Kanban – co to jest? Na czym polega?

Nie umiesz zapanować nad chaosem w pracy? Zależy Ci, aby zwiększyć produktywność Twojego zespołu? Jeśli tak, istnieje spora szansa na to, że zainteresuje Cię metoda kanban. Pomaga ona zwizualizować proces wykonywania określonych zadań, a co za tym idzie – zoptymalizować je oraz usprawnić. Wykorzystuje się w jej ramach specjalne tablice, a czasem także wykresy i miary. 

Co to jest kanban? 

Kanban to japońska metoda, która została opracowana w celu bardziej efektywnego sterowania produkcją. Dziś jednak stosowana jest w wielu innych, rozmaitych branżach. Umożliwia lepsze zarządzanie przepływem pracy oraz wizualizację poszczególnych procesów. Pozwala też do każdego zadania załączać do materiały, które mogą przydać się podczas ich wykonywania. Cała praktyka ma bazować na empirycznych doświadczeniach, nieustanym eksperymentowaniu oraz implementowaniu coraz to kolejnych usprawnień. 

Metoda kanban – historia i sposób działania 

Metoda kanban została opracowana w połowie XX w. przez markę Toyota, a konkretnie – przez Taiichiego Ohno. Firmie tej zależało wówczas na optymalizacji procesów inżynierskich. Zdecydowano, owo usprawnianie będzie bazowało na modelu wykorzystywanym przy uzupełnianiu półek w supermarketach – stał się on inspirację do stworzenia omawianej metody. Model ów związany był z dokładaniem na półki tylko takiej ilości towaru, na którą był popyt. Dzięki temu możliwa była optymalizacja przepływu między sklepem a klientem. Co więcej, supermarket mógł w ten sposób efektywniej zarządzać zapasami poprzez ograniczenie ich ilości w magazynie. Jednocześnie produkty, których potrzebowali klienci, były cały czas na stanie.  

Toyota postanowiła wykorzystać podobną metodę w halach produkcyjnych. Zależało jej, aby zsynchronizować ogromne ilości zapasów z rzeczywistym wykorzystaniem konkretnych materiałów. Zaproponowano wówczas, aby pracownicy hal informowali o swoich mocach przerobowych, przekazując tzw. karty kanban między różnymi zespołami. W momencie, gdy pojemnik z narzędziami wykorzystywanymi w danej linii produkcyjnej był całkowicie pusty, kartę kanban dostarczano do magazynu wraz z opisami potrzebnych materiałów, ich specyfikacjami, opisem wymaganych ilości, itd. Kolejny pojemnik z potrzebnymi materiałami miał czekać na pracowników również w magazynie, a stamtąd – trafić do hali produkcyjnej. Następnie magazyn miał przekazywać własną kartę kanban, jednak nie pracownikom hal, ale dostawcom – to właśnie u nich miał znajdować się pojemnik z potrzebnymi materiałami, który miał być wysyłany do magazynu.  

Jak działa metoda kanban w produkcji (i w praktyce)? 

Zastanawiasz się, jak działa metoda kanban w produkcji (i w praktyce)? Postaramy się to opisać na pewnym przykładzie. Wyobraź sobie, że sklep mający swoją siedzibę w Krakowie sprzedaje opakowania, które wytwarzane są w Wieliczce. Zapasy opakowań trzymane są magazynie, jedynie niewielka ich ilość znajduje się w samym sklepie. 

Zgodnie z metoda kanban sklep pragnie mieć w magazynie jedynie taką liczbę zapasów, która jest konieczna do pokrycia czasu realizacji zamówienia przez producenta. Aby zrealizować zamówienie związane z opakowaniami, dostawca potrzebuje 12 dni oraz dodatkowe 2 dni na wysyłkę. Standardowo, w ciągu 2 tygodni, sprzedaż plasuje się na poziomie 2000 opakowań. Sklep dokonuje jednorazowego zamówienia na 4000 opakowań, które rozlokowuje się na dwóch regałach. 

Kiedy wszystkie opakowania opuszczą pierwszy regał, odpowiednia osoba w sklepie składa zamówienie u producenta. Kiedy ten zajmuje się jego realizacją, sklep sprzedaje opakowania z drugiego regału. W momencie, gdy sprzedawane są z niego ostatnie opakowania, powinny przyjść te z kolejnego zamówienia. Proces ten powinien więc nieustannie się powtarzać. Oczywiście, opisany przykład jest bardzo prosty i w rzeczywistości kontrola produkcji i zapasów jest znacznie bardziej złożona. Tablice kanban wykorzystywane są wówczas osobno dla każdego obszaru produkcji. Dzięki temu można kontrolować zarówno popyt, jak i podaż w obrębie jednego przedsiębiorstwa. 

Cele metody kanban 

Dzięki metodzie kanban można zoptymalizować proces pracy. Jest to możliwe dzięki planowaniu, zadań ich podziale, kontroli, a także informowaniu o nich członków zespołu. W przypadku firm produkcyjnych ma to doprowadzić do stanu, kiedy wytwarzanych jest dokładnie tyle dóbr, ile jest w danym momencie potrzebne. Metoda kanban ma również na celu zapobieganie sytuacjom, w których materiały między kolejnymi procesami produkcyjnymi ulegają nadmiernemu przemieszczaniu się. 

Kanban można potraktować również jako narzędzie umożliwiające sprawdzenie, czy produkcja nie spóźnia się z realizacją harmonogramu. Wystarczy spojrzeć na skrzynki do przechowywania kanbanów, aby przekonać się, czy materiały i informacja funkcjonują w sposób zsynchronizowany czy tez wystąpiły jakieś nieprawidłowości i plan nie może być w odpowiednim czasie zrealizowany. 

