Aż 90% problemów w firmie można rozwiązać natychmiast, jeśli kadra kierownicza szybko zauważy jego istnienie, a następnie – zdecyduje się od razu się nim zająć. Aby to było jednak możliwe, należy pracowników często odwiedzać w miejscu pracy, czyli tzw. gemba. Jak się okazuje, takie wizyty mogą być świetną alternatywą dla tradycyjnego sposobu zarządzania, który odbywa się „zza biurka”. Tak przynajmniej twierdzi Masaaki Imai, propagator filozofii kaizen oraz lean managementu na całym świecie. Czym dokładnie jest gemba i jak można wykorzystać wiedzę o niej w swojej firmie? Odpowiadamy.
Co to jest gemba?
Gemba to japońskie słowo oznaczające „rzeczywiste miejsce”. W strategii zarządzania wskazuje ono jednak na miejsce pracy. Przykładowo, może być nim magazyn, w którym odbywają się procesy załadunku i rozładunku towarów. W firmach produkcyjnych jest nim hala produkcyjna, a w przedsiębiorstwach budowlanych – plac budowy. Można zatem powiedzieć, że jest to serce firmy, w którym powstają wartości istotne z punktu widzenia klienta.
Gemba to jeden z elementów Lean Management, czyli pewnej strategii zarządzania, opracowanej przez markę Toyota. Według jej twórców pierwszym etapem, który pomoże firmie w rozwiązywaniu problemów, powinna być wizyta w GEMBA. Dzięki niej można sprawdzić, jak naprawdę funkcjonuje interesujące Cię stanowisko pracy. To właśnie na tej podstawie możliwe jest opracowanie świetnych pomysłów na usprawnienie danego przedsiębiorstwa. Ważne jednak, aby w określonym gemba rozmawiać z tymi pracownikami, którzy wykonują w jego obrębie swoje obowiązki – oni o danym gemba wiedzą najwięcej. Warto więc z nimi konsultować, testować i weryfikować wszelkie nowe rozwiązania.
Wizyty w konkretnym miejscu pracy noszą nazwę „gemba walking” lub „gemba walks”. Powinni odbywać je co jakiś czas kierownicy, menedżerowie oraz liderzy. Podczas takich spacerów można dostrzec różne problemy i błędy, dzięki czemu można je stosunkowo szybko rozwiązać. Co więcej, dają one możliwość błyskawicznego wyeliminowania marnotrawstw oraz egzekwowania tego, czy przestrzegane są przepisy BHP. Kierownicy nie powinni jednocześnie patrzyć na pracowników podczas spacerów z góry, a wspierać ich i motywować.
Warto zaznaczyć, że w jednym przedsiębiorstwie może być wiele gemba. Oznacza to, że rozwiązania wdrożone na pewnym obszarze nie muszą się sprawdzić w innym. Jak często powinny odbywać się gemba walks? Przykładowo, możesz je organizować raz w tygodniu, najlepiej w konkretny dzień tygodnia, o ściśle określonej porze – tak aby pracownicy zawsze wiedzieli, kiedy się mogą Ciebie wraz z innymi liderami oraz kierownikami spodziewać.
O czym pamiętać, przeprowadzając gemba walk?
Jeśli chcesz, aby gemba walk był naprawdę skuteczny, warto pamiętać o następujących zasadach.
Przeprowadzaj gemba walk z innymi osobami
Gemba walk to proces zespołowy i nie powinieneś odbywać go samemu. Najlepiej, jeśli będą Ci towarzyszyć inni kierownicy oraz liderzy. Zastanów się więc, którzy współpracownicy powinni wraz z Tobą uczestniczyć w tym spacerze – upewnij się, że ich udział jest faktycznie istotny. Uprzedź ich również, że celem danego gemba walk jest obserwacja i próba zrozumienia konkretnego procesu, a nie zgłaszanie uwag czy ocenianie pracowników.
