Lean Management w magazynie – co to jest? Na czym polega?

Co to jest Lean Management? 

Lean Management to rozszerzenie tzw. Lean Manufacturing, czyli pewnych rozwiązań i technik, które opracowała w latach 40. sama Toyota. Lean Manufacturing to, w dosłownym tłumaczeniu, szczupłe zarządzanie, które pozwoliło osiągnąć tej firmie sukces na rynku międzynarodowym – ów system umożliwił jej transformację z małego przedsiębiorstwa w wielką korporację. Metodologia Lean Management została przygotowana głównie z myślą o procesach produkcyjnych, jednak z powodzeniem można ją stosować  w odniesieniu m.in. do operacji magazynowych.  

Lean Management ma w założeniu dostosowywać przedsiębiorstwo do warunków panujących na rynku. Potrzebne są w tym celu liczne przekształcenia organizacyjne i funkcjonalne. Swoim zasięgiem ów system pozwala objąć nie tylko zakres działalności, strukturę majątku czy metody zarządzania, ale nawet kształcenie odpowiednich postaw wśród pracowników. Wszystko to ma na celu zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa, zmaksymalizować jego wydajność oraz rentowność.  

W Lean Management ważny jest zatem sam proces redukcji czasu, błędów, kosztów itd. Ciągłe doskonale to w tym przypadku absolutna podstawa. Tego rodzaju rozwiązania powinny angażować również wszystkich podwładnych Warto dodać, że Lean Managment wymaga nieraz zmiany całej kultury zarządzania, jeśli np. kierownicy są przyzwyczajeni do rozwiązywania problemów jedynie poprzez mówienie pracownikom, co mają robić. W owym systemie istotne jest bowiem coś, co w języku angielskim określamy mianem „GEMBA” (i co opisujemy w kolejnym podrozdziale). 

GEMBA 

GEMBA to zasada, która zakłada, że wokół każdego członka zespołu (w tym przypadku mamy na myśli magazynierów) znajduje się przestrzeń wynosząca 3 m2, o której wie on więcej niż ktokolwiek inny. Jeśli więc wprowadzisz zmiany na tym obszarze bez konsultacji z taką osobą, możesz doprowadzić do sytuacji, gdy dana modyfikacja nie przyniesie oczekiwanych przez Ciebie efektów. Co więcej, nawet jeżeli Twoja modyfikacja związana jest z genialnym pomysłem, Twój magazynier przejdzie obok niej obojętnie, ponieważ w całej tej operacji został zignorowany. Co to oznacza w praktyce? Głównie to, że Twój pracownik będzie dbał o te zmiany jedynie przez jakiś czas lub tylko wtedy, gdy będziesz go obserwował (a przecież nie o to chodzi). 

Aby więc móc wprowadzić zmiany na lepsze, należy skonsultować się z pracownikiem i potraktować go jak równorzędnego partnera. Oczywiście, może się zdarzyć, że nie będzie on w stanie samodzielnie rozwiązać danego problemu, jednak warto rozmawiać, aby razem wypracować najlepsze rozwiązania. 

Metoda 5S 

Metoda 5S to kolejne narzędzie stosowane w ramach Lean Management. Pozwala ono uporządkować, usystematyzować i ustandaryzować procesy odbywające się w magazynie. Dzięki niemu można stworzyć środowisko sprzyjające pracy na wysokim poziomie oraz ciągłemu doskonaleniu. Składa się ono z 5 podstawowych etapów, które mogą się nieco między sobą różnić, w zależności od specyfiki danego przedsiębiorstwa. 

1.S – Sortowanie 

Pierwszym etapem metody 5S jest porządkowanie magazynu. Oznacza to, że na początku należy pozbyć się tych rzeczy, których nie potrzebujesz do pracy. Warto więc usunąć z magazynu uszkodzone i przestarzałe towary, wszelkie nadwyżki magazynowe i uszkodzone palety. W magazynie nie powinien znajdować się również żaden sprzęt, który nie działa. Pozbycie się nawet kilku przedmiotów czy urządzeń pozwoli Ci zyskać sporo przestrzeni magazynowej – możesz ją wykorzystać np. jako kolejny korytarz, który skróci czas kompletowania i podróży między półkami Twoim magazynierom. 

Co jeszcze warto posortować? Na przykład przedmioty, które możesz zutylizować. Warto je przechowywać w jednym określonym miejscu do momentu, aż np. uzyskasz zgodę na utylizację. Proces sortowania warto też przeprowadzić w obszarze technologii – to dobry moment, aby wyeliminować np. nieefektywne, ręcznie odbywające się procesy związane z wykorzystywaniem papieru. Warto więc zadbać np. o cyfrowe alternatywy dla listów przewozowych oraz innych dokumentów. 

