fbpx

VSM, czyli mapowanie strumienia wartości. Co to jest? Na czym polega?

Pozwala wyeliminować marnotrawstwa, umożliwia wzrost efektywności przedsiębiorstwa, przyczynia się do poprawiania ofert dla klientów. VSM, czyli mapowanie strumienia wartości. Na czym ona polega? O czym pamiętać przy jej wdrażaniu i jakie korzyści z płyną z jej stosowania?

Pozwala wyeliminować marnotrawstwa, umożliwia wzrost efektywności przedsiębiorstwa, przyczynia się do poprawiania ofert dla klientów. VSM, czyli mapowanie strumienia wartości, to metoda, na którą powinna zwrócić uwagę niejedna firma. Ze względu na swoją uniwersalność, może być ona stosowana w wielu rozmaitych sektorach, lecz najczęściej wykorzystywana jest w branży produkcyjnej. Na czym ona polega? O czym pamiętać przy jej wdrażaniu i jakie korzyści z płyną z jej stosowania? Odpowiadamy. 

Co to jest strumień wartości? 

Aby rozwiać wszelkie wątpliwości, warto na samym początku wyjaśnić, czym właściwie jest strumień wartości.  To działania, które musi podjąć dana firma, aby klient zapłacił i dostał to, czego oczekuje. Dotyczy to zarówno aktywności projektowych, poprzez działania produkcyjne, aż po dostawę towaru pod konkretny adres. Metoda VSM pozwala stworzyć wizualizację, która pokazuje operacje zwiększające wartość dla klienta, jak i te, które jej w ogóle nie dostarczają.

VSM – co to jest? 

VSM, czyli mapowanie strumienia wartości, to graficzne narzędzie, dzięki któremu można prześledzić procesy w firmie, np. produkcyjne czy logistyczno-magazynowe. Jego celem jest analiza i optymalizacja przepływu informacji oraz materiałów w firmie. Można powiedzieć, że to jest to rozkładanie całego procesu na poszczególne jego składowe. 

Najczęściej mapowanie stosowane jest w przedsiębiorstwach produkcyjnych, choć wykorzystuje się je również w szeroko rozumianym przemyśle. Przykładowo, pozwala ono zobrazować procesy począwszy od dostarczenia konkretnych surowców do magazynu, poprzez operacje dokonywane w ramach samej produkcji, aż do dostarczenia towaru do klienta końcowego. 

Tworzenie mapy strumienia wartości pozwala lepiej poznać każdy etap procesu, a co za tym idzie – zauważyć miejsca, gdzie ów strumień wartości może być zaburzony.

Przykładowo, mogą to być:

  • punkty przestoju, 
  • obszary, w których pojawiają się błędy lub awarie, 
  • miejsca, w których różne operacje nie są zautomatyzowane, 
  • obszary, w wyniku których dochodzi do opóźnień.

Metoda ta pozwala w pełni zobaczyć także przepływ zamówień, materiałów, informacji oraz innych elementów. Narzędzie to umożliwia poprawienie ciągłości poszczególnych procesów, czynności itd. 

W trakcie analizy VSM brany jest również pod uwagę czas poszczególnych procesów produkcyjnych, czas trwania przezbrojeń oraz liczba osób, które uczestniczą w danym procesie. Uwzględniane nierzadko jest również to, w jaki sposób przekazywane są informacje od klienta do firmy oraz z komórki planowania do miejsc produkcji, jak również do samych poddostawców. Mapowanie obejmuje więc cały proces produkcyjny wraz z zamówieniami klienta. 

Mapowanie strumienia wartości jest jednym z bardzo istotnych elementów Lean Management, koncepcji zarządzania przedsiębiorstwem opierającej się  na nieustannym doskonaleniu, sukcesywnej poprawie oraz angażowaniu wszystkich pracowników przedsiębiorstwa. Mapa strumienia wartości również powinna być przygotowana przez ekipę pracowników, którzy zaangażowani są w dany proces. Co więcej, powinni oni rozumieć i umieć ją analizować.