Głównym celem metody kanban jest doprowadzenie do sytuacji, gdy nie będzie: 

• żadnych kolejek, 
• żadnych opóźnień, 
• żadnych zapasów, 
• żadnych braków, 

• żadnych zbędnych czynności i zbędnych kontroli, 
• żadnych zbędnych przemieszczeń, 
• żadnych bezczynności.

To z kolei sprawia, że z opisywaną metodą związane jest hasło „7 razy żadnych”. 

Ważne jest to, że jeżeli metoda kanban zostanie umiejętnie wprowadzona do firmy, pozwoli na duże ograniczenie kosztów produkcji. 

Zasady kanban 

Istnieją najważniejsze zasady kanban, o których należy pamiętać. 

• Zacznij od tego, nad czym obecnie pracujesz – kanban to elastyczna i uniwersalna metoda, którą można dostosować do bardzo różnych procesów, które w danym momencie odbywają się w firmie. Co więcej, nie zakłóca ona jednocześnie innych operacji. Pomaga odpowiednio zaplanować potrzebne zmiany, ale tak by były one jak najmniej uciążliwe. 

• Sukcesywnie akceptuj pojawiające się zmiany – metoda kanban pozwoli Ci wcielać w życie wiele zmian, ważne jednak, aby robić to stopniowo. Chodzi tu zatem o metodę małych kroków, które nie budzą oporu i strachu w pracownikach. Wszystkie modyfikacje powinny zachodzić w sposób ewolucyjny, drogą współpracy oraz przy wykorzystaniu informacji zwrotnych. 

• Bierz pod uwagę aktualne role, obowiązki oraz procesy – w przeciwieństwie do wielu innych metodologii, w kanban członkowie zespołu nie muszą przyjmować konkretnych ról i mogą działać w ramach istniejącej już struktury.  

• Zachęcaj do tego, aby członkowie zespołu przejmowali inicjatywę – metoda kanban związana jest z burzami mózgu, rozmowami, tak aby pracownicy byli zaanagażowani w wykonywanie danego zadania. Co więcej, metoda ta zakłada, że każda obserwacja ze strony pracowników na różnych, często niższych szczeblach, może przydać się do ciągłego doskonalenia firmy.

Mówi się również, że: 

• Odbiorca powinien przetwarzać dokładnie taką liczbę elementów, o jakiej jest mowa na karcie kanban. 

• Dostawca powinien dostarczać dokładnie taką liczbę elementów, o jakiej jest mowa na karcie kanban. 

• Karta kanban powinna być związana z każdym elementem produkowanym w ramach systemu. 

• Jeśli pojawią się elementy wadliwe lub w nadmiernych ilościach, nie należy przekazywać im odbiorców, zamiast tego analizuje się je w systemie, a następnie eliminuje. 

• Każdy wytwarzany w ramach systemu element może być wytwarzany lub przekazywany między stanowiskami jedynie z wykorzystaniem karty kanban.

Limity, które obowiązują na każdym z etapów, obniżane są, aby redukować zapasy oraz zauważać nieefektywności, które zachodzą w procesie produkcji. 

Tablica kanban 

Najistotniejszym narzędziem w omawianej metodzie jest tzw. tablica kanban. Służy ona do wizualizacji prac, a także optymalizacji ich przepływu wśród pracowników. Często uwzględnia ona także różne zagrożenia. W swojej najprostszej postaci tablica kanban składa się z kilku kolumn: „Do zrobienia”, „W trakcie realizacji”, „Zrobione”. Równie dobrze mogą być to jednak kolumny takie jak np.: 

• „Do zrobienia”, „Teksty”, „Zdjęcia”, „Cena”, „Wystawienie produktu” – w sklepach internetowych, 
• „Do zrobienia”, „Przygotowanie grafiki”, „Do druku”, „W druku”, „Zakończone” – w branży poligraficznej.

W zależności od specyfiki oraz poziomu skomplikowania danego zadania, tablica kanban może uwzględniać aż kilkadziesiąt kolumn i dużą liczbę wierszy. 

Tak wygląda najprostsza tablica kanban. 

A oto przykład jednej z takich tablic, którą można wykorzystać np. w firmie zajmującej się social mediami. 

Jak widać, w pierwszym wierszu widoczne są nazwy kolumn. Drugi wiersz pokazuje natomiast wspomniany już przepływ zadań. Zazwyczaj w tablicach kanban pojawia się jedynie przepływ podstawowy, który polega na tym, że zadanie musi przejść przez wszystkie kolumny. W niektórych przypadkach pojawia się jednak więcej wierszy, w tym np. taki, który jest przeznaczony na pilne zadania czy też poprawę niewielkich, popełnionych w nich błędów. Wówczas pomija się jednak niektóre kolumny. Tego typu wiersze pojawiają się jednak w sytuacjach wyjątkowych i tylko wówczas powinny być stosowane – nazywane są one „swimline’ami”. 

Można wyróżnić dwa podstawowe rodzaje tablic kanban: tradycyjne oraz wirtualne. 