2.S – Systematyzowanie 

Ten etap polega na odpowiednim ułożeniu i ustawieniu przedmiotów na stanowisku pracy. Systematyzowanie pozwala pracownikom łatwiej się organizować i wdrażać (w przypadku rozpoczęcia pracy w nowym miejscu). Warto więc odpowiednio oznaczyć wszystkie elementy, które są potrzebne do wykonywania obowiązków. Przykładowo, możesz umieścić opisy, znaczniki i etykiety inwentaryzacyjne na zapasach, pojemnikach, szafkach, regałach, szufladach – pozwoli to łatwiej lokalizować konkretne towary. Możesz wspomóc się przy tym  także różnymi kolorami. Częściej wykorzystywane przedmioty, sprzęt i puste palety dobrze jest umieścić z kolei w tych dobrze widocznych obszarach. 

W ramach systematyzowania, w odpowiednich miejscach magazynu polecamy również przykleić różnego rodzaju znaki magazynowe oraz instrukcje, które ułatwią wykonywanie wielu czynności. Zadbaj także o oznaczenia podłóg i korytarzy, aby usprawnić ruch magazynierów. Ważne również, aby wyznaczyć na tym etapie wszystkie przejezdne drogi transportowe oraz drogi ewakuacyjne. Warto też wskazać granice różnych obszarów i wyznaczyć osoby, które będą za nie odpowiedzialne. Akcent należy położyć także na dostępność narzędzi, które powinny być przypisane do określonych stanowisk, a nie do konkretnych pracowników. Warto też omówić stany maksymalne i minimalne różnych zasobów, narzędzi i materiałów. 

3.S – Sprzątanie 

Na tym etapie chodzi o sprzątanie miejsca pracy po wykonaniu swoich obowiązków. To prosta czynność, a pozwala zauważyć wszelkie wady i uszkodzenia niemal natychmiast. Zadbaj o odpowiednią ilość koszy na śmieci, aby np. połamane palety nie zaśmiecały przestrzeni wokół. Pamiętaj też, aby przechowywać w magazynie artykuły do sprzątania oraz, ewentualnie, różne urządzenia, które pomogą Ci poradzić sobie z nagłym problemem zalania. Jest to, wbrew pozorom, bardzo istotne. Dlaczego? Amerykańskie Biuro Statystyki Pracy opublikowało raport, z którego wynika, że poślizgnięcia i potknięcia to druga co wielkości przyczyna śmierci pracowników w miejscu pracy. 

4.S – Standaryzowanie 

Mówiąc o standaryzacji, mamy na myśli ustalanie procedur i protokołów, których musi przestrzegać Twój zespół. Powinny one dotyczyć tego, w jaki sposób przebiega organizacja zadań – również wtedy, gdy sprawy nie idą zgodnie z planem. Standaryzacji powinny podlegać wszystkie obszary pracy w magazynie. Powinieneś więc zapoznać się z każdym procesem, który odbywa się w tym obiekcie i przeanalizować je wraz ze swoim zespołem, zwracając uwagę na wszystkie czynności i dobre praktyki. Wynika to z tego, że magazynierzy powinni dogłębnie rozumieć wszystkie procesy, aby odpowiednio wcielać je w życie. Aby tak się stało, warto np.; 

• organizować szkolenia dla całego zespołu, 
• stworzyć zindywidualizowaną dokumentację dotyczącą organizacji zadań dla każdej części Twojego zespołu magazynowego, 
• zapewnić pracownikom dostępność i widoczność znormalizowanych procesów oraz procedur, 

• zaprezentować wszystkie procedury w prosty sposób, aby były jak najłatwiejsze do zrozumienia, możesz je np. sfotografować, 
• korzystać z plakatów, grafik oraz wykresów, które są łatwiejsze do przyswojenia niż zwykły tekst. 

Możesz też stworzyć w firmie mały podręcznik, ze zbiorem zasad i protokołów, praw i obowiązków pracowniczych. Aby zespół przestrzegał wszelkich standardów w Twoim przedsiębiorstwie, warto pomyśleć również o filmach, które mogą wprowadzać Twoich pracowników we wszystkie niezbędne procedury. Wystarczy, że nagrasz je raz, a później nie będziesz musiał powtarzać tych samych informacji setki razy. Oznacza to dla Ciebie zatem dużą oszczędność czasu, a dla Twoich pracowników – tę samą dawkę wiedzy, którą mógłbyś przekazać im osobiście. 