Historia metody VSM 

Często mówi się, że metoda VSM narodziła się w 1980 r., za sprawą dwóch Japończyków zatrudnionych w fabryce Toyoty – Taiichi Ohno oraz Shigeo Shingo. Została ona opracowana po to, aby zmniejszyć straty w procesie produkcyjnym. Wówczas nazywana była „Mapowaniem Przepływu Materiału i Informacji”, później jej nazwa uległa niewielkiej zmianie. 

W rzeczywistości, w 1915 r. została wydana książka „Installing Efficiency Methods” autorstwa Charles E. Knoeppela. To właśnie w niej można znaleźć prototypy diagramów przypominających mapę strumienia wartości.

Kiedy stosować VSM? 

Zastanawiasz się, kiedy warto stosować mapowanie strumienia wartości? Na przykład wtedy, gdy: 

  • chcesz zidentyfikować marnotrawstwa i problemy w strumieniu wartości, 
  • pragniesz opracować plan doskonalenia procesu lub firmy (długoterminowy lub krótkoterminowy), 
  • zamierzasz stworzyć strategię produkcyjno-logistyczną, 
  • planujesz pokazać powiązania między przepływami materiału i informacji, 
  • chcesz opracować zasady obsługi klientów.

Etapy mapowania strumienia wartości 

Mapowanie strumienia wartości można podzielić na trzy podstawowe etapy: 

  1. diagnoza stanu obecnego, 
  2. projektowanie wizji stanu przyszłego, 
  3. przygotowanie planu doskonalenia.

Na wstępie należy również wybrać odpowiednią rodzinę produktów lub procesów, które będą zmapowane. Warto też zaznaczyć, że nie można wytyczyć wyraźnej granicy między wszystkimi tymi krokami, ponieważ wszystkie działania się przenikają i na siebie „nachodzą”.

Wybór rodziny produktów lub procesów 

Jeśli zdecydujesz się na wdrożenie mapowania strumienia wartości, musisz pamiętać o zasadzie: „jeden proces, jedna mapa”. Oznacza ona, że na jednej mapie VSM powinno się pokazywać jeden proces lub, ewentualnie, procesy, które bazują na tych samych krokach oraz czynnościach. Przykładowo, jeśli w dziale HR chciałbyś przeanalizować proces rekrutacji oraz proces tworzenia szkoleń, powinieneś stworzyć dwie oddzielne mapy, ponieważ procesy te składają się z innych etapów. Wybierając z kolei produkty, powinieneś zdecydować się na te, które cechują się podobnymi etapami produkcji lub powtarzalnością procesów, przez które przechodzą. 

Aby stworzyć np. dobrą rodzinę produktów, przydatna okaże się tabela pozwalająca dobrze przeanalizować każdy proces lub produkt. Nie musisz kupować w tym celu specjalnych akcesoriów, choć oczywiście można na rynku takie znaleźć. Tabelę możesz jednak narysować całkowicie samodzielnie, umieszczając np. w wierszach produkty, a w kolumnach – procesy produkcyjne, przez które one przechodzą. To pozwoli Ci zauważyć podobieństwa między nimi, a co za tym idzie – ułatwi proces tworzenia rodziny produktów.

Diagnoza stanu obecnego 

Następnie należy stworzyć mapę stanu obecnego – oczywiście już po wybraniu problemu, na którym Ty i członkowie Twojego zespołu będziecie się koncentrować i który zostanie poddany analizie. Na mapie powinny być zaprezentowanie wszystkie czynności i operacje, które mają miejsce w obrębie danego procesu. Diagnoza stanu obecnego może się też skupiać się, jak już powiedzieliśmy, nie tylko na wybranym produkcie, ale też grupie produktów czy też usłudze.