Uprzedzaj pracowników o gemba walk
Pamiętaj, aby zawsze uprzedzać pracowników o gemba walk – to nie nalot, podwładni powinni mieć szansę – w razie potrzeby – do niego się przygotować. Zatrudnione osoby warto poinformować, że spacery te nie są przeprowadzane po to, aby ich kontrolować, ale aby im pomóc i usprawnić pewne procesy. Dzięki temu nie będą oni zaniepokojeni i będą chętniej współpracować – zwłaszcza, jeśli już do tego się przyzwyczają.
Zaplanuj gemba walk, ustal cel, temat i listę pytań
Do gemba walk warto się przygotować. Jest to o tyle istotne, że jeżeli skupisz się na konkretnym temacie, będzie Ci łatwiej zmaksymalizować wszelkie wysiłki i w pełni go przeanalizować (a nie „po łebkach”) – warto również poinformować pracowników, co będzie tematem kolejnego gemba walk – dzięki temu oni również będą na danym aspekcie skoncentrowani.
Jeśli chodzi o sam zakres tematów, podczas jednego spaceru możesz skupić się np. na efektywności, na kolejnym natomiast – na bezpieczeństwie. Pamiętaj też, że zanim zaczniesz analizować wydajność konkretnego procesu, powinieneś dowiedzieć się jak najwięcej na jego temat jeszcze przed wyjściem z biura. Jeśli chodzi o cele, mogą być one bardzo różne, najważniejszym i ostatecznym jest jednak zaspokojenie wszystkich potrzeb klientów.
Przygotuj plan i mapę
Jeśli zdecydujesz się na jeden temat, zastanów się, w którym dziale Twojej firmy najlepiej będzie gemba walk przeprowadzić. Zidentyfikuj to miejsce i przygotuj sobie plan i mapę – dzięki temu nie będziesz musiał zastanawiać się, gdzie powinieneś iść dalej. Plan i mapę powinieneś potraktować jako przewodniki czy też kompasy, które pomogą CI sprawnie przeprowadzić całą operację.
Przygotuj mapę strumienia wartości i diagram spaghetti
Jeśli pracujesz w firmie produkcyjnej, warto stworzyć również mapę strumienia wartości, która pokazuje cały proces tworzenia wartości dla klienta. Możesz też zrobić diagram spaghetti i nakreślić ścieżkę, jaką przechodzi konkretny przedmiot podczas procesu produkcyjnego, z geograficznym uwzględnieniem określonych stanowisk w miejscu pracy. Diagram ten stanowi jedno z podstawowych narzędzi stosowanych w ramach Lean Management. Może on pomóc m.in. w identyfikacji marnotrawstw – warto je zatem wykorzystać szczególnie wtedy, jeśli gemba walk skupia się właśnie na nich.
Skoncentruj się na procesach, ale nie ignoruj ludzi
Gemba walks nie powinny być przeprowadzane w celu oceny wydajności Twoich pracowników. Zamiast tego powinieneś się skupić na obserwowaniu, zgłębianiu i ulepszaniu różnych operacji odbywających się np. w magazynie. Jednocześnie nie należy ignorować ludzi – wręcz przeciwnie. Warto wchodzić z nimi w dialog i zachęcać do kreatywnego myślenia o swoich zadaniach.
Wraz z pracownikami szukaj tzw. Muda, Mura i Muri
Muda, Mura i Muri to tzw. wielka trójka M w Lean Management. Zacznijmy od słowa „Muda” – oznacza ono marnotrawstwa, które przynoszą firmie straty. Można wyróżnić kilka ich podstawowych kategorii:
- nadprodukcja – to marnotrwstwa wynikające z produkcji większej ilości produktów niż jest to konieczne,
- zbędny ruch – w tym przypadku marnotrawstwa mają związek z wykonywaniem zbędnych czynności (np. sięganiem po zbyt wysoko umiejscowione towary),
- zbędny transport – często związany jest z niepotrzebnym załadunkiem i rozładunkiem,
- nadmierne zapasy – chodzi tu o przechowywanie większej ilości zapasów niż jest to konieczne,
- braki i usterki – dotyczą one np. zgubionych dokumentów (które trzeba przygotować po raz kolejny) czy uszkodzonych elementów (które trzeba naprawić lub wymienić),
- zbędne przetwarzanie – związane jest z ponawianiem różnych czynności, które nie niosą żadnych wartości dla klientów,
- czekanie – dotyczy to oczekiwania pracowników (np. na decyzję z innego działu), co powoduje przestój (np. w magazynie),
- niewykorzystywanie kompetencji pracowników – wynika ono z ich braku zaangażowania.