• Jeśli chodzi o tablice tradycyjne, powstają ona najczęściej w wyniku narysowania pewnego schematu, a następnie – przyklejania do niego kolorowych karteczek. Z tego rodzaju tablic warto korzystać zwłaszcza wtedy, gdy Twój zespół dopiero zaczyna poznawać omawianą metodę. 
• W wielu firmach wykorzystywane są na co dzień jednak tablice wirtualne, które pozwalają śledzić przepływ pracy w sieci. Ułatwiają monitorowanie postępów, sprawiają, że współpraca jest łatwiejsza, a i umożliwiają pracę osobom znajdującym się w różnych lokalizacjach – nie wymagają przebywania wszystkich osób w jednej przestrzeni biurowej, co nie jest możliwie w przypadku tablic tradycyjnych. Tablice wirtualne warto jednak wdrażać z czasem, wraz z przyswajaniem nowego stylu pracy. Do tworzenia wirtualnych tablic kanban mogą posłużyć Ci takie narzędzia, jak np. Asana, Trello czy nawet i Monday.

Tablice kanban ułatwiają pracę poszczególnym członkom zespołu. Pozwalają im dowiedzieć się: 

• jaki jest status określonego zadania, 
• ile zadań jest w trakcie realizacji, 
• ile zadań zostało ukończonych, 
• ile zadań nie zostało rozpoczętych, 

• jak przebiega proces pracy, 
• czy występują opóźnienia, 
• czym zajmują się konkretni pracownicy, 
• czy któryś etap pracy został pominięty, 
• czy któryś etap pracy jest wykonywany zbyt długo lub zbyt szybko, 

• kto zajmuje się konkretnym zadaniem, 
• czy jakieś zadania są realizowane równolegle, 
• czy któraś osoba wykonuje wiele zadań naraz.

Tablice kanban powodują zmniejszenie poczucia chaosu (można znaleźć na nich informacje o wszystkim, co się dzieje). Stymulują również do dyskusji (dzięki problemom, które zostają na nich ukazane). Pozwalają też szybko je rozwiązywać, w przejrzysty sposób zarządzać pracą oraz ukazywać priorytety poszczególnych zadań. 

Z założenia tablice kanban mają zachęcać do pracy zespołowej – to właśnie przy nich się gromadzi lub nad nimi pracuje cały zespół. Narzędzie to ułatwia również komunikację oraz pozwala udostępniać różne informacje w formie wizualnej. Zazwyczaj członkowie zespołu pracują na jednej tablicy. Ważne jest również to, że dzięki tablicom pracownicy mogą lepiej zrozumieć cały proces. 

Karty kanban – jakie informacje zawierają? 

Praca z metodologią kanban opiera się także na systemie PULL – jest to system współpracy, w którym zadania są wykonywane jedynie wtedy, gdy pojawi się ku temu wyraźny sygnał (znak) oraz kiedy ma się ku temu przestrzeń oraz moce przerobowe. Sygnałem tym są pojawiające się na tablicy karty kabnam. Dzięki temu cały proces przebiega w sposób optymalny, bez nadmiarów i niedoborów, które związane są z obniżaniem produktywności. System PULL różni się od popularnego systemu PUSH tym, że w tym drugim to znak ze strony innej strony, np. project managera, decyduje o rozpoczęciu określonego zadania. 

Zwykle na kartach kanban (zwłaszcza w firmie produkcyjnej) znajdują się następujące informacje (lub ich część): 

• nazwa i numer lub kod części, 
• wielkość zamawianej lub produkowanej partii, 

• zamawiana ilość, 
• przykładowe parametry i specyfikacja części, 
• adres (wskazujący na to, skąd należy pobrać konkretne elementy) lub miejsce składowania gotowych wyrobów, 
• zdjęcie umożliwiające łatwiejszą identyfikację, 
• czas potrzebny na wyprodukowanie, 

• miejsce produkcji: maszyna lub linia produkcyjna, 
• rozmiar pojemnika, 
• numer karty, 
• nazwa klienta danego procesu produkcyjnego.

Jeśli chodzi o tradycyjne karty kanban, zazwyczaj mają one format A4, A5 lub A6. Mogą być zalaminowane, ale nie muszą. Czasem istotny jest również dobór ich kolorów: przykładowo te same barwy mogą być stosowane dla tej samej rodziny produktów. Co więcej, kolory mogą też służyć do oznaczania poziomów wielkości partii, wówczas np.: 

• zielony kolor – oznacza poziom optymalny, 
• żółty kolor – oznacza poziom ostrzegawczy, 
• czerwony kolor – oznacza poziom krytyczny. 

Należy pamiętać, aby nie doprowadzić do pojawienia się koloru czerwonego, ponieważ zwykle oznacza to przestój na stanowisku pracy. 

Rodzaje kart kanbanów w produkcji 

Jeśli chodzi o produkcję, wyróżniamy dwa podstawowe typy kart kanban: 

• kanban będący zleceniem produkcyjnym – stanowi sygnał do wyprodukowania czegoś, 
• kanban będący zleceniem pobrania części – wskazuje na to, że coś powinno być pobrane z zapasów.

Można wyróżnić także 5 podrodzajów kart kanban: 

• kanban produkcyjny – rodzaj kanbanu będący zleceniem produkcyjnym, w tym przypadku chodzi o dostarczanie dokładnych instrukcji związanych z produkcją elementów, na które istnieje zapotrzebowanie w ramach określonych operacji, polega też na uruchamianiu kolejnych partii, 

• kanban sygnalizacyjny – typ kanbanu będącego zleceniem produkcyjnym, stosuje się go do przekazywania wielonakładowych zleceń związanych z produkcją elementów, które tworzone są partiami lub w sposób seryjny, 
• kanban transportowy – typ kanbanu będącego zleceniem pobrania części, stosuje się go, gdy wymagane jest dostarczenie elementu dla konkretnego zapotrzebowania (przewożenia dużych części lub surowców do wydziału produkcyjnego), 
• kanban dostawcy – typ kanbanu będącego zleceniem pobrania części, oznacza konieczność pobrania części u zewnętrznego dostawcy, ważny jest tutaj cykl kanban, który informuje dostawcę o tym, jak często powinien on dostarczać kolejne części, 
• kanban tymczasowy – zdarza się, że wymagane jest stosowanie dodatkowych kanbanów, aby produkcja mogła przebiegać gładko, powinien być wykorzystywany jednorazowo przez pewien okres.

