunity) – ta miara wskazuje na liczbę defektów na wszystkie możliwości ich pojawienia się.
DPO = liczba defektów / liczba jednostek x liczba możliwości
W jakich branżach sprawdzi się metoda Six Sigma?
Utarło się przekonanie, że Six Sigma jest przeznaczona jedynie dla branży produkcyjnej, ponieważ z niej wyrosła. Pomyłki i odchylenia występują jednak w wielu innych sektorach. Z powodzeniem mogą więc korzystać z niej różne firmy – zarówno te dostarczające produkty, jak i te oferujące usługi. Świetnie sprawdza się ona zwłaszcza w dojrzałych i sprawnie funkcjonujących przedsiębiorstwach, które stawiają duży nacisk na doskonalenie procesów. Mogą to być firmy o bardzo różnym profilu działalności.
Six Sigma a przejrzystość działań i praca w magazynie
Six Sigma to również praktyka metodologiczna, która ułatwia optymalizację magazynu. Aby to zrobić, warto skorzystać z podejścia określanego mianem „Downtime”. Najprościej jest je wyjaśnić przy pomocy tego akronimu:
D – Defects (Wady)
O – Over-Production (Nadprodukcja)
W – Waiting (Czekanie, czas bezczynności)
N – Non-Used Talent (Niewykorzystany talent)
T – Transportation (Transport)
I – Inventory (Niepotrzebne magazynowanie)
M – Motion (Ruch)
E – Extra-Processing (Dodatkowe przetwarzanie)
O każdym z tych punktów warto napisać osobno.
Defects (Wady)
Wady związane są z niedziałającym lub uszkodzonym produktem. Do ich powstawania może dochodzić w różnych miejscach magazynu. Przykładowo, może to być stara sekcja przenośnika, która zacina się, przez co produkty uderzają się o siebie, a to z kolei doprowadza do ich destrukcji.
Jeżeli i Ty borykasz się z tym problemem, warto korzystać z narządzi, jakie oferuje nowoczesna automatyka, a więc np. z czujników czy urządzeń śledzących, dzięki którym towary nie niszczą się podczas ruchu w magazynie. Ten aspekt powinien być dla Ciebie bardzo istotny, ponieważ produkty, które uległy destrukcji, są zazwyczaj zwracane.
Jeżeli problemem nie są urządzenia, a towary są uszkadzane, warto popracować nad odpowiednią strategią pakowania. Może dobrym rozwiązaniem będzie trwalsza konstrukcja kartonu? A może lepiej uwzględnić więcej pustych przestrzeni?
Warto też pamiętać, ze skutecznym sposobem na eliminowanie błędów jest pozbywanie się tzw. czynnika ludzkiego. Im więcej operacji zautomatyzujesz, tym mniejsza szansa na uszkadzanie produktów. To wszystko jest o tyle istotne, że wady wiążą się ponoszeniem dodatkowych nakładów, które należy przeznaczyć na naprawę, a można jej przecież uniknąć.
Over-Production (Nadprodukcja)
Kolejnym błędem, jaki często popełniają firmy prowadzące magazyn, jest nadprodukcja, czyli nieuzasadnione wytwarzanie większej liczby towarów niż jest to wymagane. Poprzez metodę Six Sigma można ją ograniczyć, a nawet całkowicie wyeliminować. Głównym źródłem odpadów jest zwykle tworzenie nadmiaru produktów, które zajmują dużo miejsca, ponieważ nie są zwykle od razu sprzedawane. Oczywiście, w niektórych przypadkach warto robić zapasy na wypadek nagłego wzrostu popytu, ale powinna być to przemyślana decyzja, podjęta na podstawie odpowiednich raportów na temat konkretnych produktów.
Tutaj nieocenionym narzędziem może okazać się system WMS. Dzięki niemu możesz mieć w czasie rzeczywistym wgląd do informacji o ilości zapasów czy też popycie. Pomoże Ci on odpowiednio skalować produkcję, a jeśli dodatkowo zintegrujesz WMS z oprogramowaniem ERP, pomoże Ci to planować oraz dokonywać trafnych prognoz z nią związanych. To z kolei pozwoli Ci w dłuższej perspektywie zmniejszyć ilość odpadów.
Waiting (Czekanie, czas bezczynności)
Czekanie to czas bezczynności, podczas którego nie dzieje się nic wartościowego. Obejmuje on przestoje, przezbrojenia oraz nieefektywne zarządzanie zasobami. A to dopiero początek. Przykładowo, pojęcie to obejmuje zarówno czekanie pracownika na pobranie zamówienia, jak i wielką awarię systemu, w wyniku której wszyscy muszą przestać wykonywać swoje obowiązki i czekać aż całość zostanie naprawiona. Tymczasem ruch produktów w magazynie powinien przebiegać płynnie i nieprzerwanie. Warto zadbać o to, aby pracownicy zawsze mieli coś do zrobienia i nie musieli czekać – tak naprawdę – na cokolwiek.