Jednym z celów gemba walks może być właśnie wyeliminowanie poszczególnych marnotrawstw. Ważne, jest to, ze jeśli zauważysz jakiekolwiek marnotrawstwo, nie szukaj dla niego wymówek.
Czym jest z kolei Mura? To kolejne „M” oznacza nieregularność i zmienność. W praktyce związane jest ono ze zmiennością w różnego rodzaju działaniach, a także w jakości, kosztach i dostawach, co z kolei doprowadza do strat – można zatem powiedzieć, że Mura oznacza jeden z typów strat. Do tego „M” należą np.:
- zmiany harmonogramu wywołane przez system wytwarzania,
- nierównomierne tempo pracy,
- brak standardów,
- niezrozumiałe standardy, skomplikowane procedury lub instrukcje,
- nierówny podział obowiązków,
- rozproszone w różnych miejscach informacje.
Warto powiedzieć również kilka słów o Muri. Określenie to wskazuje na jeszcze inne czynniki powodujące straty – tym razem związane są one z przeciążeniem, przerostem, innymi słowy: wszystkim, co wymusza nadmierny wysiłek. Przykładowo, mogą to być:
- nieergonomiczne stanowiska pracy,
- przeładowane regały, wózki widłowe, pojemniki, pojazdy,
- obowiązki, które wykraczają poza kompetencje pracownika,
- nadgodziny,
- zbyt duża ilość zadań do wykonania,
- raporty i zestawienia, które potrzebne są na „już”,
- monotonna praca (związana z niezmienianiem pozycji ciała).
Warto opowiedzieć pracownikom o wszystkich tych czynnikach powodujących straty i podczas gemba walks identyfikować je wraz z nimi.
Jeśli czegoś nie rozumiesz, zadawaj pytania
Pytaj o przyczyny problemów oraz pomysły na ich rozwiązanie. Jeśli zauważysz problem, nie podsuwaj od razu własnego rozwiązania, daj się wypowiedzieć innym osobom, a sobie – czas na refleksję. Jeśli rozwiązanie problemu nie jest konieczne natychmiast, poczekaj i rozważ różne opcje. Trenuj też pracowników w umiejętności krytycznego i otwartego myślenia. Pamiętaj też, aby się nie spieszyć: czasem gemba walk obejmuje głównie stanie, a nie chodzenie.
Zapisuj swoje obserwacje i skorzystaj z praktycznych urządzeń
Zapisuj swoje obserwacje, jednocześnie niczego pracownikom nie sugerując podczas spaceru. Możesz skorzystać tutaj ze zwykłego notesu, ale też z telefonu bądź tabletu. Możesz też pewne rzeczy sfotografować lub nagrywać przy pomocy smartfona. W niektórych przypadkach mogą Ci się przydać również systemy GPS, które pomogą Ci śledzić np. sprzęt lub zapasy – pozwolą CI one zbadać różne problemy wykryte podczas spaceru. Poproś obserwujących współpracowników o to, aby oni również zapisywali swoje obserwacje oraz odpowiedzi na pytania, które zadano im podczas gemba walk.
Na końcu komunikuj wyniki obserwacji
Warto na końcu każdego gemba walk opowiedzieć o swoich obserwacjach, nawet jeśli niczego szczególnego nie zauważysz. Zapytaj też współpracowników i podwładnych o to, to czego dowiedzieli się oni podczas konkretnego spaceru i jakie oni mają obserwacje. Jeżeli chcesz wdrożyć jakiekolwiek usprawnienia czy ulepszenia, wszystkich zainteresowanych o tym poinformuj. Wszelkie ustalenia, które zostały przeprowadzone w ramach gemba walk, koniecznie też zapisuj.