Projektowanie wizji stanu przyszłego 

W tym przypadku należy dokładnie przeanalizować mapę stanu obecnego. To pozwoli Ci zidentyfikować wszystkie operacje, które nie dodają wartości – na późniejszym etapie można je usprawnić lub wyeliminować. W ten sposób wykształca się nowa mapa danego procesu. Następnie należy przeanalizować nową mapę i wprowadzić kolejne działania, które dodadzą wartość. Oczywiście, tak przygotowane mapy oraz plany działań powinny być zaakceptowane przez kadrę kierowniczą.

Przygotowanie planu doskonalenia 

Na tym etapie należy zapisać opracowany plan działań oraz przedstawić go kadrze kierowniczej. Jego celem jest ukazanie, które procesy powinny być zrealizowane, aby przejść ze stanu obecnego do stanu przyszłego. Plan działań należy co jakiś czas kontrolować, aby sprawdzać, czy zachodzą w nim postępy oraz czy wszystkie jego kroki przebiegają tak, jak powinny. Dzięki przeglądom można zauważyć wszelkie komplikacje i bariery, przez które mogą być opóźnione poszczególne działania. To z kolei okazja dla kadry kierowniczej do pełnego zaangażowania się w cały projekt.

Korzyści z wdrożenia mapowania strumienia wartości 

Mapowanie strumienia wartości: 

  • pozwala wykrywać operacje, które nie przynoszą wartości dodanej, 
  • pomaga przeanalizować wszelkie opóźnienia, zasoby ludzkie i materiałowe, a także czas realizacji zleceń klientów, 
  • sprawia, że wszystkie kroki procesu są dokładnie opisane i uwidocznione, 
  • pozwala, dzięki stworzonej wizji przyszłości, dowiedzieć się, co należy zrobić, aby została ona urzeczywistniona, 
  • pozwala porównać stan faktyczny ze stanem idealnym, 
  • umożliwia zrozumienie dokładnego przepływu wartości, informacji, ludzi, 
  • powala patrzeć na wszystkie procesy w przedsiębiorstwie jako na całość, 
  • pozwala tak przekształcić proces, aby finalnie zwiększyć zadowolenie klienta, 
  • umożliwia holistyczne spojrzenie nie tylko na jeden produkt, ale na całą jego rodzinę, a więc towary, które łączy ze sobą jakiś wspólny mianownik, a więc np. produkcja na tych samych urządzeniach, 
  • pozwala szybko ujawnić różne problemy, jak np. zbyt długi czas oczekiwania czy wydłużony czas produkcji na skutek przezbrojeń, 
  • umożliwia zidentyfikowanie źródeł marnotrawsrw, 
  • pozwala szybciej reagować na potrzeby klienta oraz przyspieszać czas realizacji zleceń, 
  • umożliwia redukcję kosztów na skutek optymalizacji procesów, 
  • umożliwia redukcję zapasów dzięki wyeliminowaniu oczekiwania produktów między poszczególnymi operacjami.

Ważne jest to, że mapa strumienia wartości pozwala jednym rzutem oka spojrzeć na kilka odmiennych obszarów, dzięki czemu można analizować procesy zarówno na poziomie ogólnym, jak i bardziej szczegółowym. Zależy to jednak w dużej mierze od tego, jak bardzo ta mapa będzie szczegółowa.

O czym pamiętać, przeprowadzając mapowanie strumienia wartości? 

Poniżej opisujemy, co warto uwzględnić przy wdrażaniu omawianej metody w życie. 

  1. Tak jak już wspomnieliśmy, w mapowaniu strumienia wartości powinna brać nie jedna osoba, a interdyscyplinarny zespół. Dobrze jest dobrać takich jego członków, którzy o całym procesie i poszczególnych jego etapach wiedzą najwięcej – dzięki temu uzyskasz realne dane. Jeśli wybierzesz właściwe osoby, z pewnością pomogą Ci one lepiej zidentyfikować obszary, które wymagają usprawnień. 
  2. Warto zadbać o to, aby interesujący Cię proces analizowany był w tzw. gemba, a więc w miejscu, w którym na co dzień się odbywa. 
  3. Należy obserwować proces i mapować go w momencie, gdy się on odbywa. 
  4. Mapowanie powinno odbywać się cyklicznie. Po jednym cyklu optymalizacyjnym należy rozpocząć kolejny – tak aby Twoja firma nieustannie ulegała doskonaleniu.

