Jak przygotować magazyn do pracy z systemem WMS?

Czym jest zarządzanie magazynem?

Przez system zarządzania magazynem (WMS) rozumiemy nadzór nad operacjami, jakie zachodzą w przestrzeni magazynowej (np. odbieranie, śledzenie i przechowywanie zapasów, zarządzenie wysyłką, monitorowanie przepływu towaru). Oprogramowanie WMS pozwala optymalizować procesy operacyjne w magazynie. W czasie rzeczywistym masz wgląd w stany magazynowe, możesz również analizować produktywność pracowników przy realizacji zamówienia. Co jest kluczowe, zwiększasz efektywność i wydajność pracy zasobów ludzkich, ograniczasz też koszty przez optymalne zarządzanie przestrzenią magazynową.

Najważniejsze procesy zarządzania magazynem

Zarządzanie magazynem jest jednym z aspektów zarządzania łańcuchem dostaw. W ten sposób znacząco wpływasz na realizację zamówień detalicznych, przechowywanie, zarządzanie towarami i wysyłkę. Obraz tego, co dzieje się w całym magazynie, pomaga sprawnie przyjmować towar, śledzić jego obieg w przestrzeni magazynowej, kompletować zamówienia, etykietować oraz przygotowywać paczki do wysyłki. Przede wszystkim system zarządzania magazynem służy realizacji pięciu podstawowych funkcji magazynu, tj.: 

• Śledzenie zapasów – monitorowanie poziomu zapasów na magazynie. Dzięki temu wiesz, co masz w swoim magazynie, gdzie przechowujesz dany towar, czy czeka on na wysyłkę, czy może jest już w drodze do Klienta. W ten sposób możesz na bieżąco kontrolować zapasy i domawiać towar, jeżeli system poinformuje o niskim poziomie zapasów. Jest to ważne na przykład przy rozwoju biznesu ecommerce, kiedy Twój sklep oferuje coraz więcej produktów. 
• Zbieranie i pakowanie – żeby być konkurencyjnym, towary należy pobierać w sposób najbardziej efektywny (np. strefowo, falowo, wsadowo). Przy systemie WMS pracownik kompletujący zamówienie otrzymuje list przewozowy zamówionych artykułów oraz miejsce ich lokalizacji na magazynie. Dzięki temu kompletuje towar oraz pakuje i etykietuje wysyłkę w znacznie krótszym czasie, bez ryzyka popełnienia błędu. 
• Odbiór i rozmieszczenie – towar dostarczany do magazynu jest skanowany, włącznie z ilością jego zapasów. Następnie jest przewożony w miejsce przechowywania i ponownie zliczany skanerem. 
• Wysyłka – system zarządzania magazynem pozwala automatycznie wysyłać informację o śledzeniu zamówień. Dzięki temu Twoi Klienci mogą śledzić na bieżąco nadaną im przesyłkę. 

• Raportowanie – system WMS to również gotowe raporty operacyjne i inwentaryzacyjne. W zależności od potrzeb raporty mogą obejmować dokładność w realizacji przesyłek, łączną liczbę zrealizowanych zamówień, ale też raporty dotyczące działań personelu. 

Jakie strefy powinny być wydzielone w magazynie?

Żeby system zarządzania magazynem spełniał swoje funkcje w sposób optymalny i mógł osiągać cele, ważny jest ogólny układ obiektu. Projekt magazynu powinien zawierać w sobie kilka stref: 

• Strefa załadunku i rozładunku – strefa, która może być niezależna lub zintegrowana z magazynem. Zaletą stref zintegrowanych z przestrzenią magazynową jest większa szybkość przeładunku. Samochody ustawiające się przy dokach mogą być oddzielone od budynku (np. połączone rampą) lub wbudowane (np. z bramą rolowaną czy  segmentową). Strefy niezależne znajdują się poza magazynem. Jako, że samochody nie muszą ustawiać się przy dokach, skraca się czas załadunku lub rozładunku. Jest to również proces niezależny od cyklu pracy magazynu. 
• Strefa przyjęć – powinna być duża, niezależna i znajdować się w miejscu oddzielonym od reszty magazynu. Pozwoli to na przyjęcie towaru bez wpływu na pracę innych stref, ułatwi też przeprowadzanie kontroli jakości i sortowanie, czyli rozłożenie dostarczonego towaru (np. na paletach) na mniejsze jednostki. Ponieważ produkty w systemie zarządzania magazynem posiadają kody kreskowe, są one sczytywane i generuje się im etykietę lokalizacji towaru, aby następnie rozłożyć je w odpowiednim miejscu. 