5.S – Samodyscyplina 

To bardzo trudny etap, który polega na utrzymywaniu wypracowanych standardów. Oznacza to zatem nie stanie w miejscu, ale ciągle udoskonalanie wszelkich procedur, procesów i operacji odbywających się w magazynie. Wiąże się to z japońską filozofią biznesową Kaizen, polegającą na nieustannym poprawianiu i ulepszaniu wszelkich procesów, na wszystkich szczeblach przedsiębiorstwa.  Oczywiście, konieczna jest do tego nie tylko praca kadry zarządzającej, ale również pracowników. Dlatego tez warto zachęcić zespól do zaakceptowania wszystkich modyfikacji i niepowracania do starych praktyk.  

Aby przekonać się, czy nowe standardy są utrzymywane, warto regularnie przeprowadzać audyty i kontrole. Jednocześnie dobrze jest nagradzać tych pracowników, którzy danych procedur przestrzegają, np. dodatkową premią. Na tym etapie warto też rozważyć implementację kreatywnych i innowacyjnych pomysłów swoich przełożonych – oczywiście, o ile takie mają. 

6.S – Bezpieczeństwo (od ang. Safety) 

Czasem mówi się również o 6. zasadzie w ramach metody 5S, a mianowicie – o bezpieczeństwie. Przeprowadzając różne czynności w magazynie, możesz zapobiec wielu wypadkom. Dlatego też polecamy regularnie przeprowadzać ocenę ryzyka, a więc identyfikować i analizować potencjalne zagrożenia. Warto więc przejrzeć np. układ magazynu pod względem bezpieczeństwa, zwrócić uwagę na regały, schody, drogi ewakuacyjne itd. Po zauważeniu różnych aspektów do poprawienia, należy szybko się tym zająć. Nie mniej istotne jest to, aby opracować własny plan przeciwpożarowy i ewakuacyjny, a także odpowiednio zlokalizować gaśnice oraz awaryjne węże wodne.

Rodzaje marnotrawstwa 

Jeśli chodzi o Lean Management w magazynie, można wyróżnić 7 podstawowych typów marnotrawstwa. Są to czynności na pozór konieczne, w rzeczywistości jednak niepotrzebnie zabierają nam czas. Aby sprawniej zarządzać magazynem, należy je zatem wyeliminować. 

1) Niepotrzebny ruch 

Lokalizacja i transport zapasów byłyby o wiele łatwiejsze wtedy, gdyby pracownicy posiadali instrukcje, skąd pobrać dany towar, przy pomocy jakiego urządzenia to robić i gdzie powinni ten towar odłożyć. Jeszcze lepiej, jeśli magazynierzy podczas wykonywania takich operacji mogą podążać określoną, wyznaczoną dla nich ścieżką, aby nie musieć np. pokonywać tej samej trasy dwukrotnie. Korzystanie z narzędzi wyznaczających trasy operatorom zmniejsza ilość pytań kierowanych do przełożonych, dzięki czemu na czasie oszczędzają – tak naprawdę – wszyscy. 

Warto też, abyś zastanowił się nad codziennymi przyjściami i wyjściami pracowników. Często jest tak, iż mimo że wykonują oni swoje zadania prawidłowo, to ich wydajność może zmniejsza się np. na skutek nieodpowiedniej organizacji produktów czy też ograniczonej z różnych przyczyn przestrzeni. Dlatego warto rozważyć: 

• czy istnieją jakieś przeszkody, które utrudniają pracę magazynierom, 
• jak daleko są oni w stanie przemieścić się na każdej zmianie, 

• czy podejmuję oni jakieś niepotrzebne kroki, aby zrealizować dane zadanie. 

Warto też przedyskutować tego typu kwestie ze swoimi pracownikami. Dzięki temu zyskasz rzeczywisty wgląd w to, co działa, a co nie. Przekonasz się również, które obszary wymagają reorganizacji, aby stworzyć firmę, która będzie bazować na coraz większej wydajności oraz ciągłym doskonaleniu. 

W naprawieniu wielu problemów mogą pomóc manipulatory przemysłowe. Ułatwiają one przenoszenie produktów, przyspieszają pakowanie oraz uzupełnianie zapasów. Manipulatory są również w stanie sięgać wyżej niż wiele osób, co pozwala jeszcze lepiej wykorzystać magazynową przestrzeń. 