Również i w tym przypadku może pomóc automatyzacja, której głównym celem jest wyeliminowanie przestojów. Wyobraźmy sobie, że paleta została w magazynie przyjęta i jest wprowadzana na linię przenośnika. Jeśli wszystkie czynności odbywają się ręcznie, to najpierw trzeba taką paletę zlokalizować, przetransportować i zdepaletyzować. Operatorzy niższego szczebla muszą z kolei bezczynnie czekać aż wszystkie czynności zostaną wykonane. Inaczej wyglądałaby sytuacja, gdyby ramię automatycznego depaletyzatora byłoby połączone z przenośnikiem palet lub systemem ASRS (automatycznym systemem składowania i pobierania). Dzięki temu przepływ produktów byłby nieprzerwany, a pracownicy każdego szczebla mieliby cały czas coś do zrobienia.
Non-Used Talent (Niewykorzystany talent)
Często talenty pracowników są niewykorzystywane. Dzieje się to nierzadko w magazynach, w których operacje nie są zautomatyzowane, a zatrudnione osoby muszą zajmować się wykonywaniem banalnych i prostych czynności. Przykładowo niektóre z nich składają pudła lub owijają palety folią stretch i to przez cały dzień! Warto więc oferować pracownikom dodatkowe szkolenia lub po prostu samemu je przeprowadzać. W ten sposób lepiej wykorzystasz potencjał wielu z nich.
W szczególności warto pomyśleć o tym, jak i połączyć możliwości pracowników z możliwościami narzędzi do automatyzacji (o ile, oczywiście, zdecydujesz się ją wprowadzić). Przykładowo, niektóre systemy do automatyzacji mogą się łączyć z urządzeniami noszonymi przez pracowników, a więc np. ze skanerami, inteligentnymi okularami czy też głosowymi zestawami słuchawkowymi. Dzięki temu pracownicy mogą jeszcze wydajniej przeprowadzać operacje magazynowe. Co więcej, dzięki temu stają się bardziej zaangażowani, skoncentrowani na swoich zadaniach i pracują – tak naprawdę – razem z automatyzacją.
Jednocześnie warto w firmie tworzyć takie środowisko pracy, w którym pracownicy będą zachęcani do nieustannego uczenia się. I w którym będą wystarczająco zmotywowani do tego, aby zgłaszać swoje pomysły. Zdarza się, że ludzie na niższych stanowiskach dobrze wiedzą, jak coś naprawić albo jak udoskonalić cały proces, ale pozostają w cieniu i nikt nie daje im się wykazać.
T – Transportation (Transport)
Niepotrzebny transport, przemieszczanie się (ludzi, zasobów, produktów), podobnie jak czekanie, nie wnosi żadnej wartości do wyrobu końcowego. Możesz sobie wyobrazić pracownika, który traci czas na układanie palet w kącie magazynu, podczas gdy niedługo potem trzeba je z powrotem wydobywać np. po to, żeby je przetworzyć. Omawiana kategoria obejmuje też niepotrzebne przenoszenie sprzętów, produktów czy materiałów.
Problem zbędnego przemieszczania się eliminuje w dużej mierze system WMS. Pomaga on pracownikom, wybierając dla nich najkrótszą i najlepszą trasę w magazynie. W eliminowaniu tego problemu pomagają nawet… zwykłe regały. Dzięki nim produkty nie zajmują bowiem niepotrzebnej przestrzeni w magazynie i nie blokują dróg, którymi pracownicy mogą się przemieszczać. To ważne, ponieważ w większości przypadków nieefektywny transport jest rezultatem nieodpowiednio zagospodarowanej przestrzeni magazynowej. Pomocne mogą okazać się tutaj również systemy wahadłowe.
I – Inventory (Niepotrzebne magazynowanie)
Inventory to kategoria obejmująca niepotrzebne magazynowanie oraz przychowywanie materiałów. Jak już powiedzieliśmy, przechowywanie zbyt dużej ilości zapasów nie ma sensu. A wykorzystywanie cennej przestrzeni na produkty, których nie jest sprzedajesz, może Cię drogo kosztować. Tymczasem inwentaryzacja wiąże się w dużej mierze z kwestią planowania tego, jakie produkty zamawiać, a jakich nie. To, w połączeniu z rozwiązaniami z zakresu automatyzacji i magazynowania, może Ci pomóc przejąć kontrolę nad zapasami. Pomogą Ci w tym również dokładne raporty ilościowe oraz pomoc działu, który pracuje z raportami WMS (o ile taki system jest wdrożony). System WMS jest pod pod względem ewentualnych prognoz nieoceniony: dzięki bogactwu danych, które on gromadzi, widać, jakie towary są w ruchu, a które stoją w miejscu.