Bardzo istotne jest to, aby podzielić się obserwacjami z pracownikami – dzięki Twoi podwładni będą wiedzieli, że celem spaceru nie jest tworzenie donosów, a rzeczywista chęć wprowadzenia usprawnień. To również dobry moment na skonfrontowanie z pracownikami tego, co sam zauważyłeś. Może się okazać, że coś niewłaściwie zinterpretowałeś, a Twoi podwładni będą mogli Ci to wyjaśnić w inny, właściwy sposób.
Warto też od czasu do czasu zapraszać na spacer osoby z innych działów. Dodatkowa para oczu może zapewnić Ci świeże spojrzenie na dana sytuację czy problem. To ważne, ponieważ jednym z celów gemba walking jest uzyskanie możliwie jak największej liczby punktów widzenia.
Gemba walk – jak powinien wyglądać?
Jeżeli zamierzasz przeprowadzać w firmie gemba walk, sprawdź, jak robić to dobrze. Oto 3 kroki, o których warto pamiętać podczas każdej wizyty tego rodzaju.
1) Go see (idź i zobacz)
Jest to główne założenie gemba walk, mówiące o tym, że samodzielnie trzeba odwiedzić dane miejsce pracy, w którym odbywają się interesujące Ciebie procesy oraz bezpośrednio się im przyglądać – dzięki temu, jak już powiedzieliśmy, można zidentyfikować różne marnotrawstwa. Na miejsce pracy należy patrzeć przez pryzmat określonego celu, procesu, jak również i ludzi. Warto się wówczas zastanowić, czy liderzy i menedżerowie pomagają ukierunkowywać pracowników i procesy na osiągnięcie konkretnego celu. Podczas spaceru radzimy również odpowiedzieć sobie na kilka pytań, które pomogą Ci lepiej zgłębić tę kwestię.
- Jaki jest cel danego gemba? Jaki jest cel całej firmy? Czy cele te są ze sobą zbieżne? Czy zbieżność między celami pracowników a celami przedsiębiorstwa jest widoczna?
- Czy poszczególne procesy zostały zaprojektowane tak, aby osiągnąć konkretny cel?
- Czy zatrudnione osoby są zaangażowane w osiąganie tego celu? Czy mogą pracować, bazując na odpowiednio zaprojektowanych procesach?
Dzięki wszystkim tym pytaniom można spojrzeć na gemba jako na jeden system socjotechniczny, składający się z wielu elementów, które powinny ze sobą współdziałać.
2) Ask why (zapytaj dlaczego)
Jeżeli zależy Ci na zidentyfikowaniu przyczyny konkretnego problemu, musisz mieć wiedzę o wszystkich elementach składających się na dany proces. Dlatego tak ważne jest to, aby dobrze komunikować się z pracownikami oraz móc umiejętnie zadawać im pewne pytania.
Zanim o cokolwiek zapytasz, możesz przyjąć jedną z kilku perspektyw.
- Perspektywa skupiona na marnotrawstwach
W tym przypadku warto skupić się na konkretnych marnotrawstwach, które powodują straty w firmie. W przypadku firm produkcyjnych należy w szczególności brać pod uwagę nadprodukcję, ale nie tylko.
- Perspektywa skupiona na rozwiązaniach
Perspektywa ta dotyczy możliwości zastosowania różnych narzędzi. Nie chodzi tu jednak o myślenie zorientowane tylko na natychmiastowe rozwiązania, ale również na te, które przyniosą efekty dopiero w dłuższym horyzoncie czasowym.
- Perspektywa skupiona na problemie
Tutaj kluczowe będą dwa pytania: „Co chcemy osiągnąć?” oraz „Dlaczego nie jest to możliwe?”. Szukając odpowiedzi na nie, skup się np. na oferowanej klientom jakości, kosztach i dostawach czy nawet i na morale pracowników – słowem: na wszystkim, co może dane problemy powodować.