2) Zbyt duże zapasy 

To kolejny rodzaj marnotrawstwa. Dotyczy on towarów, których zbyt duża ilość zalega w magazynie. W istocie są to – tak naprawdę – zamrożone środki finansowe, które lepiej przeznaczyć na inne cele. Lead Management wychodzi z założenia, że stany magazynowe najlepiej ograniczać do niezbędnego minimum, ponieważ pomaga to zredukować koszty. Nadmierne zapasy ograniczają również widoczność towarów oraz sprzyjają przechowywaniu przestarzałych produktów. Lean Management pomaga uporządkować bieżące produkty, upraszcza proces kontroli jakości oraz zmniejsza koszty ewentualnego przeładunku. 

3) Wady i pomyłki 

To istotny typ marnotrawstwa, które hamuje rozwój firmy. Jeśli chodzi o błędy, mogą one pojawiać się np. w dokumentach, choć jest to tak naprawdę jeden z wielu przykładów. Aby ograniczyć ilość wad i pomyłek, warto odpowiednio szkolić pracowników oraz wprowadzać rozwiązania, które zredukują błędy do minimum. Niektóre przedsiębiorstwa stosują też np. takie metody, jak np. 5 Why czy Poka-Yoke, które niwelują liczbę wad w procesach logistycznych (opisujemy je w kolejnych podrozdziałach). Należy również zadbać o to, aby możliwie jak najrzadziej dochodziło do uszkodzeń produktów i opakowań. 

4) Niepotrzebny transport 

Chodzi tu o wewnętrzny transport w magazynie, a konkretnie o jazdę pustym wózkiem widłowym, kiedy mógłby być np. naładowany. Co więcej, w obiektach tego typu pracownicy niepotrzebnie poruszają się, szukając odpowiednich zapasów czy też miejsc, w których mogliby je odłożyć. Niekiedy magazynier pokonuje też dwukrotnie lub jeszcze częściej tę samą trasę, ponieważ nie pamięta, gdzie zlokalizowany jest dany towar. Wszystko to związane jest z dodatkowymi kosztami, niepotrzebną stratą czasu oraz zwiększonym ryzykiem zniszczenia towaru. Zupełnie inaczej byłoby, gdyby każdy towar posiadał w magazynie swój własny adres. 

Bardzo ważny jest również zbędny transport maszyn, np. niepotrzebne kręcenie się przenośników wokół magazynu. Aby poprawić ten obszar, warto wprowadzić taką organizację, która wyeliminuje problem wielokrotnego przemieszczania się różnych urządzeń po tym samym odcinku. Co więcej, w wielu przypadkach niepotrzebny transport wynika z konieczności spotkań twarzą w twarz – zamiast tego można organizować wideokonferencje czy też rozmawiać przez telefon. Oczywiście, tradycyjne spotkania są czasem również potrzebne i nie chodzi o to, aby wyeliminować je wszystkie, jednak wielokrotnie przyspiesza to działanie firmy i podejmowanie istotnych decyzji. 

5) Nadmierne przetwarzanie 

Ten punkt również dotyczy operacji, które w rzeczywistości są zbędne. Przykładowo, chodzi tu m.in. o ponawianie czynności, które wykonały inne osoby, pracujące na innym stanowisku. Aby móc zauważyć i przeanalizować ten typ marnotrawstwa, należy skorzystać z mapowania strumienia wartości (VSM), o którym piszemy w kolejnych rozdziałach. To jedno z podstawowych narzędzi Lean Management, pomagające wykryć takie czynności, bez szkody dla jakiegokolwiek procesu. 

6) Oczekiwanie 

W tym przypadku chodzi o sytuację, w której pracownicy czekają na kolejne zadania do wykonania. Jest to czas bezproduktywności, kiedy to zajmują się oni wszystkim poza pracą. Czasem, w wyniku zbyt długiego czasu oczekiwania, stresują się oni następnie nadmiarem obowiązków, które musza wykonać w dużej ilości, w krótkim czasie. Nierzadko muszą oni wówczas brać nadgodziny. Często też czekają oni długo na zatwierdzenie ich pracy i informację zwrotną, ale też na dostępność sprzętu, który jest im potrzebny. 

7) Niewykorzystywanie potencjału pracowników 

Warto tu jeszcze powiedzieć o ignorowaniu kreatywności pracowników, którzy nieraz mają interesujące pomysły na rozwój magazynu. Hamuje to nie tylko rozwój firmy, ale także obniża ich entuzjazm i chęć do wykonywania wyznaczonych im zadań. Często jest to rezultat braku czasu, który wielu kierowników spędza na gaszeniu pożarów związanych z wyżej wymienionymi marnotrawstwami. Częściowo wynika to również ze starego modelu zarządzania firmą, który na szczęście w wielu przedsiębiorstwach powoli się zmienia. 