Jak zbudować VSM krok po kroku? Jak wykonać mapę procesu? 

Warto pokazać na przykładzie, w jaki stworzyć należy tworzyć mapę strumienia wartości. Pod lupę weźmy proces dotyczący reklamacji, które trafiają do odpowiedniego działu Twojej firmy. 

  1. Skup się na kliencie i jego potrzebach  –  przy każdym mapowaniu procesu to klient jest najważniejszy. Warto zatem opisać jego średnie zapotrzebowanie na dane produkty lub usługi. 
  2. Zmapuj fundamentalne kroki w procesie – mowa tu o krokach, które muszą mieć miejsce, aby dany usługa lub produkt mogły być zrealizowane. Pamiętaj, że powinno być takich kroków maksymalnie 5-9. 
  3. Zgromadź niezbędne informacje – na tym etapie należy zgromadzić ważne informacje na temat procesu lub produktów, które mapujesz. Dzięki temu zdiagnozujesz dotyczące ich wąskie gardła lub luki. Jakie dane będą CI zatem potrzebne?
  • FTE – liczba pracowników, którzy potrzebni są do realizacji danego kroku procesu, 
  • C/T (Cycle Time) – czas cyklu, czy czas potrzebny na przerobienie jednej sztuki (a więc np. jednej reklamacji), 
  • Up Time – chodzi tu o określenie, jaką część czasu dany pracownik lub maszyna jest w trybie produkcyjnym (np. osoba, która rozpatruje reklamacje, pracuje przez 8 godzin, ale jest produktywna przez 7,5 godziny, ponieważ reszta czasu przeznaczona jest na przerwy). 
  • RFT (Right First Time) – w tym przypadku chodzi o to, jak część spraw została „przeprocesowana” oraz trafiła do kolejnego etapu w procesie bez żadnych problemów, 
  • Batch size – ten wskaźnik dotyczy tego, ile paczek wpada za jednym razem. Przykładowo, proces może odbywać się tak, że reklamacje trafiają do Ciebie dopiero wtedy, gdy nazbiera się ich 20.

Oczywiście to tylko część danych. Jeśli istnieje taka potrzeba, możesz tę listę rozszerzyć. Brakuje Ci powyższych informacji? W takim razie nie przechodź do kolejnego kroku, tylko skup się na tym – nawet jeśli zajmie Ci to kilka tygodni. Dopiero potem powróć do budowania mapy. 

 

Uwzględnij poboczne kroki w procesie 

Zwykle proces składa się z kilku podstawowych kroków, czasem jednak trzeba dodatkowo czegoś się dowiedzieć, gdzieś podzwonić, z kimś porozmawiać, ponieważ jakiegoś elementu układanki brakuje. Na mapie VSM przygotowywanej dla działu reklamacji uwzględnić trzeba zatem te elementy, gdzie np. klient nie uzupełnił jakiejś istotnej informacji w formularzu zwrotnym i należy do niego napisać lub zadzwonić. W niektórych sytuacjach nie wiadomo też, jaką decyzję podjąć i trzeba zadzwonić wcześniej do innej siedziby firmy. Wszystkie te przypadki warto zaznaczyć na mapie w wyraźny sposób, np. przy pomocy wybuchających gwiazd – oznaczysz w ten sposób wszelkie luki i obszary wymagające poprawy.