Zadania w metodzie kanban 

Każde zadanie w metodzie kanban prezentowane jest w postaci karteczek, również w systemach cyfrowych. W postaci tradycyjnej, ze względu na ograniczone rozmiary, można im przypisać mniejszą liczbę atrybutów. Jeśli chodzi natomiast o karteczki wirtualne, mogą one zawierać więcej elementów. 

Jaka powinna być jednak wielkość zadania? To zależy, związane jest to bowiem z obowiązującymi standardami pracy. Przykładowo, niektórzy umieszczają na tablicach zadanie trwające jedynie kilka minut, jednak w wielu przypadkach mogą okazać się one za krótkie. Jednocześnie ważne jest to, aby zadania nie trwały zbyt długo. Jeżeli będzie ono zajmowało  np. kilka lub kilkanaście dni, trudno będzie nimi zarządzać. Wynika to z tego, że w takim przypadku trudno będzie reagować np. na nagłe zmiany priorytetów. Najlepiej więc wyznaczać w miarę krótkie zadania oraz grupować je w tematy. Warto się na to zdecydować, ponieważ: 

• można się dzięki temu podzielić pracą z innymi współpracownikami, 
• pętla informacji zwrotnej trwa krócej, 
• zwiększa to satysfakcję z pracy, gdyż szybko kończy się zadania i widzi postępy, 

• podczas rozbijania tematu na wiele cząstek, można lepiej się mu przyjrzeć i lepiej zrozumieć, 
• pozwala to szybciej kończyć jedno zadanie i przejść do kolejnego.

Do zadań można z kolei przypisywać atrybuty, takie jak np.: 

• nazwa, 
• opis, 

• rodzaj, 
• osoba (która ma je wykonać), 
• historia zadania, 
• data powstania, 
• data zakończenia, 

• komentarze, 
• załączniki, 
• informacje o powtarzalności zadania, 
• priorytet.

O czym jeszcze pamiętać, pracując z metodą kanban? 

• Wyznaczone zadania powinny znajdować się w pierwszej kolumnie na tablicy kanban. Można je umieścić zgodnie z ich wagą i na górze umieścić te, które są istotniejsze niż te kolejne. 

• Jeśli jedno z zadań jest w danym momencie szczególnie ważne i może być niewykonane na czas, członkowie zespołu mogą przerwać nad nimi pracę i skoncentrować się nad tym jednym.

Inne narzędzia wykorzystywane w metodzie kanban 

Oprócz tablic w metodologii kanban czasem wykorzystuje się również inne narzędzia. Jakie? Chodzi tu przede wszystkim o wykresy i miary, które umożliwiają m.in. empiryczne sprawdzenie efektywności implementowanych rozwiązań oraz weryfikację tego, kiedy dane zadanie się kończy. Często stosuje się tutaj również plakaty, kalendarze oraz tablice ogłoszeniowe. 

Wykresy w kanban 

Wykresy stosowane w ramach metody kanban mają dostarczyć informacje o przebiegu pracy, przewidzieć jej finał, a także zoptymalizować dany proces, jeśli pojawiają się w nim problemy. Najczęściej wykorzystuje się następujące rodzaje wykresów. 

• Burnup – dzięki niemu można zwizualizować, jak zmienia się liczba zadań realizowanych wraz  z upływem czasu. 
• Burndown – jest to tzw. wykres spalania, wskazuje na to, jak wraz z upływem czasu zmienia się ilość zadań do wykonania. Jeśli w trakcie prac żadne dodatkowe zadania nie dochodzą, krzywa z tymi do wykonania zbliża się do zera. 
• Cumulative Flow – wykres ten pozwala zwizualizować, jak zmienia się liczba zadań z różnych etapów procesu z upływem czasu.

Oprócz tego czasem stosuje się również opisane niżej wykresy. 

• Cycle Time Control Chart – dzięki niemu widać, jak zmienia się czas cyklu z upływem czasu. Prezentuje on również średnią oraz możliwe granice odchylenia od średniej. 
• Flow Efficiency Chart – pokazuje on wydajność przepływu określonych zadań dla wybranego okresu czasu. 
• Average Cycle Time Chart – dzięki niemu można zobrazować czas cyklu w danym okresie, pokazuje on trendy dotyczące średniego czasu cyklu np. podczas świąt, wakacji, itd. 
• Lead or Cycle Time Distribution Chart – pozwala zaprezentować częstotliwość występowania konkretnej długości czasu cyklu lub dostarczenia, a więc jak ilościowo rozkładają się długości czasu wykonywania zadań. 
• Blocker (Clustering) Analysis Chart – jest to wykres, który pozwala zauważyć, jakie są powody blokowania poszczególnych zadań.

Miary 

W ramach omawianej metodologii warto tez zbierać następujące miary. 

• Lead time (czas dostarczenia) – jest to czas, który następuje między złożeniem zamówienia a dostarczeniem go do klienta. Wskaźnik ten wspomaga pomiar szybkości procesu. 
• Throughout (przepustowość) – jest to liczba zadań, które wykonuje zespół w ściśle określonej jednostce czasu, np. w ciągu tygodnia lub miesiąca. 
• WIP (ang. Work In Progress, limit pracy w toku) – jest to liczba zadań wykonywanych w tym samym czasie (na określonym etapie procesu, przez konkretną osobę). 