Kiedy pracownicy dzielą się wiedzą, pomysłami i sugestiami, można wdrożyć szereg działań, które zwykle znajdują odzwierciedlenie w lepszych wynikach finansowych. Nawet jeśli dane przedsiębiorstwa istnieją od dawna i działają w pewien określony sposób, również warto w nich prowadzać modyfikacje i innowacje. Przykładowo, wspomniana Toyota wielokrotnie zmieniała system sugestii i wynagrodzeń, aby wymiana opinii i doświadczeń w zespole miała sens dla poszczególnych jego członków oraz dla samej firmy.

Metoda 5 Why 

5 Why to technika, o której wspomnieliśmy w kontekście marnotrawstwa oraz wad i pomyłek. Pomaga ona znaleźć przyczynę problemu metodą dedukcji. Polega na zadawaniu serii pytań (np. pięciu), które pozwalają wykryć powody danego stanu rzeczy. Ta, tak i wszystkie inne wyżej opisane metody,  została opracowana przez Toyotę. Wychodzi ona z założenia, że rozłożenie problemu na części pierwsze pozwala zmniejszyć ryzyko jego wystąpienia w przyszłości. Cała metodę warto podzielić na kilka kroków. 

1) Zbierz jak najwięcej informacji 

Na początku warto się zastanowić, dlaczego dany problem wystąpił i dlaczego go nie wykryto. Aby zidentyfikować jego przyczynę, należy zebrać na jego temat jak najwięcej informacji. Warto też przemyśleć, co się właściwie stało w momencie, gdy ten problem się pojawił. Ważne jest także, aby odpowiednio ocenić jego skalę oraz to, jakie stwarza zagrożenie. 

2) Stwórz zespół pracowników 

W następnym kroku warto zebrać ekipę pracowników, którzy pomogą Ci znaleźć przyczynę problemu. Ważne, aby były to osoby z różnych działów – pozwoli to bardziej obiektywnie spojrzeć na daną sytuację. Co więcej, wielofunkcyjny zespół przyda się później do rozwiązywania zaistniałych problemów. 

3) Omów specyfikę problemu 

Na tym etapie chodzi o omówienie i opisanie specyfiki problemu. 

4) Zapytaj: „dlaczego?” 

Dopiero w czwartym kroku warto zadać pytanie: „dlaczego?”. Najpierw powinieneś jednak wyznaczyć lidera grupy, który będzie się tym zajmował. Ważne, aby odpowiedzi bazowały na faktach i rzeczywistych danych, a nie np. na emocjach czy opiniach. Liczba pytań może być nieograniczona – ważne, aby wspólnie dotrzeć do źródła problemu. 

5) Zajmij się rozwiązywaniem problemu 

Jeśli znalazłeś z zespołem przyczynę problemu, pora na jego rozwiązywanie. Warto w tym celu przeprowadzić dyskusję tak, aby każdy miał szansę się wypowiedzieć. Następnie należy zaplanować odpowiednie kroki, które pomogą ów problem rozwiązać. Zgodnie z zasadami Lead Managemnet, może Ci w tym pomóc tablica do planowania. Pozwoli Ci ona lepiej zwizualizować całą sytuację.

Metoda Poka-Yoke 

Poka-Yoke to kolejna metoda, opracowana w fabryce Toyoty. Jej celem jest zapobieganie defektom. Pozwala ona zminimalizować możliwość popełnienia błędu lub całkowicie ją wykluczyć dzięki nieustannemu doskonaleniu. Aby wprowadzić metodę Poka-Yoke w magazynie, należy zacząć od analizy poszczególnych, odbywających się w nim procesów. Należy przeanalizować wszystkie ich etapy i skoncentrować się na tych obszarach, w których łatwo jest popełnić błąd. Następnie należy wdrożyć rozwiązanie, które – tak jak już powiedzieliśmy – zmniejszy ryzyko jego wystąpienia lub całkowicie je wykluczy. 

Należy też zwrócić uwagę na te błędy, który nie da się w pełni uniknąć. Wówczas trzeba opracować metody, które pomogą je wykrywać i ograniczyć ewentualne rezultaty wynikające z ich pojawienia się. Po pewnym czasie należy przenalizować omawiane procesy i sprawdzić, czy zastosowane techniki przyniosły oczekiwany efekt. 