Zwizualizuj poziom zapasów 

Następnym krokiem w metodzie VSM jest określenie poziomu „backlogu”, czyli zapasów. W przypadku reklamacji chodzi o liczbę spraw, które nie zostały przez nikogo rozpatrzone i które czekają na swój czas, na półkach, po całym dniu pracy. Jeżeli takie reklamacyjne zapasy utrzymują się przez dłuższy czas, wskazuje to na problem, na który powinna zwrócić uwagę kadra kierownicza. Warto go uwzględnić na mapie strumienia wartości, np. w postaci trójkąta.

Narysuj linię czasu 

Pora na narysowanie linii czasu. Dzięki niej możesz pokazać, ile trwają poszczególne procesy oraz ile trwają przestoje pomiędzy poszczególnymi jego etapami. Warto pamiętać, że przestoje występują praktycznie zawsze, zwłaszcza jeśli poszczególnymi etapami procesu zajmują się inne działy przedsiębiorstwa. Nierzadko znajdują się one na innych piętrach, w innych siedzibach, a nawet i w innych miastach czy państwach. Linia czasu powinna składać się z „górek” i „dołków”. W „górkach” należy uwzględnić przestoje, natomiast w „dołkach” – czas oczekiwania między konkretnymi krokami w danym procesie.

Oblicz Value Added Time vs. Total Lead Time 

W tym momencie należy podliczyć ile w sumie wynosi czas uwzględniony w „dołkach” (Value Added Time). Jest to suma czasów cyklu – klient za nie płaci i ma to dla niego wartość. Następnie trzeba podliczyć czas znajdujący się w „dołkach” i „górkach”. Jest to tzw. Total Lead Time – całkowity czas trwania procesu, który klienci odczuwają. W następnej kolejności należy podzielić Value Added Time przez Total Lead Time, a następnie pomnożyć całość przez 100% – wynik Ci pokaże, jak dużą część całego procesu zajmuje to, co jest istotne dla klienta. Oto wzór, który warto zapamiętać: 

Value Added Time / Total Lead Time x 100% 

Załóżmy, że Value Added Time wynosi 120 minut, a Total Lead Time – 5000 minut. Wynik pokazuje, że jedynie 2,4% czasu poświęcona jest czynnościom, które przynoszą realną wartość klientowi. Czeka on na rozpatrzenie reklamacji średnio 5000 minut, podczas gdy proces powinien się domknąć w 120 minutach. Zaskakujące, prawda? Jeśli wykonasz podobne obliczenia w swojej firmie, możesz być jeszcze bardziej zszokowany.

Analiza VSM 

Mapa jest już gotowa. Jak ją jednak wykorzystać, aby poprawić dany proces? 

  1. Zastanów się, czy Twoja firma zatrudnia odpowiednią liczbę ludzi, koncentrując się na tych obszarach, w których występuje największy „backlog”. Biorąc pod uwagę, jak dużo reklamacji pozostaje do rozpatrzenia każdego dnia, to albo w organizacji jest za mało ludzi, albo nie mają oni odpowiednich kompetencji (wówczas warto zorganizować dla nich szkolenie).
  2. Następnie spójrz na wybuchające gwiazdy i zastanów się np.: 
  • dlaczego trzeba kontaktować się z innym działem firmy w sprawie niektórych reklamacji, 
  • dlaczego trzeba przepisywać dane klienta.

Ważne, aby próbować znaleźć prawdziwy powód tego typu problemów. 

  • Postaraj się spojrzeć na cały proces i wszystkie jego etapy z perspektywy klienta. Zastanów się, za co tak naprawdę on płaci i które czynności dodają wartość, a które są czystym marnotrawstwem (czynności zaliczane do marnotrawstw warto zaznaczyć specjalnym kolorem). 
  • Zaplanuj działania, które mogą Ci usprawnić dany proces. 
  • Zbuduj idealną mapę przyszłego procesu.

Jakie obszary obejmuje mapa strumienia wartości? 