• Strefa magazynowania – strefa służąca składowaniu towaru. W zależności od sztywności, wytrzymałości wewnętrznej na ściskanie i możliwości towary układa się na paletach, na posadzce w stos i bloki, na metalowych regałach magazynowych, na półkach czy w szufladach. Szerzej o tym, jak zoptymalizować strefę składowania w magazynie przeczytasz w kolejnym nagłówku. 
• Strefa przygotowania zamówienia – strefy kompletacji zamówień, które mogą być zintegrowane ze strefami magazynowania lub od nich oddzielone. Są obowiązkowe zwłaszcza tam, gdzie wydawany produkt wymaga modyfikacji w stosunku do przyjmowanego towaru. 
• Strefa wysyłki – miejsca pakowania skompletowanych zamówień. Najlepiej jeżeli są one zaprojektowane w odrębnym miejscu, z boku obiektu. Większe strefy można spożytkować na miejsce gromadzenia towarów wydawanych do wysyłki i ładowanych na pojazdy dostawcze (np. pojazdy firm kurierskich). 

W optymalizacji przestrzeni magazynowej pomaga układ planimetryczny (tzw. lay-out), a więc projekt magazynu na płaszczyźnie. W ten sposób można rozplanować kolejne strefy z zasadami właściwego magazynowania. Oprócz powyższych obszarów dodatkowo pamiętać trzeba o strefach usługowych (np. biura, toalety, szatnie, dział kontroli). Ich lokalizacja jest zależna od przeznaczenia (np. dział kontroli w strefie przyjęć, szatnie i toalety w dowolnym miejscu magazynu). 

Jak zorganizować strefę magazynowania

Towary na magazynie powinny być rozmieszczone możliwie jak najlepiej. Model organizowania przestrzeni magazynowej jest uwarunkowany rodzajem towaru, uwzględniając jego wytrzymałość, starzenie się, bieżącą dostępność, rotację itp.: 

• Magazyn składowy – składowanie towarów polegające na układaniu ich jeden na drugim. Układanie towarów w formie stosu pozwala lepiej wykorzystać przestrzeń magazynową, minusem jest brak bezpośredniego dostępu do towaru, który znajduje się przykładowo na szczycie. Oprócz tego, każdy produkt ma swoją granicę wytrzymałości. W ten sposób można przechowywać np. cegły ceramiczne, bloczki betonowe, workowany cement, węgiel, skrzynie z drewna lub tworzywa sztucznego, opakowania tekturowe itp. 
• Półki na palety – dla produktów, których nie można układać w stos. Wysokość półek zależy od gabarytów magazynu. Szerokość korytarzy należy dostosować do środków użytych do transportu towaru (np. wózek widłowy, paleciak). 
• Regały magazynowe wjezdne i przejezdne – konstrukcja składana z półek, na których umieszcza się palety. Regały służą składowaniu towarów, których nie można ustawiać w stosie i magazynowania dużej liczy takich samych artykułów. Przy zastosowaniu metody przejazdowej jedna strona może służyć magazynowaniu, druga – kompletacji zamówień. 
• Regały wspornikowe – składowanie zasobów specjalnych na wysokości. Służy magazynowaniu towarów o dużych gabarytach i niestandardowych kształtach. 

• Ruchome systemy regałowe – mobilne systemy przeznaczone do magazynowania. W magazynach z takim systemem składowania pomija się korytarze dla wózków widłowych. Optymalne wykorzystanie powierzchni magazynowej jest możliwe przy uporządkowaniu towarów zgodnie z częstotliwością ich odbioru. 
• Półki i szuflady na drobne towary – do przechowywania drobnych artykułów. Dla wykorzystania przestrzeni magazynowej w sposób optymalny należy je przechowywać zgodnie z kolejnością odbioru i zbliżonym rozmiarem. 

Jak widzisz, organizacja magazynu  wymaga wprowadzenia odpowiedniego systemu zarządzania i magazynowania, aby optymalnie wykorzystać przestrzeń magazynową. Pod uwagę należy wziąć dużą rotację towaru, różnorodność wysyłanych produktów i szybkość realizacji zleceń. 

Jak poprawić zarządzanie zapasami w magazynie? 

Żeby Twój magazyn był wydajniejszy, musisz poprawić dokładność zarządzania zapasami. Możesz to zrobić przez wdrożenie przynajmniej części z poniższych wskazówek: 

Dobra organizacja magazynu – sprawdź, czy miejsca przechowywania produktów są właściwie oznaczone i łatwo dostępne. Podobne przedmioty należy składować w tej samej lokalizacji. Uprości to znalezienie towaru przy kompletacji i poprawi efektywność realizacji zamówień. 

• Częstsza inwentaryzacja – prace w zakresie inwentaryzacji przeprowadzaj nie tylko na koniec roku kalendarzowego. W zależności od liczby towarów na magazynie takie działania możesz wykonywać co tydzień, miesiąc czy kwartał, najlepiej i najszybciej z użyciem systemu WMS. 
• Szkolenia dla pracowników – żeby odnieść sukces, musisz angażować swoich pracowników na każdym etapie procesu. Dlatego kształć swój personel w zakresie dobrych praktyk zarządzania zapasami. Przeszkol go również w zakresie nowych technologii i systemów. 
• Kody kreskowe – zastąp ręczne, papierowe procesy śledzenia numerami inwentarzowymi technologią kodów kreskowych. Zwiększysz w ten sposób wydajność pracy magazynierów, ograniczysz też ryzyko pomyłki przy zarządzaniu zapasami i kompletacji zamówienia. 
• Popraw relacje z dostawcami – dbaj nie tylko o relacje z Klientami, ale też dostawcami. Możesz w ten sposób przyspieszyć dostawy towaru i obniżyć koszty. 