Warto w tej metodzie zwrócić uwagę na: 

• kolejność – to bardzo ważny element, ponieważ bez jej wprowadzenia nie można prawidłowo wykonać zadania, a następnie przejść do kolejnej operacji, 
• grupowanie – w tym przypadku chodzi o to, aby przygotować wszystkie materiały itd., które pomogą wykonać daną czynność, dzięki temu pracownicy nie będą poświęcać cennego czasu na ich poszukiwanie, 

• informowanie – dzięki odpowiednim informacjom można prawidłowo wykonywać zadania, 
• ograniczenia fizyczne – czasem warto je wprowadzić, aby zapobiec ewentualnym błędom (dobrym przykładem jest mikrofalówka, której nie sposób uruchomić bez zamknięcia drzwiczek). 

Dzięki wszystkim tym praktykom można wyeliminować wiele błędów w powtarzalnych czynnościach. Pozwalają one zminimalizować także ilość pomyłek związanych z niedostateczną wiedzą czy chwilowym rozkojarzeniem. Co więcej, umożliwiają one skupienie się na innych zadaniach zamiast na usuwaniu skutków błędów. 

Jak wprowadzić metodę Poka-Yoka w magazynie? Oto przykłady. 

Kolejność 

Jeżeli zależy Ci na ustaleniu odpowiedniej kolejności, warto wdrożyć odpowiednie oprogramowanie magazynowe, np. system WMS. Dzięki niemu pracownicy mogą po kolei wykonywać zadania, które są im przesyłane przez terminal radiowy. Ważne jest to, że magazynier musi potwierdzić jego wykonanie, aby otrzymać następne. System WMS pozwala też usprawnić wiele operacji, a dzięki temu, że oprogramowanie to kieruje pracą magazynierów, zwiększa ich szybkość oraz wydajność. 

Grupowanie 

Warto zwrócić uwagę także na aspekt związany z grupowaniem. Przykładowo, w wielu magazynach wykonywany jest kitting – proces kompletacji zestawów, który polega na przechowywaniu pojedynczych elementów składowych produktu, a następnie – na tworzeniu z nich pakietów, za co odpowiedzialni są operatorzy magazynu. W tym przypadku warto wcześniej pogrupować wszystkie potrzebne elementy na stanowisku pracy, aby niepotrzebnie nie szukać ich w całym obiekcie. Tyle wystarczy, aby usprawnić pracę oraz zwiększyć jej dokładność – gotowy zestaw można bowiem utworzyć bez opuszczania stanowiska. 

Informowanie 

Tak jak powiedzieliśmy, w Poka-Yoke ważne jest również informowanie, np. podczas procesu kompletacji, z którym często związane są błędy. Przyczyny tych pomyłek mogą być różne: czasem wynikają one z podobieństwa regałów czy towarów, innym razem – z fizycznego zmęczenia pracowników. To z kolei sprawia, że nierzadko dochodzi do pomylenia artykułów, spakowania niewłaściwej ich liczby lub wysyłki niekompletnych zamówień. 

Jeśli chodzi o informacyjne elementy Poka-Yoke, dobrym rozwiązaniem będą urządzenia świetlne pick-to-light, które pomagają zminimalizować liczbę pomyłek podczas procesu kompletacji. Dlaczego? Ponieważ wydają one sygnały świetlne, które pokazują magazynierom określone towary oraz ich liczbę, którą należy pobrać. Proste rozwiązanie, a tak wiele ułatwia. 

Ograniczenia fizyczne 

Jeśli chodzi o ograniczenia fizyczne w magazynach, często stosowanym rozwiązaniem są ogrodzenia ochronne. Stawiane są one głównie po to, aby zmniejszać liczbę potencjalnych wypadków. Dostęp do urządzeń przeładunkowych, a więc np. do układnic, jest zwykle ograniczony, dzięki czemu nie dotykają ich osoby niepowołane. Jeśli nawet komuś uda się przedostać do strefy roboczej, urządzenia tego typu same się zatrzymają – to najlepszy przykład ograniczeń fizycznych.