Mapa strumienia wartości może być skoncentrowana na 3 obszarach: 

  • obszar przepływu informacji – należy w nim uwzględnić wszystkie dane odnośnie procesu oraz realizowanych zadań oraz metody ich przekazywania, 
  • obszar przepływu materiałów – obejmuje wszelkie procesy technologiczne, ale też zadania i zapasy, które są potrzebne do wyprodukowania danego wyrobu, 
  • obszar przepływu czasu – to, innymi słowy, oś czasu, która stosowana jest w celu analizowania strumienia wartości, jest ona pewnego rodzaju wskaźnikiem sprawności całego procesu. 
Zapisz się do naszego eksperckiego newslettera. Tylko wartościowe treści!
Zapraszamy do czytania naszego bloga. Znajdziesz tutaj artykuły eksperckie na temat optymalizacji magazynów, systemów WMS oraz innych tematów związanych z branżą e-commerce.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych Podając swój adres mailowy zgadzasz się na przetwarzanie danych osobowych przez Futuriti w celu zapisania do listy mailingowej i wysyłania newslettera. Newsletter będzie zawierał informacje eksperckie na temat zarządzania magazynem wysokiego składu, branży e-commerce a także o produktach, usługach, promocjach lub nowościach Futuriti. Zgodę można w każdej chwili cofnąć.
Obiecujemy nie spamować ! Będziesz otrzymywać tylko wartościowe treści.

W Futuriti tworzymy zaawansowane technologicznie systemy IT oraz wdrażamy, rozwijamy i integrujemy systemy Comarch ERP.
Jako Złoty Partner Comarch zapewniamy naszym Klientom wysokiej jakości obsługę na wszystkich etapach współpracy.

Umów się na prezentację

Jesteś zainteresowany WMS Futuriti?
Wypełnij formularz – odezwiemy się do Ciebie i pokażemy, w jaki sposób zwiększysz efektywność swojego magazynu!

Czy aby na pewno mierzysz w magazynie wszystko, co powinieneś?

Wiedza jest kluczem do przetrwania oraz wyskalowania biznesu – zwłaszcza w obecnym, dynamicznie rozwijającym się środowisku. Im więcej aspektów mierzysz, tym więcej z nich możesz zoptymalizować.

W trosce o Twój magazyn, zespół Futuriti przygotował zestaw wskaźników efektywności, które pomogą Ci zoptymalizować pracę magazynu, usprawnić pracę i zredukować koszty.

Pobierz checklistę ze wskaźnikami i sprawdź co możesz usprawnić w magazynie!

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych Podając swój adres mailowy zgadzasz się na przetwarzanie danych osobowych przez Futuriti w celu zapisania do listy mailingowej i wysyłania newslettera. Newsletter będzie zawierał informacje eksperckie na temat zarządzania magazynem wysokiego składu, branży e-commerce a także o produktach, usługach, promocjach lub nowościach Futuriti. Zgodę można w każdej chwili cofnąć.
Obiecujemy nie spamować ! Będziesz otrzymywać tylko wartościowe treści.
Zapisz się do naszego newslettera. Tylko wartościowe treści!
Zapraszamy do czytania naszego bloga. Znajdziesz tutaj artykuły eksperckie na temat optymalizacji magazynów, systemów WMS oraz innych tematów związanych z branżą e-commerce.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Podając swój adres mailowy zgadzasz się na przetwarzanie danych osobowych przez Futuriti w celu zapisania do listy mailingowej i wysyłania newslettera. Newsletter będzie zawierał informacje eksperckie na temat zarządzania magazynem wysokiego składu, branży e-commerce a także o produktach, usługach, promocjach lub nowościach Futuriti. Zgodę można w każdej chwili cofnąć.

Obiecujemy nie spamować ! Będziesz otrzymywać tylko wartościowe treści.
Ta strona wykorzystuje pliki cookies. Korzystając z niej wyrażasz zgodę na ich używanie, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.

Prowadzisz sprzedaż e-commerce? Możesz sprzedawać więcej ale Twój magazyn nie wyrabia? Skontaktuj się z nami! Pomożemy