- Perspektywa skupiona na kaizen
W tym przypadku warto szukać pewnych bardziej ogólnych form, wzorców, narzędzi, które pomogą Ci udoskonalić dany proces.
3) Show respect (okazuj szacunek)
Pamiętaj, że z reguły to nie ludzie są winni popełniania określonych błędów, a pewne procesy, które im to umożliwiają. W ramach gemba walk nie należy zatem szukać winnych, ale spróbować znaleźć pewne luki w konkretnych typach operacji. Szacunek powinien przejawiać się na wielu płaszczyznach. Przykładowo, za brak szacunku można uznać nadmierne obciążenie pracowników obowiązkami. Równie istotny jest szacunek wobec samych klientów. W przypadku firm za brak szacunku można uznać dostarczanie produktów niskiej jakości czy też zawodność w obrębie dostaw. Nie można zapomnieć również o szacunku do samej firmy. Jego brak może znajdować odzwierciedlenie już w wielokrotnie wspomnianych marnotrawstawach, które narażają firmę na straty.
Pytania, które można zadać podczas gemba walks
Jak już powiedzieliśmy, podczas gemba walks warto zadawać pytania pracownikom. Oto ich przykłady.
- Co robisz w tym momencie?
- Czy są jakieś udokumentowane standardy, które określają, w jaki sposób masz wykonywać tę czynność?
- Czy podczas pracy przestrzegane są protokoły?
- Z jakimi wyzwaniami mierzysz się w swojej pracy?
- Co możesz w niej ulepszyć?
- Czego nie możesz w niej ulepszyć?
- Czy wszystko podczas Twojej pracy przebiega sprawnie?
- Czy sprzątanie na stanowisku pracy jest problemem?
- Czy sprzęt działa dobrze?
- Czy sprzęt ma jakieś wady?
- Czy napotykasz jakieś problemy przy wykonywaniu obowiązków?
- Czy jest coś, co chciałbyś zmienić przy wykonywaniu jakiegoś zadania?
- Czy czujesz, że masz zasoby do wykonywania konkretnych zadań?
- Czy masz odpowiednie wsparcie do wykonywania konkretnych zadań?
- Czy gdzieś są zgromadzone nadmierne zapasy?
- Czy pracownicy tracą czas na oczekiwaniu na coś?
- Czy pracownicy mają dostęp do określonej dokumentacji?
- Czy Twoje umiejętności są w pracy dobrze wykorzystywane?
- Czy komunikacja z kimś jest problematyczna?
- Czy rozmieszczenie stanowisk i poszczególnych urządzeń jest sensowne?
- Czy ty lub inni pracownicy potrzebujecie dodatkowego szkolenia?
- Czy obowiązki wykonywane są w bezpiecznych warunkach?
- Jeśli pojawiają się problemy, komu przekazujesz informację na ich temat?
- Czy korzystasz z tablicy wizualnej? A jeśli tak, czy jest ona przydatna? A jeśli nie, to dlaczego?
Konkretnym pracownikom możesz też zadawać następujące pytania:
- Czy mógłbyś mi pokazać, jak się to robi?
- Czy operacja ta zawsze przeprowadzana jest w ten sam sposób?
- Co byś zmienił w tej czynności / operacji, gdybyś mógł?
- Czy kiedykolwiek pojawiają się podczas tej operacji problemy?
- Z jakich narzędzi korzystasz?
Co robić po gemba walk?
Po spacerze warto swoje obserwacje przedyskutować z innymi liderami czy menedżerami. Można w tym przypadku wykorzystać listę następujących pytań.
- Jakie problemy zostały dostrzeżone?
- Który problem jest najistotniejszy?
- Czy zaobserwowane problemy mają ze sobą coś wspólnego?
- Czy problemy związane są w jakiś sposób z procedurami?
- Jak można naprawić omawiane problemy?