• Liczba defektów i problemów – wskaźnik ten pokazuje głównie jakość. Dzięki śledzeniu defektów i problemu można sprawdzać, czy przypadkiem dany proces nie przebiega zbyt szybko.

Tablice ogłoszeniowe i plakaty w kanban 

Dzięki plakatom oraz tablicom ogłoszeniowym można wymieniać się ważnymi informacjami z pracownikami. Nie chodzi jednak tu jednak o zadania palące, które muszą być wykonane na przysłowiowe „już”. Przy ich pomocy można np. stworzyć spis dobrych praktyk, listę wartości zespołu, hasła motywacyjne, opis pracy z tablicami kanban czy opisy też często pojawiających się problemów wraz ze sposobami ich rozwiązania. 

Kalendarze 

Kalendarze pomagają pracownikom lepiej się samoorganizować, a co za tym idzie – dostarczać określone wyniki na czas. Można w nich uwzględniać np. plany wdrożeń oraz inne ważne wydarzenia, istotne z zawodowego punktu widzenia. 

Kanban w magazynie 

Zastanawiasz się, jak wykorzystać metodę kanban w magazynie? Idealnym narzędziem do tego będzie system WMS, przeznaczony do zarządzania tego typu obiektami. Powinien być on zsynchronizowany z systemami wykorzystującymi kody kreskowe lub technologię RFID. Tak naprawdę wszystkie wpisy w oprogramowaniu WMS przypominają kartę kanban – odczyt zawartych w nich informacji przy pomocy skanera pozwala zaprezentować wszelkie dane odnośnie każdej pozycji asortymentowej w systemie. 

Jeśli chodzi o kanban w magazynie, okaże się on szczególnie pomocny do uzupełniania zapasów na regałach, które zlokalizowane są w strefie kompletacji. Metoda ta sprawdzi się wtedy, gdy strefa ta jest oddzielona od strefy magazynowej. Kiedy zapasy produktów w strefie kompletacji się wyczerpią, wystarczy wysłać komunikat o potrzebie uzupełnienia stanu magazynowego. Powiadomienie tego typu działa więc podobnie jak karta kanban.  Jeżeli okaże się, ze wyczerpane zostały towary na magazynie, system WMS może przesłać stosowną informację do działu zaopatrzenia, aby uwzględnił on to w przesyłaniu zamówień do dostawców. 

Kanban w wieku centrach logistycznych 

Metodą kanban można równie dobrze wykorzystywać w firmach, które magazynują swoje towary w wielu centrach logistycznych. Mogą one należeć do jednej sieci logistycznej lub zajmować się obsługą jednej linii produkcyjnej. W obu tych przypadkach działa to jednak trochę inaczej. 

Kanban w łańcuchach dostaw sektora sprzedaży detalicznej 

Tutaj mówimy o logistycznej sieci, w skład której wchodzą magazyny (centralne i regionalne), a także sklepy stacjonarne. Zgodnie z metodologią kanban zapotrzebowanie na produkty powinno być rejestrowane w punkcie sprzedaży. Stamtąd dalej powinny być przesyłane zlecenia dotyczące konieczności uzupełnienia zapasów w magazynach. System WMS przyspiesza proces zaopatrzenia między poszczególnymi obiektami – wynika to z tego, że jest on wyposażony w dane odnośnie wszystkich zapasów. 

Kanban w magazynach produkcyjnych 

Magazyny produkcyjne mają to do siebie, że zaopatrują zakłady produkcyjne w różnego rodzaju zapasy, są to zarówno wyroby gotowe, jak i surowce czy półprodukty. Aby podczas samej produkcji nie okazało się, że brakuje jakichś elementów, trzeba monitorować ładunki – umożliwiają to odpowiednie systemy informatyczne. Oprogramowanie do zarządzania produkcją może tu wykorzystywać kanban tak, aby w przypadku nowego zamówienia system WMS przesyłał zlecenia robocze do zakładu, a także sprawdzał dostępność zapasów w przypadku każdej pozycji w asortymencie. 

Dobre praktyki kanban 

Oto praktyki, o których warto pamiętać, wykorzystując metodę kanban. 

Zwizualizuj pracę 

Metoda kanban nie może obyć się bez wizualizacji przepływu pracy, karta z zadaniem powinna się przemieszczać od lewej strony tablicy do prawej. To pozwala sprawdzać rzeczywisty status danego zdania. Dzięki wizualizacji rozumienie całych procesów wydaje się być o wiele łatwiejsze, widzi się przekrojowy obraz każdej operacji, pozwala to też zidentyfikować wąskie gardła, które niekorzystnie wpływają na produktywność. Co więcej, umożliwia to ciągłe doskonalenie poprzez wprowadzanie niezbędnych i dobrze przemyślanych modyfikacji. 

Ustal jasne i transparentne zasady 

Na tablicy kanban zadania szybko się przemieszczają, dlatego warto zadbać o to, aby członkowie zespołu działali według jasnych, ściśle określonych i rozpowszechnionych zasad – dzięki temu omawiana przez nas metodologia będzie wdrażana w odpowiedni sposób. Kanban wychodzi bowiem z założenia, że nie da się ulepszyć czegoś, czego się nie rozumie. Ważne też, aby wszyscy pracownicy firmy znali swój cel i dążyli do niego, pracując i podejmując właściwe decyzje. 