M – Motion (Ruch)
Motion to kategoria, która obejmuje niepotrzebny ruch ludzi lub maszyn. W praktyce sprowadza się to do nieefektywnie przeprowadzanych operacji oraz straconego czasu. Przykładowo, można wyobrazić sobie tu pracownika, który na stanowisku pakowania musi non stop rozblokowywać to samo urządzenie.
Do nadmiernego ruchu doprowadzają zwykle takie czynniki, jak wadliwy sprzęt czy nieodpowiednio wykonywane operacje. Aby je naprawić, może przydać się modernizacja starszych urządzeń. Zastanów się również, gdzie możesz umieścić nowe systemy lub takie, które możesz zintegrować ze starymi. Dzięki temu zmniejszysz liczbę niepotrzebnych ruchów wykonywanych przez pracownika.
Omawiana przez nas kategoria wiąże się także z niepotrzebnym przenoszeniem, rotacją maszyn i pracowników. Zdarza się np. że do wykonania jakiejś czynności potrzebna jest osoba z innego działu, aby przeprowadzenie danej operacji było w ogóle możliwe. W ten sposób ograniczona zostaje praca innego fragmentu przedsiębiorstwa, wprowadza to również pewien chaos. Nie można zapomnieć, że „motion” to również wszelkie zbędne ruchy na stanowisku pracy, które wynikają np. z jego nieergonomicznej organizacji.
E – Extra-Processing (Dodatkowe przetwarzanie)
Dodatkowe przetwarzanie to „chcenie zbyt dobrze”, robienie czegoś, co jest niepotrzebne. Nie dodaje to żadnej wartości do usługi lub produktu. Metoda ta skupia się na wykorzystywaniu nadmiaru zasobów lub nadmiaru pracy do wykonywania jakiegoś zadania. Przykładowo, wyobraź sobie, że jakaś przestrzeń magazynu nie jest wykorzystana, towary pakuje się w zbyt duże kartony, a zbyt wiele rozwiązań jest nadmiernie zautomatyzowanych. Tak, nadmierna automatyzacja jest jak najbardziej możliwa, zwłaszcza wtedy, gdy wydajność zautomatyzowanego systemu przewyższa to, co mogą realnie obsłużyć poszczególne operacje magazynowe.
Aby uniknąć dodatkowego przetwarzania, warto zaprojektować taki układ magazynu, który jest wydajny i zapewnia zwiększoną efektywność, a jednocześnie nie produkuje więcej niż dane operacje mogą obsłużyć. Warto tutaj wyznaczyć cele dotyczące szybkości przetwarzania i wybranie odpowiednich rozwiązań automatyzacyjnych. Przykładowo, system wahadłowy będzie odpowiednią opcją w przypadku przedsiębiorstw, które przechowują dużą ilość jednostek SKU tego samego typu. Jednocześnie może okazać się przesadą w magazynach, które nie są prowadzone w ten sposób.
W przypadku omawianej metody warto poprosić zespół inżynierów o to, aby wspólnie wybrać metodę automatyzacji, która spełni wszystkie potrzeby Twojej firmy w zakresie doskonalenia procesów oraz nie przyczyni się do wytwarzania nadmiaru produktów, nadmiernego korzystania z dostępnych zasobów czy nadmiernej pracy.
Korzyści z metody Six Sigma
Six Sigma to metoda, której wdrożenie wiąże się z wieloma korzyściami. Oto one.
Zmniejszanie liczby błędów i planowanie strategiczne
Six Sigma pozwala zmniejszać liczbę błędów, a nawet identyfikować i wychwytywać je jeszcze przed ich pojawieniem się. To z kolei pozwala zawczasu opracować odpowiednią strategię i zaplanować taki sposób eliminowania problemu, aby produktywność się nie zmniejszyła – podobnie jak jakość produktów czy usług oferowanym klientom. Six Sigma pomaga również rozpoznać zespołowi projektowemu rozpoznać słabe i mocne strony danego procesu, dzięki czemu łatwiej jest dany problem wyeliminować. Wystarczy wykryć czasem jeden błąd i naprawić go, aby firma działała o wiele sprawniej.
Minimalizowanie liczby marnotrawstw
Six Sigma to metodologia, która pozwoli Ci zoptymalizować wiele procesów, a tym samym – zmniejszyć liczbę marnotrawstw.