- Kto powinien być odpowiedzialny za rozwiązywanie problemów?
Pamiętaj, że na początku spacery gemba mogą być trudne i mało produktywne. Wymagają one pewnej praktyki, dlatego nie należy rezygnować z nich po kilku razach. Należy się podczas nich nauczyć słuchania i zadawania odpowiednich pytań. Ważne też, aby mieć otwarty umysł.
Jeśli znasz przyczynę problemu i odpowiedziałeś sobie na powyższe pytania, zaplanuj implementację odpowiednich usprawnień. Niektóre z nich da się wdrożyć natychmiastowo, inne natomiast będą wymagały czasu. Na początek warto opracowań plan działań. Może on wyglądać bardzo różnie. Czasem będzie on polegał na przypisywaniu konkretnych zadań poszczególnym pracownikom, innym razem wystarczy przygotować bardziej ogólne instrukcje, które pozwolą określonemu działowi samodzielnie rozwiązać problem.
Przyda się w tym przypadku skorzystać z tzw. cyklu PCDA, który również stanowi jedno z narzędzi Lean Management. Polega ono na nieustannym doskonaleniu poprzez działania, które powinny przebiegać w następujących etapach:
- Plan (Zaplanuj) – zdecyduj, jakie zmiany należy wprowadzić,
- Do (Zrób) – wdróż zaplanowane modyfikacje,
- Check (Sprawdź) – podczas kolejnego gemba walk sprawdź, czy zmiany te funkcjonują i przynoszą oczekiwany efekt,
- Act (Popraw) – jeśli zmiany te zdają egzamin, uczyń je nowymi, standardowymi procedurami, które należy przestrzegać.
Więcej na temat cyklu PDCA najdziesz w naszym artykule o filozofii kaizen. Oprócz tego ważne jest ukierunkowanie na stworzenie specyficznych wzorców zachowań (czyli tzw. kata). Chodzi tu o wypracowanie pewnych postaw (zarówno u liderów, jak i u pracowników niższego szczebla), które będą koncentrowały się na nieustannym udoskonalaniu.
W niektórych przedsiębiorstwach szefowie zlecają opracowanie wyników gemba walks innym pracownikom (często też z innych działów). Ci z kolei mogą umieszczać raporty na ich temat w widocznych, dostępnych dla wszystkich miejscach w firmie lub wysyłać je w wiadomościach e-mail, tak aby każda upoważniona osoba miała do nich dostęp i informacje o nich nagle nie zniknęły.
Co jeszcze można zrobić z informacjami, które zdobędziesz podczas obchodu? Cóż, jeżeli zauważysz pewne problemy, możesz zapisać je również dla specjalnej tablicy i umieścić na niej obserwacje oraz pomysły na rozwiązanie pewnych kwestii. Przykładowo, możesz taką tablicę podzielić na kilka kolumn: „Najważniejsze”, „Do zrobienia”, „Do weryfikacji”, „Zrobione”, „Poczekalnia”. Zadania, które zostaną uwzględnione w tych kolumnach, możesz z kolei zapisywać na kolorowych karteczkach, a następnie je na tę tablicę przyklejać. Tak przygotowana tablica pomoże Ci przygotować się m.in. przed kolejnym gemba walk.
Gemba coaching – co to jest?
Mówiąc o gemba, nie można zapomnieć o tzw. gemba coaching. Jest to, innymi słowy, nauka na żywym organizmie, czyli na procesach, które odbywają się w obrębie danego przedsiębiorstwa. Chodzi o to, aby pracownicy byli zmotywowani do wprowadzania rozmaitych usprawnień oraz identyfikowania problemów i marnotrawstw. Zadaniem lidera jest odpowiednie nakierowywanie pracowników, tak aby zwracali oni uwagę na te aspekty. Gemba coaching powinien być prowadzony w określonym gemba. Można powiedzieć, że to jest swego rodzaju szkolenie – oprócz lidera i pracowników powinna znaleźć się na nim osoba szkoląca. Ważne, aby ona:
- stosowała otwarte pytania, sprzyjające rozwojowi pracowników,
- zwięźle podsumowywała ustalone wspólnie uzgodnienia,
- słuchała pracowników oraz przekazywała im informację zwrotną,
- nie obwiniała pracowników.