• Monitoruj zapasy na bieżąco – stosuj systemy zarządzania magazynem do monitorowania stanu zapasów. W ten sposób zapewnisz sobie dopływ towaru od razu, jeżeli poziom towaru jest zbyt niski. Zmniejszysz też liczbę błędów ludzkich w procesie przetwarzania danych o zapasach. 

Jak widzisz, jest wiele sposobów na to, aby poprawić zarządzanie zapasami w magazynie. Zastosuj się do tych wskazówek, a zmniejszysz koszty jego prowadzenia przy zwiększeniu wydajności oraz satysfakcji swoich Klientów. 

Jeżeli zdecydujesz się na System Zarządzania Magazynem od Futuriti, możesz w znaczący sposób poprawić zarządzanie zasobami i kontrolę operacji magazynowych. Wdrożenie systemu WMS będzie mieć realnie pozytywny wpływ na funkcjonowanie Twojego przedsiębiorstwa na wielu płaszczyznach: 

• Integracja z systemami ERP (m.in. synchronizacja dokumentów magazynowych z systemem ERP, kontrola stanów magazynowych, obsługa wielu magazynów, szybsza i dokładniejsza inwentaryzacja, obsługa położeń na magazynach, podgląd listy kontrahentów). 

• Działania na dokumentach magazynowych (m.in. tworzenie dokumentów magazynowych, obsługa procesów magazynowych, zatwierdzanie dokumentów magazynowych, podgląd historii dokumentów magazynowych dla kontrahenta). 
• Działania na towarach (m.in. sczytywanie kodów kreskowych, weryfikacja stanów magazynowych, podgląd historii dokumentów magazynowych dla towaru, obsługa normatyw dla zapasów). 
• Wydajność magazynu (m.in. filtrowanie listy dokumentów, obsługa kolektorów, kodów akcji, scenariuszy magazynowych, automatyczne przypisywanie magazynierów do dokumentów magazynowych, grupowanie dokumentów magazynowych, optymalizacja ścieżki magazyniera). 
• Konfiguracja (m.in. zarządzanie użytkownikami, lokalizacjami, powiadomieniami, filtrami widoków, dostosowywanie wyglądu aplikacji, edycja struktury magazynu). 

WMS przyspiesza więc pracę na magazynie w zakresie od dostawy, przez odnajdowanie towaru na magazynie, kompletację zamówienia, etykietowanie, aż do momentu wydania produktów do wysyłki. Przekłada się to na poprawę jakości usług (np. szybsze zamówienia bez pomyłek) oraz obniżenie kosztów zarządzania stanami magazynowymi (np. lepsze wykorzystanie powierzchni magazynowej). 

Cztery etapy wdrożenia systemu WMS

Wiesz już, że dzięki systemowi WMS możesz w sposób optymalny zarządzać własnym magazynem. Wystarczy, że wybierzesz właściwy System Zarządzania Magazynem odpowiadający unikalnym potrzebom Twojej firmy. Wyróżniamy cztery podstawowe etapy wdrożenia systemu WMS, tj.: 

1. Określenie potrzeb – WMS musi być dopasowany do potrzeb Twojej firmy. Dlatego w pierwszej kolejności należy poznać bieżące problemy (np. wąskie gardła), a następnie wyróżnić obszary, które po wprowadzeniu systemu zarządzania magazynem mogą zostać poprawione (np. skrócenie czasu realizacji zlecenia, zmniejszenie liczby pomyłek przy kompletacji zamówienia). Jako doświadczeni dostawcy pomożemy zdefiniować problemy i pokazać, na jakich płaszczyznach WMS Futuriti poprawi zarządzanie zasobami w magazynie. Zalecamy od razu wyłonienie pracowników, którzy będą brać aktywny udział w kolejnych etapach wdrażania systemu WMS w Twojej firmie.
2. Analiza przedwdrożeniowa – w następnym kroku przeprowadzamy analizę przedwdrożeniową. W ten sposób ukazujemy, jak WMS będzie realizować stawiane przed nim cele oraz jak pomoże w rozwoju biznesu. Analizę przedwdrożeniową przeprowadzają specjaliści potrafiący określić bieżące i przyszłe potrzeby sklepu internetowego. Analiza pomaga właściwie zaplanować procesy biznesowe i skonfigurować przygotowywane narzędzia. 
3. Konfiguracja i testy – prace polegające na dostosowaniu WMS do potrzeb przedsiębiorstwa. Po fazie implementacji następuje okres testów, kiedy sprawdzamy poprawność konfiguracji systemu zarządzania magazynem. 
4. Uruchomienie systemu – okres wdrożenia systemu poprzedzony szkoleniem personelu, aby zapoznać ich z możliwościami działania nowego rozwiązania.  

WMS Futuriti to bezproblemowa i szybka integracja z Twoim magazynem. Jest on również kompatybilny ze sprzętem magazynowym (np. terminale, skanery, drukarki, wagi itp.).  Zapraszamy do kontaktu.