Metoda VSM 

VSM, czyli mapowanie strumienia wartości, to technika dzięki której można analizować procesy odbywające się w magazynie i posiadające wartość dla klienta oraz ukazać drogę, jaką produkty przemieszczają się w tym strumieniu wartości, począwszy od przyjęcia zamówienia aż do wysyłki towarów. Wszystkie tego typu dane prezentowane są w formie graficznej. W metodzie VSM ważne jest rozłożenie wszystkich tych procesów na czynniki pierwsze. Dzięki temu można dostrzec marnotrawstwa występujące na poszczególnych ich etapach, zauważyć miejsca, w których gromadzą się zapasy oraz uchwycić czynności, które przyczyniają się do zmniejszenia efektywności firmy. Warto dodać, że VSM to jeden z fundamentów pozwalających wprowadzić szczupłe zarządzanie przedsiębiorstwem, ponieważ pomaga usprawnić system w całości. 

Kluczowe w VSM jest to, aby zidentyfikować i zrozumieć wartości, które może zauważyć klient. Przykładowo, mogą być one związane z kosztami, czasem, a także jakością dostarczonych towarów. Aby stworzyć dobrą ofertę wartości dla klienta, należy zadbać o odpowiedni przepływ informacji i materiałów. 

Strumień wartości to wszystkie procesy, które realizowane są po to, aby dostarczyć klientom dany produkt lub usługę. Działania, które nie mają znaczenia dla tworzenia wartości dodanej dla produktu lub usługi, uznaje się za marnotrawstwo (piszemy o tym w poprzednich podrozdziałach). Technika VMS stosowana jest głównie w firmach i procesach produkcyjnych, choć nie tylko. 

Realizacja mapy strumienia wartości składa się z trzech etapów. 

1. Stworzenie mapy stanu obecnego. 

1. Narysowanie mapy pożądanego stanu przyszłego. 

1. Stworzenie planu działań związanego z doskonaleniem różnych procesów.

Metoda Kanban 

Kanban to interesująca metoda redukcji zapasów, służy również zwiększaniu terminowości realizacji. W języku japońskim „kanban” oznacza „widoczny opis”. Odnosi się on do łatwiej wizualizacji przepływu materiałów w firmie i związany jest z systemem kart (właśnie z odpowiednim opisem), który wykorzystywano dawniej w fabryce Toyoty do zamawiania części, które były niezbędne w procesie produkcyjnym. Na tych kartach umieszczano wówczas informacje, które pomagały identyfikować poszczególne partie materiałów, a więc np. ich wielkość, pozycję w asortymencie (SKU) czy też przeznaczenie. Karty te umieszczano na różnych półkach i pojemnikach, w których umieszczony był konkretny towar. 

Dziś nie stosuje się już kart, ponieważ wyparły je aplikacje komputerowe. Sam system z powodzeniem jednak jest wykorzystywany do dziś. W aplikacjach tych sposób pracy przedstawiany jest przy pomocy tablic kanban, które złożone są z kolumn, w których znajdują się np. etykiety bądź wirtualne karty. Kolumny te pokazują status wykonania poszczególnych zadań, a także pracowników, którzy są za nie odpowiedzialni. 

Początkowo metoda kanban była stosowana wyłącznie w przemyśle, dziś okazuje się przydatna w zarządzaniu rozmaitymi projektami. Obecnie z powodzeniem można stosować ją również w magazynie. Dziś w dużej mierze wykorzystywana jest ona w systemach WMS, które zintegrowane są z systemami identyfikacyjnymi stosującymi kody kreskowe bądź technologię RFID. Tak naprawdę wszystkie wpisy do systemów WMS inspirowane są kartami kanban, jako że odczyt danych z wykorzystaniem skanera daje możliwość pokazania wszelkich informacji na temat konkretnych pozycji asortymentowych. 

Polecamy potraktować metodę kanban jako system, który umożliwia zarządzanie poziomem towarów w magazynie. Jeżeli przestrzeń przeznaczona do kompletacji zamówień jest oddzielona od strefy magazynowej, kanban warto zastosować szczególnie w przypadku uzupełniania zapasów na regałach, zlokalizowanych w strefie kompletacji. Kiedy zapasy w tej strefie ulegną wyczerpaniu, system WMS może wysyłać automatyczne powiadomienie, informujące o tym, że trzeba natychmiast uzupełnić stany magazynowe – działa to dokładnie tak jak karta kanban. Oczywiście, dużo tu zależy od Twoich potrzeb i możliwości, ponieważ komunikat może być również wysyłany przez pracownika, który zauważy braki. Jeżeli jednak po ich uzupełnieniu w strefie kompletacji operatorzy zauważą np. deficyty w magazynie, powiadomienie o tym może być wysyłane przez system zarządzania magazynem do działu zaopatrzenia. Dzięki temu można tę informację szybko uwzględnić w informacjach do dostawców. System kanban znajduje zastosowanie nie tylko w pojedynczych magazynach, ale również w firmach, które przechowują towar w całej sieci magazynów.