Warto tu podkreślić, że często wiedza pracowników bywa niedoceniana, podczas gdy to oni są specjalistami w konkretnych obszarach. Przykładowo, magazynierzy wiedzą najlepiej, jak wyglądają w rzeczywistości procesy odbioru i kompletacji towarów oraz jakie trudności się z tym wiążą.
Osoby zarządzające powinny stosunkowo często pojawiać się w gemba, rozmawiać z pracownikami o pojawiających się problemach oraz szukać rozwiązań korzystnych dla wszystkich stron. To jeden z elementów kultury opartej na wspomnianym Lean Management, w którym istotna jest współpraca osób na różnych stanowiskach, poczynając od tych znajdujących się w hierarchii najniżej aż pod kadrę kierowniczą. Interakcje ludzi i usprawnienia procesów powinny być z kolei przeprowadzane w duchu kaizen, filozofii, która stawia nacisk na nieustanne doskonalenie.
Jeśli spacery będą odpowiednio przeprowadzane, a poprawki ułatwiające życie pracownikom wdrażane, możesz mieć pewność, że za jakiś czas zaczną oni myśleć o sposobach modyfikacji różnych procesów, zaangażują się w pracę na rzecz doskonalenia, a i będą bardziej chętni do proaktywnego podejmowania działań oraz dzielenia się swoimi pomysłami.
Board meetingi – czym są?
W gemba powinny również odbywać się inne spotkania z pracownikami. Mowa tu o tzw. board meetingach, zwanych też „spotkaniami operacyjnymi” lub „operatywkami”. Dzięki nim możliwa jest szybka ocena sytuacji np. w obrębie zespołu lub konkretnego procesu. Można podczas nich przydzielać zadania poszczególnym pracownikom (np. na dany dzień) lub weryfikować te, które zostały już wykonane. Podczas spotkania tego typu prezentowane są również cele oraz wyniki. Board meeting powinien odbywać się na stojąco, jak najbliżej obszaru, którego on dotyczy. Przykładowo, w dużych magazynach może to być konkretny dział (np. wysyłki). Z kolei w firmie produkcyjnej może to być hala lub znajdująca się obok niej salka.
Ważnym elementem board meetingów jest zarządzanie wizualne, pomagające analizować przebieg założonych celów, pomagające wspólnie rozpatrywać różne problemy oraz opracowywać pomysły, które pomogą je rozwiązać. W praktyce oznacza ono przede wszystkim korzystanie z różnego rodzaju tablic bądź ramek na dokumenty, które pomagają prezentować wykresy, wskaźniki, dane. Jeśli chcesz uwzględnić jakieś odchylenia, możesz to zrobić przy pomocy grafik z polami do zakreślania, które wystarczy oznaczyć odpowiednim kolorem (np. zielonym lub czerwonym). Jeśli chodzi o przydzielanie zadań oraz ich weryfikację, dobrym pomysłem będą z kolei tablice suchościeralne.
Spotkanie operacyjne powinno być krótkie i konkretne. Dobrze, jeśli trwa ono maksymalnie 15 minut i odbywa się z samego rana – dzięki temu można poświęcić później więcej czasu na omówione podczas board meetingu działania. Przy przydzielaniu zadań należy wziąć pod uwagę kilka najistotniejszych wskaźników (np. 4 lub 5) – mogą być one jednak różne dla określonych firm. Ważne, aby można było je mierzyć w skali jednego dnia. Przykładowo, w firmie produkcyjnej mogą być one następujące: Bezpieczeństwo (Safety), Jakość (Quality), Plan i Koszty (Costs).
Dlaczego należy często przeprowadzać gemba walks?