Warto pamiętać, że jeżeli chodzi o tablice i karty kanban, nie wszystko może być zrozumiałe na pierwszy rzut oka. Dlatego, jeśli w pracownikach zaczną pojawiać się jakiekolwiek wątpliwości, należy wszystkie kwestie dokładnie wyjaśnić. Należy też zaznaczyć, że tablica musi być zgodna z aktualnym stanem danego procesu (np. produkcji), a nie pokazywać stan idealny. 

Wspólne ustalanie zasad może dotyczyć m.in. następujących kwestii: 

• co należy umieszczać na tablicy, a czego nie, 
• jak należy umieszczać zadania na tablicy, 
• co w praktyce oznacza, że zadanie jest zakończone, 

• jak informować o błędach związanych z procesem lub produktem, 
• kiedy można przenosić zadanie do kolejnych kolumn, 
• kto, kiedy i w jaki sposób może cofnąć zadanie, 
• czy można porzucić obecne zadanie (a jeśli tak, to kiedy), 
• jak powinien prawidłowo wyglądać normalny przebieg pracy, 

• jak powinien prawidłowo wyglądać awaryjny przebieg pracy, 
• co oznaczają wszystkie symbole na tablicy, 
• jak współpracować z klientami i innymi członkami zespołu, 
• kto ustala priorytety, ważność oraz pilność zadań, 
• dlaczego członkowie zespołu mają pracować w taki, a nie inny sposób. 

Zadbaj o pętlę feedbacku 

Metoda kanban w dużym stopniu wiąże się z feedbackiem – zarówno od innych członków zespołu, jak i klientów. Chodzi tu o informacje zwrotne dotyczące jakości opracowanego rozwiązania. Warto przekonać się, czy się ono sprawdziło i czy nie wystąpiły jakieś błędy, związane np. z kodem lub wadami produktu. Jeśli coś wymaga poprawy, należy wrócić do przepływu pracy kanban i dać sobie więcej czasu na przemyślenie, weryfikację oraz ocenę zaimplementowanych rozwiązań. 

Dobrze jest też rozmawiać z zespołem o samym procesie kanban i o tym, co sądzi on o osiąganych w jego ramach wynikach. Dzięki temu można wspierać inicjatywy na wszystkich szczeblach w firmie. Aby informacja zwrotna mogła być przekazywana, można organizować np. codzienne spotkania zespołu, a w ich ramach śledzić status oraz przepływ pracy na tablicy kanban. Co więcej, może to zwiększyć sprawność wykonywania różnych zadań – na spotkaniach każdy pracownik może opowiadać, co robił wczoraj i czym będzie się zajmował danego dnia. Nie chodzi jednak o to, aby tworzyć klimat rodem z przesłuchań – podczas spotkań warto budować ducha zespołu, tak aby każdy członek zespołu miał poczucie, że przyczynia się do tworzenia ważnych wartości i wykształcił w sobie chęć do samorozwoju. Omawiana przez nas metodologia oraz same tablice mają – w gruncie rzeczy – skupiać ludzi wokół jednego celu. 

Warto zaznaczyć, że w metodologii kanban mówi się wręcz o tzw. pętlach informacji zwrotnej. Dotyczą one tego, co wyjaśniliśmy już powyżej, a więc są to mechanizmy, których celem jest weryfikacja wyników prac, słuszności założeń oraz samego sposobu pracy. Uznaje się, że im pętla jest krótsza, tym lepiej. Dzięki temu można szybciej reagować, zmniejszać starty oraz dostarczać bardziej wartościowe produkty. Pętla informacji zwrotnej obejmuje: 

• stawianie hipotezy i jej implementację – dzięki temu można sprawdzić słuszność założeń i prawdziwość założeń w rzeczywistych realiach, 
• gromadzenie informacji – chodzi tu o zbieranie danych od klientów, interesariuszy, ale także od pracowników oraz z samych systemów, 
• dokonywanie analizy zebranych danych – po jej przeprowadzeniu wraca się do stawiania kolejnej hipotezy na bazie nowych informacji.

Warto powyższe założenia sprawdzić na następującym przykładzie. Wyobraź sobie, że w ramach codziennych spotkań członkowie zespołu zajmują się swoimi obowiązkami przy komputerze i nie koncentrują się na toczącej się rozmowie. 

• W takiej sytuacji należy postawić hipotezę. Przykład? Niech wszyscy stoją, wówczas nie będą mogli pisać na klawiaturze. 

• Następnie następuje gromadzenie informacji oraz weryfikacja hipotezy. Przykładowo, przez kolejny miesiąc członkowie zespołu mają stać podczas spotkań. 
• Później następuje analiza zebranych danych. Okazuje się, że dziwnie jest stać podczas spotkań, a że dla części pracowników okazało się to niewygodne, postanowili tego w ogóle nie robić. Postawiona hipoteza nie jest zatem dobrym rozwiązaniem problemu. 
• W kolejnym kroku stawia się kolejną hipotezę. Załóżmy, że członkowie zespołu mają korzystać podczas spotkań z kamerek.

Jest to przykład obrazujący pętlę zwrotną skoncentrowaną na poprawie pracy zespołu. Trwa ona miesiąc. Członkowie zespołu będą kontynuować ją do momentu aż znajdą najlepsze dla wszystkich rozwiązanie. Takich pętli, które trwają miesiąc, może być sporo. Czasem wystarczy jednak tylko jedna. Po jakimś czasie warto wrócić do tego samego tematu i nieco poeksperymentować. 

Ogranicz pracę w toku 

W metodologii kanban zadania powinny szybko przemieszczać się między kolumnami. Dlatego warto zachęcać zespół do zrezygnowania z wielozadaniowości na rzecz maksymalnego skupienia się na określonych operacjach, aby mogły być one wykonywane jak najsprawniej – tak aby jak najmniej zadań mieściło się w kolumnie „W toku” lub „W trakcie realizacji”. Metodologia kanban zakłada, że multi-tasking to pewna droga do marnotrawstw oraz nieefektywności. 