Większa motywacja pracowników
Six Sigma to metoda, która skłania do większego motywowania swoich pracowników. Przy wykorzystaniu dostępnej technologii powinna ona pomagać ułatwiać im wykonywanie obowiązków. Zmotywowani pracownicy są z kolei bardziej produktywni i bardziej angażują się w wykonywanie swojej pracy.
Zwiększenie efektywności firmy
Six Sigma pomoże również zwiększyć efektywność Twojej firmy. Jeśli dogłębnie poznasz tę metodę, dowiesz się, jak odpowiednio wykorzystywać zasoby, aby Twoje przedsiębiorstwo stało się maksymalnie wydajne przy wykorzystaniu istniejących procesów biznesowych. Wiąże się to również tym, że bardziej efektywnie zarządzają w jej ramach swoim czasem pracownicy, który mogą się skupić na tym, co najważniejsze.
Możliwość zastosowania w każdej branży
Six Sigma to jedna z tych metod, które można zastosować w bardzo wielu branżach. Niezależnie od tego, czy jest to handel detaliczny, produkcja czy jeszcze coś innego – techniki i narzędzia, które nauczysz się wykorzystywać w jej ramach, możesz zastosować później również na innym polu.
Zadowolenie i lojalność klienta
Dzięki redukcji różnych problemów i wyeliminowania różnych elementów z procesów, klienci mają większą satysfakcję ze współpracy z daną firmą. A zadowolony klient to lojalny klient.
Oprócz tego Six Sigma pozwala:
- zmniejszać różne koszty,
- minimalizować straty,
- porządnie zbadać i zoptymalizować procesy w firmie,
- usprawniać procesy biznesowe,
- umacniaić swoją pozycję na tle konkurencji,
- zwiększać poziom satysfakcji klientów.
Efekty wdrożenia Six Sigmy
Firmy, które bazują na metodologii Six Sigma, słyną z wysokiej jakości obsługi klientów oraz dużych osiągnięć, jeśli chodzi o jakość oferowanych produktów. Metoda ta stała się sławna, gdy dwie firmy, takie jak Motorola i General Electric, oszczędziły miliony po jej implementacji. W tych przedsiębiorstwach poziom defektów utrzymuje się na poziomie 3,3 na 100 000 realizacji. Warto dodać, że z tej metodologii korzystają również takie firmy, jak: 3M, ABB, Alstom, Honeywell, Microsoft czy TRW Automotive. Jest ona szczególnie popularna w USA.
Efekty, jakie możesz uzyskać dzięki wdrożeniu Six Sigmy, to:
- większa satysfakcja klientów,
- poprawa pozycji firmy na rynku,
- wyeliminowanie wielu kosztów (związanych z błędami, złomowaniem i naprawianiem),
- skrócenie czasu cyklu produkcyjnego.
Co więcej, wdrożenie Six Sigma umożliwia eliminację zmienności, która jest uznawana w tym przypadku za najważniejsze źródło problemów jakościowych, wysokich kosztów oraz niskiej wydajności. Nie powinno być na nią miejsca w żadnym firmowym procesie.
Wdrażanie Six Sigma
Jak należy wdrażać metodologię Six Sigma? Z pewnością jest to proces złożony, składający się z kilku faz. Związany jest on również z wysokimi nakładami na kształcenie pracowników oraz zmianą infrastruktury określonych procesów.
Faza nr 1 – identyfikacja
Na tym etapie pracownicy poznają najważniejsze zasady Six Sigmy. Dowiadują się sporo o narzędziach oraz metodach, które pozwolą rozwiązywać im różne problemy. Jednocześnie kadra kierownicza dokonuje wyboru obszarów projektów doskonalenia jakości. W tym momencie chodzi głównie o to, aby zidentyfikować kluczowe problemy przedsiębiorstwa.
Faza nr 2 – charakteryzowanie
Następnie kadra kierownicza wraz z pracownikami analizuje procesy odbywające się w firmie, następuje również pomiar i analiza cech, które są ważne z punktu widzenia jakości. Jaki jest cel tego etapu? Jak się okazuje, jest to ustalenie obecnych, rzeczywistych wyników danego przedsiębiorstwa.
Faza nr 3 – Optymalizacja
Później konieczne jest opracowanie systemu usprawniającego. Ważne jest również utrzymywanie efektywności na oczekiwanym poziomie. To właśnie na tym etapie wprowadzane są innowacyjne zmiany.
Faza nr 4 – Instytucjonalizacja
To etap, na którym wprowadza się usprawnienia na stałe do kultury organizacji. Chodzi o to, aby utrwalić zaimplementowane zmiany.