Niektórzy zastanawiają się, dlaczego należy przeprowadzać gemba walks często i co można za każdym razem podczas każdego takiego spaceru robić. Warto jednak zaznaczyć, że nie chodzi tu tyle o robienie, co o myślenie. Ważne jest, aby zmienić perspektywę i dostrzegać obszary, w których można coś poprawić i coś zrobić lepiej, a także usunąć różnego rodzaju straty wynikające z marnotrawstw.
Jak często należy przeprowadzać gemba walks? Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. W wielu firmach jest tak, że np. menedżer wybiera się na spacer codziennie, natomiast kadra kierownicza – co tydzień. W Twojej firmie może to jednak wyglądać zupełnie inaczej. Ile powinny trwać takie spacery? Cóż, mogą one zajmować zarówno 20 minut, jak i kilka godzin – wszystko zależy od celu, jaki sobie postawisz.
Korzyści płynące z gemba walks
Najważniejsze korzyści wynikające z gemba walks są następujące:
- Pracownicy mają jaśniejszą wizję tego, w którym kierunku powinna rozwijać się firma i co w związku z tym powinni robić dalej. Liderzy mogą też dzielić się z nimi podjętymi decyzjami odnośnie strategii oraz tego, w jaki sposób wpłyną ich postanowienia na konkretnych pracowników.
- Liderzy mają większą świadomość na temat wyzwań, z którymi muszą zmagać się pracownicy.
- Z rozmów z pracownikami często wypływają nowe pomysły na rozwój firmy.
Oprócz tego gemba walking zapewnia:
- lepsze i stabilniejsze relacje z pracownikami,
- możliwość dialogu między pracownikami różnego szczebla,
- przełamywanie barier w miejscu pracy,
- większe zaangażowanie pracowników,
- szybką identyfikację problemów,
- możliwość sprawnego eliminowania marnotrawstw,
- precyzyjne przekazywanie celów i zadań,
- uzyskanie pogłębionej wiedzy o konkretnych procesach,
- uzyskanie punktu wyjścia do kolejnych udoskonaleń,
- promowanie kultury doskonalenia (kaizen).
Dzięki odpowiednio przeprowadzonym gemba walks kierownicy mogą pokazać, że dbają o swoich pracowników i pragną, aby byli oni zaangażowani w działanie firmy. Często takie spacery stanowią również okazję do poznania się. Jest to o tyle istotne, że osoby na wysokich stanowiskach powinny wiedzieć, kto wykonuje jakie zadania i jakie obowiązki do niego należą.
Zdarza się, że spacery gemba od razu przynoszą wymierne korzyści, jednak w zdecydowanej większości wypadków na efekty trzeba poczekać. Nie należy ich traktować jako metod, które przyczynią się od razu wyższych wyników finansowych.
Co się stanie, jeśli nie zdecydujesz się na gemba walks?
Jeżeli nie zdecydujesz się na wdrożenie gemba walks, Twoja firma może napotkać wiele zagrożeń. Przykładowo, zdawanie się na opinie jedynie pracowników wysokiego szczebla jest ryzykowne i w wielu przypadkach może okazać się szkodliwe. Wprowadzanie zmian do poszczególnych operacji jedynie na podstawie własnych wyobrażeń może nie przynieść Ci oczekiwanych efektów.
Podsumowanie
Jeśli zaczniesz przeprowadzać gemba walks, szybko się przekonasz, że nawet piętnastominutowe spacery są bardziej efektywne niż krótkie spotkania w zamkniętym pokoju przy biurku. Pozwalają one na bieżąco wymieniać się pewnymi informacjami oraz ustalić jeden, wspólny kierunek działań. Co więcej, kierownicy mogą dzięki tej metodzie poznać wyzwania, z jakimi mierzą się pracownicy, i – w razie potrzeby – pomóc im je pokonać. Na podstawie tych spotkań można też łatwiej przygotowywać plany działań oraz podejmować lepsze decyzje. Wszystko to sprawia, że gemba walks to świetny sposób na rozwój firmy oraz – w dłuższej perspektywie – na uzyskanie dużej przewagi konkurencyjnej.