Ograniczenie pracy „w toku” pozwala: 

• eliminować wielozadaniowość, 
• zmniejszać liczbę przezbrojeń urządzeń, 
• skracać pętlę zwrotną (zadanie, które jest wykonane szybciej, wiąże się również z szybszym feedbackiem), 

• eliminować opóźnienia innych zadań (wynika to z tego, że aktualne zadania wykonywane są szybciej), 
• eliminować niepotrzebną produkcję (wykonywanie zadania zbyt długo może doprowadzić do sytuacji, kiedy przestaje być ono aktualne), 
• zwiększać jakość produktu (związane jest to z tym, że przeskakiwanie między poszczególnymi zadaniami wzmaga pośpiech i stres, a do tego wymaga przypominania sobie, czego dotyczy dane zadanie i na czym skończyło się je wykonywać), 
• ograniczać marnotrawstwa, 
• redukować magazynowanie. 

• zmniejszać koszty i liczbę kar spowodowanych opóźnieniami, 
• zmniejszać liczbę niewykorzystanych szans (wykonanie zadania później niż mogło się je wykonać oznacza niezarabianie pieniędzy, które mogłoby się zarobić).

Metoda kanban pozwala ograniczać: 

• liczbę zadań pewnego rodzaju, 
• liczbę zadań na konkretnym etapie procesu (a więc i w konkretnej kolumnie), 

• liczbę zadań przypisanych do danego pracownika, 
• liczbę zadań przypisanych do danego stanowiska lub urządzenia, 
• liczbę zadań z danego przepływu, 
• wprowadzanie nowych produktów naraz (według tej metodyki należy najpierw zakończyć jeden projekt, a dopiero potem zająć się następnym). 

Zarządzaj przepływami pracy 

Aby ograniczyć pracę w trakcie realizacji, należy dobrze zarządzać jej przepływami na tablicy kanban. Pozwala to skrócić czas wytwarzania produktu, a więc – innymi słowy – czas, który musi upłynąć od rozpoczęcia zadania do umieszczenia go w kolumnie „Zrobione”. To umożliwia z kolei szybsze i lepsze dostarczanie kolejnych zadań, a przede wszystkim = nowych produktów na rynek. W tym punkcie należy zaznaczyć, że chodzi tu o zarządzanie pracą, a nie ludźmi. Zgodnie z metodologią kanban nie należy tak zarządzać pracownikami, aby byli oni cały czas zajęci, o wiele lepiej jest się skoncentrować na zarządzaniu procesami pracy, aby ta z kolei jak najszybciej przepływała przez cały system. Dzięki tej metodzie można sprawniej tworzyć wartość. 

Na czym polega odpowiednie zarządzanie przepływami pracy? Chodzi tu przede wszystkim o to, aby monitorować i obserwować różne wskaźniki, mierniki, statusy oraz wykresy, a więc narzędzia, z których z powodzeniem można korzystać w ramach metodologii kanban. Stanowią one bazę do tego, aby zmieniać i usprawniać dany proces, a także wychwytywać w nim ewentualne problemu, wąskie gardła, itd. To wszystko pozwala zwiększyć efektywność procesu (np. produkcyjnego). Liczby wprost pokazują nam, czy określone zmiany wpłynęły na niego pozytywnie, czy negatywnie. 

Najważniejszym narzędziem w metodologii kanban, jeśli chodzi o zarządzanie procesami wytwórczymi, jest zmienianie limitów pracy w toku. Limit pracy w toku to, innymi słowy, maksymalna liczba realizowanych zadań (dotyczy to np. zadań wykonywanych przez jedną osobę, ale też realizowanie zadania pewnego rodzaju oraz wykonywania zadania w ramach konkretnego kroku w całym procesie).  

Ciągle ulepszaj opracowane rozwiązanie 

Metodologia kanban silnie powiązana jest z filozofią kaizen, polegającą na nieustannym doskonaleniu. Być może jakieś inne systemy mogą działać z kanban? Zdecydowanie warto to przetestować i nieco poeksperymentować. Ważne, aby analizować swoje poczynania, wyciągać wnioski, wdrażać pozytywne zmiany oraz rezygnować z tych rozwiązań, które nie sprawdzają się zbyt dobrze. Kto wie, być może pozwoli Ci to jeszcze bardziej rozwinąć Twój biznes? 

W metodzie kanban warto korzystać z metod umożliwiających owo doskonalenie. Należą do nich m.in.: 

• teoria ograniczeń – ma na celu poszukiwanie wąskich gardeł i udoskonalanie najpierw tych obszarów, które w największym stopniu ograniczają przepływ pracy, 
• ustalanie zasad i standardów pracy – jest to możliwe poprzez poprawianie, aktualizowanie, uszczegóławianie, usuwanie i dodawanie zadań do wykonania, 
• samozarządzanie – chodzi o to, aby to zespół decydował o wdrażaniu odpowiednich zmian, a nie kierownik, który nierzadko nie ma pojęcia na dany temat, 

• zmienianie limitów pracy – dzięki temu można lepiej kierować procesem (np. produkcyjnym), zmieniać rozłożenie zadań, uwypuklać pewne problemy, zmniejszać nadprodukcję oraz eliminować wąskie gardła.

Jakie obszary można zoptymalizować dzięki metodzie kanban? 