Metoda TPM 

TPM to kolejna metoda, którą warto wprowadzić w ramach Lead Management. Można ją przetłumaczyć jako „Kompleksowe Utrzymanie Sprawności Maszyn” od angielskiego określenia „Total Productive Maintenance”. Jeśli chodzi o magazyn, warto tę metodę zastosować, jeśli chodzi o transport wewnętrzny. Priorytetem będzie w tym przypadku zachowanie ciągłości pracy urządzeń oraz maszyn, które są odpowiedzialne za realizację określonych zadań. Warto poprawić efektywność i jakość ich działania, dzięki minimalizowaniu awarii oraz zaangażowaniu wszystkich pracowników. 

Dzięki TPM można wydłużyć okres eksploatacji urządzeń, bez ponoszenia dodatkowych kosztów. W jej ramach należy regularnie oceniać wydajność i gotowość urządzeń z punktu widzenia różnych procesów odbywających się w magazynie. Metoda ta wymaga również systemowego rozwiązywania różnych problemów, które powodują przestoje wszelkiego rodzaju urządzeń i maszyn.

Kiedy warto wdrożyć Lean Management w magazynie? 

Lead Management warto wdrożyć wtedy, gdy w magazynie mierzysz się z następującymi wyzwaniami: 

• wysokie koszty operacyjne, 
• brak miejsca, 
• trudności w zarządzaniu wieloma kanałami dostawy, 
• stałe zwiększanie liczby zamówień, 

• rosnąca presja związana z krótkimi terminami realizacji, 
• chęć realizacji dostaw tego samego lub kolejnego dnia, 
• zarządzanie coraz większą liczbą towarów.

Korzyści wynikające z wdrożenia Lean Management 

Główne korzyści płynące z implementacji Lean Management: 

• skrócenie czasu realizacji zamówień, 
• dokładniejsza realizacja zamówień, 
• zmniejszenie kosztów pracy i transportu, 
• znaczna oszczędność czasu, 
• możliwość realizacji dostaw tego samego lub kolejnego dnia, 

• lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi, 
• mniejsza rotacja wśród pracowników, 
• poprawa komunikacji między poszczególnymi działami, 
• zyskanie przewagi nad konkurencją, 
• magazynowanie liczby zapasów zgodnej z zapotrzebowaniem klientów, 

• skrócenie czasów przestojów związanych ze złą organizacją, 
• podniesienie poziomu satysfakcji klientów, 
• lepszy wizerunek przedsiębiorstwa w oczach klientów, 
• lepsza kontrola nad przebiegiem wszystkich procesów, 
• wzrost bezpieczeństwa i wyeliminowanie potencjalnych zagrożeń, 

• łatwiejsze wykonywanie pracy (dzięki podniesieniu poziomu ergonomii), 
• większa satysfakcja pracowników i lepsza atmosfera w pracy, 
• ustabilizowanie tempa pracy (dzięki wdrożeniu standardów i ograniczeniu zakłóceń).

To wszystko przyczynia się z kolei do mniejszej liczby zwrotów oraz rozwiązuje problemy związane np. z przyjęciami towarów. Lean Management wpływa również na optymalizację wykorzystania zasobów, związaną z możliwością znalezienia odpowiedniego miejsca na zapasy czy sprzęt. Ważne jest także to, że metodologia ta zapewnia możliwość wdrożenia nowych pomysłów i innowacji, dzięki czemu firma może się nieustannie doskonalić. 

Szczupłe zarządzanie magazynem wiąże się także z mniejszą ilością odpadów – z założenia masz bowiem niewiele miejsca na błędy. Co więcej, zgodnie z Lean Management, nie przechowujesz produktów, które nie sprzedają się dobrze i których nie potrzebujesz. Dzięki temu, że nie składujesz nadwyżek towarów, nie marnujesz też niepotrzebnie swoich pieniędzy.

Podsumowanie 

Mimo że w tym artykule wielokrotnie mówiliśmy często o „wdrażaniu” Lean Management, pojęciu, które wiąże się z początkiem i końcem, lepszym terminem jest „przekształcanie” firmy w nieustannie uczącą się organizację, która poprawia coś w swoim działaniu każdego dnia. Zgodnie z tą metodologią magazyn powinien bowiem codziennie funkcjonować lepiej niż dnia poprzedniego. W ten sposób szybko ulegnie on przeobrażeniu oraz pozwoli Ci uzyskać ogromną przewagę konkurencyjną.