Dzięki metodzie kanban można zoptymalizować nie tylko procesy, ale i wiele innych obszarów, takich jak np.: 

• miejsce pracy – można np. lepiej dostosować biurko, monitor, oprogramowanie, narzędzia, a także zorganizować pracę zdalną lub w biurze oraz określić inne godziny pracy, 
• komunikacja – dotyczy to zarówno komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej, w tym przypadku chodzi m.in. o wykresy, raporty, sprawozdania, e-maile, zasady komunikacji, godziny ciszy i dostępności, ale też np. o newslettery.

Dla kogo przeznaczona jest metoda kanban? 

Tak jak już powiedzieliśmy, z metody kanban można korzystać w różnych branżach. Z pewnością doskonale sprawdza się w branży produkcyjnej oraz informatycznej – nierzadko wykorzystywana jest w firmach zajmujących się programowaniem. Coraz częściej wykorzystywana jest także w logistyce, marketingu, branży e-commerce czy też w przedsiębiorstwach poligraficznych. Tak naprawdę można stosować ją w każdej firmie czy organizacji, w których należy usprawnić przepływ pracy oraz zwiększyć wydajność. 

Warto zaznaczyć, że w przypadku kanban cały zespół odpowiedzialny jest za rozwiązywanie konkretnego problemu, jego członkowie na bieżąco reagują też na pojawiające się zmiany. Bardzo ważna jest tutaj dyscyplina, ponieważ jeśli kilkakrotnie zdarzy się, że statusy zadań nie są aktualizowane i nie są one przenoszone z kolumny do kolumny, efekty z pewnością nie będą niezadowalające. 

Wdrożenie metodologii kanban szczególnie polecane jest w środowiskach, w których: 

• ciężko jest zaplanować pracę, 

• priorytety poszczególnych zadań szybko się zmieniają, 
• nie wykorzystuje się żadnych metod zarządzania projektami bądź zadaniami, 
• produkcja jest ciągła, 
• nie wiadomo dokładnie, jaki jest przebieg procesu wytwórczego, a chce się go usprawnić. 

Dla kogo nie jest przeznaczona metoda kanban? 

Powiedzmy sobie wprost: metoda kanban nie zawsze ma sens. Jeśli Twoja firma produkuje jedynie pojedyncze produkty lub niewielkie ich serie, lepiej jej nie stosować. Warto to zrobić jednak wtedy, gdy produkujesz dużo różnorodnych części lub elementów. 

Korzyści ze stosowania metody kanban 

Można wyróżnić następujące korzyści płynące z metody kanban: 

• uproszczony i przyspieszony przepływ informacji, 
• wyeliminowanie nadprodukcji, 

• zautomatyzowanie procesu produkcyjnego, 
• usprawnienie różnych procesów, 
• wyeliminowanie zbędnych czynności, 
• promowanie nieustannego doskonalenia, 
• zwiększenie wydajności i produktywności pracowników, 

• wykrywanie obszarów niskiej efektywności, 
• ułatwienie dostarczania różnych materiałów dokładnie na czas (just-in-time), 
• łatwiejsze zapoznawanie się z istotnymi szczegółami dotyczącymi jednostek pracy, 
• redukcja kosztów logistyki i magazynowania, 
• redukcja kosztów produkcji, 

• redukcja kosztów całkowitych, 
• brak konieczności zamrażania pieniędzy w zapasach magazynowych, 
• zmniejszenie ilości opadów i złomu, 
• zwiększenie elastyczności produkcji, 
• minimalizacja czasu oczekiwania, 

• możliwość szybkiej reakcji na zmieniające się oczekiwania klientów, 
• szybkie identyfikowanie wąskich gardeł i ewentualnych problemów, 
• łatwe i szybkie implementowanie owej metodologii w firmie.

Co więcej, dzięki metodzie kanban można pracować bez zbędnych utrudnień. Pozwala ona wyeliminować przestoje związane z brakiem materiałów. To ważne, ponieważ wstrzymanie produkcji powoduje straty, dlatego – jeśli odpowiednio ową metodę wdrożysz – będziesz miał pewność, że brak małej śrubki nie zaburzy pracy całego zakładu. 

W momencie, gdy metodę kanban wprowadzono w fabrykach Toyoty, uzyskano m.in. następujące rezultaty: 

• redukcję zapasów o 75%, 
• wzrost produkcji o 25%, 
• redukcję przestrzeni produkcyjnej o 10%, 
• redukcję braków o 95%.

Wady metody kanban 

W przypadku m.in. firm produkcyjnych metoda kanban ma również swoje wady, choćby takie jak: 

• często wymaga bardzo dużej elastyczności ze strony dostawców (zdarza się, że w niektórych przedsiębiorstwach surowce są dostarczane kilkukrotnie w ciągu dnia), 
• wiąże się z większymi kosztami transportu, 
• pierwotna wersja bazuje na formularzach papierowych, które łatwo ulegają zniszczeniu, 
• wymaga dużego zaangażowania ze strony pracowników.

Podsumowanie 

Metodologia kanban może pomóc lepiej Ci zorganizować Twoją firmę, ponieważ z powodzeniem może Ci ona posłużyć do zarządzania całym przedsiębiorstwem. Jeśli zamierzasz z niej korzystać i posiadasz magazyn, warto w tym celu skorzystać z oprogramowania, które znacznie ułatwi Ci zarządzanie zapasami. Wystarczy, że wybierzesz WMS Futuriti, który wyposażony jest w szeroki wachlarz opcji, które Ci w tym pomogą. Masz wątpliwości? Nie wiesz, czy to będzie odpowiedni system dla Twojej firmy? Zadzwoń do nas, a chętnie odpowiemy na Twoje pytania!